Как наладить коммуникации при удаленной работе?

Главная проблема при удаленной работе, как оказалось, лежит в управленческом поле, а отнюдь не в правовом. Причина в самом формате такого труда, и пандемия вывела ее почти на первый план. Речь идет о внутренних коммуникациях в компании. При работе из дома общение с коллегами, руководителями, совещания – всё это почти прекратилось.

Увы, но Zoom и другие онлайн-сервисы не могут полноценно их заменить и дать такой же эффект. А с введением с 2021 года новых видов дистанционной работы, закон о которых Президент РФ подписал 8 декабря, эта история может стать еще более актуальной.

Читайте также: Что удобнее для работы: e-mail или корпоративный мессенджер?

Поэтому выстраивание коммуникаций сейчас стало для HR стратегической задачей. Чтобы бизнес-задачи выполнялись, сотрудники должны быть эффективны и в офисе, и на удаленке. На 90% успех такой схемы зависит от системы общения. Сотрудники выполняют свои обязанности в интересах и по задачам работодателя , и именно он прежде всего заинтересован в результатах труда. Поэтому инициатором и «аккумулятором» процесса должна стать Служба персонала.

И, хотя проблема управленческая, ее решение лежит в правовом поле. Я имею ввиду – регламент взаимодействия. В первую очередь, с дистанционными сотрудниками. От этого зависит три главных параметра:

• атмосфера в команде,
• оценка задач
• возможность привлекать к ответственности за невыполнение обязанностей.

Другими словами, складывается простая цепочка. Компания по сути не контролирует удаленный персонал: чтобы управлять им, нужно построить систему общения, а правильное общение строится через внутренние документы.

Еще лет 10 назад в практике преобладали устные договоренности с людьми. Но это работало лишь до первого спора и конфликта. Например, человек отказался дополнительно поработать в пятницу вечером или не согласился подписывать изменения. Все сводилось к тому, что компания документально не закрепила правила удаленной работы и общения. Человек легко оспаривал взыскания или увольнения, и суд вставал на его сторону. Мы вели по несколько подобных кейсов каждый год, и обосновать законность действия работодателей было крайне сложно.

И тогда, и сейчас мы рекомендуем выстраивать все процессы, детально прописывая систему коммуникации в документах . И это не попытка ухудшить положение работников, а схема построения честных и открытых трудовых отношений. На самом деле для этого нужно немного.

Первое. Когда вы оформляете людей на постоянный дистанционный труд или вводите временную удаленку, согласно новому закону, устно сообщите сотрудникам о том, что работа из дома так же предполагает график, необходимость быть на связи, звонить-писать. Сделать это можно лично или с помощью email- рассылки. Затем порядок удаленной работы прописывается в локальном нормативном акте, с котором вы знакомите людей под роспись. Порой достаточно в тексте выделить/сделать акценты на нескольких вещах. Например, «режим работы такой-то», «быть на связи с … до …», «отвечать на письма в течение одного дня». Если у вас уже внедрен электронный документооборот и есть ЭЦП, будет еще проще .

Второе – необходимо юридически закрепить контроль удаленной работы. Для этого будут нужны корректировки в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) или должностной инструкции. Самое важное – еще раз указать обязанность быть на связи, оперативно отвечать на звонки и письма. Лучше всего в каждом процессе указывать временные лимиты для этого. Простой пример, в ТК РФ при дисциплинарных взысканиях сотруднику дается 2 дня на объяснения.

По такому принципу можно описать механизм и вам. Скажем, «обязанность отвечать на e-mail не позднее…», «сообщить о начале работы по телефону до…», «о нерешенной проблеме / срыве дедлайна сообщить руководителю в течение …». Несмотря на детализацию, именно такой подход дает работодателю контроль над управлением задачами и дисциплинирует сотрудников. В конце концов, при такой схеме вам проще привлекать к ответственности за невыполнение задач, и работники это будут понимать.

Третье : регулярно общаться по текущим задачам и смежным вопросам. Онлайн-совещания и конференции будут незаменимым инструментом для поддержания рабочей атмосферы и решения текущих вопросов, а также элементом вовлечения. Роль HR в этом процессе проста – агитировать и напоминать непосредственным руководителям о важности такого общения. С другой стороны, и сам специалист по персоналу может позвонить сотруднику, чтобы обсудить даже небольшой кадровый вопрос, например, напомнить, сколько дней отпуска у человека осталось в этом году.

Да, правила и требования, связанные с рабочими коммуникациями вы закрепите во внутренних документах, но инициировать и поддерживать общение необходимо и работодателю. Это и сохранит вовлеченность и востребованность людей, и позволит им эффективнее решать задачи .

Смотрите также: "Альфа-Опыт" – портал-гуру

А сами правила в документах – это не способ воздействия, а честные и открытые правила игры, основанные на взаимном соблюдении договоренностей. Для удаленных сотрудников установить такие правила особенно важно.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна