Как наладить эффективные коммуникации со сторонними партнерами

В каких условиях обмен информацией происходит максимально эффективно, что нужно учесть в момент коммуникации и чем в шлифовке коммуникативных навыков вам поможет двор испанской короны, порталу HR-tv.ru рассказал Михаил Хачатурян , доцент кафедры Теории менеджмента и бизнес-технологий РЭУ им. Г. В. Плеханова.

Коммуникация - процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него.

Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации.

Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

Читайте также: I am HR, baby, или Как выстраивать коммуникации

В процессе обмена информацией выделяют четыре элемента:

- Отправитель, лицо, задумавшее передать информацию (идею, сообщение) или выразить эмоции, чувства.

- Сообщение, собственно информация, ясно сформулированная мысль, закодированная с помощью символов.

- Канал, средство передачи информации.

- Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Самое важное в коммуникации – это чтобы отправитель и получатель говорили на одном языке. Это особенно важно, когда вы выстраиваете отношения со сторонними партнерами. Очевидно, что для повышения эффективности коммуникации необходимо максимально точно знать, что больше всего интересует вашего партнера, какие проблемы он стремится решить, устанавливая с вами контакт. Другим важным аспектом является оценка ваших возможностей по удовлетворению потребностей партнера. Можно сделать вывод, что любая коммуникация должна начинаться с проведения внутреннего и внешнего маркетингового исследования.

Следующим важным шагом на пути к налаживанию эффективной коммуникации является выбор формы коммуникации. Разумеется, в современных условиях наличие технологических решений в сфере связи и коммуникаций значительно упрощает этот процесс. Однако выбор канала передачи информации – лишь половина дела. Вторая половина предполагает выбор стиля и контекста сообщения. В процессе коммуникации национальные особенности партнеров играют зачастую ключевую роль.

От правильного учета этих особенностей зависит не только эффективность самого процесса коммуникации, но и успешность всего бизнеса, особенно если речь идет о выходе на международный рынок. В любой коммуникации не бывает мелочей, необходимо досконально изучить все тонкости этикета и четко им следовать. Как известно, в мире самым жестким протоколом отличался двор испанской короны. Конечно, для эффективности современной бизнес-коммуникации не стоит его воспроизводить до последней буквы, но каждый раз изучать нормы и правилам, которым предпочитает следовать ваш партнер по коммуникации, должно стать нормой в вашей компании.

Как уже отмечалось, современные средства связи, такие, как скайп, облегчают процесс коммуникации и не требуют перемещения в разные точки мира для ведения переговоров. Однако применение технологических средств не отменяет необходимости развивать навыки активного слушания, умения считывать невербальные сигналы партнера по коммуникации.

В современной бизнес-коммуникации возрастает цена коммуникационных ошибок, связанных с неумением слушать, отсутствием навыков невербального общения, пренебрежения к нормам и правилам этикета. Не меньшее, а иногда и большее значение имеет умение правильно и ясно излагать свои мысли. Существует значительное число руководителей, которые хорошо владеют письменной речью и терпят неудачу при использовании устной. В этой связи задачей помощников и советников раскрепостить своего начальника в процессе репетиций, чтобы начальник не терялся и развивал свои навыки устной коммуникации. Как говорится, «нельзя научиться читать лекции, если их не читать». Можно сделать вывод, залог успешной коммуникации – это прежде всего отточенные навыки, правильно усвоенные нормы и правила этики, учет интересов партнера и самое главное – знание собственных возможностей по удовлетворению потребностей партнера.

Эффективность обмена информацией повышает обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются местами и ролями, и процесс коммуникации осуществляется в обратном порядке, проходя все этапы обмена информацией. Обратная связь – это реакция получателя на сообщение отправителя и учет этой реакции отправителем.

Положительная обратная связь информирует, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь показывает источнику, что желаемый результат сообщения достигнут не был. С точки зрения повышения эффективности коммуникации, отрицательная обратная связь имеет большее практическое значение, чем положительная.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна