Кадровая бюрократия: надо ли с ней бороться

Сейчас много говорят и спорят о бюрократических процедурах. С одной стороны, их часто требует Закон, который никто не отменял. С другой стороны, перефразируя известную песенку, «бюрократы-бюрократы, а я - маленький такой! То мне страшно, то мне грустно…..» В иных ситуациях уже и покой теряется. Работник и работодатель практически поочередно то переживают за то, что не все их договоренности формализованы, то, наоборот, раздражаются, что всё так бюрократизировано, что работать практически некогда, бумаги задушили! Зачем эти крайности? Не продуктивнее ли найти золотую середину? Что ж, давайте попробуем это сделать! Своим опытом делится HR-эксперт Надежда Кравченко.

Прежде всего предлагаю разобраться, что означает слово «бюрократия» в русском языке. Оно происходит от двух корней – греческого «kratos» - власть и французского «bureau» - стол, канцелярия. То есть бюрократия это – власть канцелярии, некое «столоначальство». Если вдуматься, то для управления таким ресурсом, как люди, власть канцелярии ужасна. Желание бороться с подобным воплощением бюрократии понятно и вполне разумно.

Читайте также: Основы кадрового делопроизводства: что важно знать современному HR-у

При всей «технологизации» и «диджитализации» бизнес-процессов и процедур, инструментов и алгоритмов очень высоким все-таки остаётся вес человеческого фактора. С приходом на рынок поколения миллениалов фактор приобретаемых на рабочем месте эмоций, ощущений, перспектив, нематериальных стимулов, некоей «атмосферности», наконец - стал еще более значимым. Но повторюсь: никто не отменял законов. Для случаев возникновения трудовых отношений Трудовым Кодексом чётко определено, что и насколько подробно должно быть прописано и подписано.

Есть и еще один важный момент: всё более свободолюбивые поколения, наполняющие рынок труда, для повышения эффективности рабочего времени должны быть «отформатированы» разумной и четкой системой управления – в меру демократичной, определенно уважающей своих работников, открытой и честной при оплате труда, но все-таки системой. А система требует регламентации и формализации. Таким образом, круг замкнулся!

С учётом всего этого гораздо эффективнее, на мой взгляд, принять концепцию немецкого социолога рубежа 19-20 веков Макса Вебера, который часть своих работ посвятил вопросам управления. Он трактует бюрократию как «рационально организованную систему управления», в которой для высокопрофессиональной обработки и решения в полном соответствии с законом определенного круга вопросов задействованы компетентные специалисты. Вот это уже больше соответствует нашей теме.

Говоря о современной компании мы понимаем, что в части организации отношений с сотрудниками она должна быть законопослушной, комфортной при оформлении документов, информационно прозрачной, честной в отношении реальных перспектив развития и в части вознаграждения за труд. Всё это требует определённой бюрократии – именно как системы норм, правил, регламентов и оформленных документов-обязательств. Тут бороться, по сути, не с чем. Более того, такое воплощение кадровой бюрократии нужно довести до технологического совершенства, минимальных затрат времени непрофильных специалистов и полного отсутствия элемента «власти внутренних чиновников».

А если конкретно: что все-таки нужно продолжать облекать в типовые формы, а что можно модернизировать и оптимизировать?

Свои примеры начну с процедуры найма. Многие компании гордо пишут «…объявлен конкурс на вакансию ...» С уверенностью скажу, что привлекательности и значимости вакансии это не добавляет, а вот риски при оформлении трудовых отношений с финальным кандидатом могут возникнуть. Ведь ст. 70 ТК РФ четко определяет, что для лиц, занявших вакантную должность в результате конкурсного отбора, испытательный срок не устанавливается. Многие соискатели отлично знают закон. Увы, лучше иных специалистов по персоналу.

И отказываются подписать Приказ о приеме на работу и Трудовой договор, где фигурирует наличие испытательного срока. Тут-то и выясняется, что объявление о вакансии было написано без всякого понимания последствий, чтобы прибавить пафоса. Представители работодателя пытаются доказать новичку, что нужно подпиать документы «как есть». Он кивает, говорит «Я подумаю» и удаляется. Но вместо раздумий следует прямиком писать жалобу в Государственную Инспекцию Труда, для которой достаточно скриншота объявления с сайта о вакансии и копии предложенного к подписанию Трудового договора.

Дальше – больше. Выясняется, что и перечня конкурсных должностей у компании нет, и Положения о проведении конкурса, и протоколов. А ведь когда инициатор вакансии «повелел» рекрутеру написать «объявляем конкурсный отбор» она ему что-то такое говорила, что должна быть регламентирована эта процедура. Но ей посоветовали «завязывать с бюрократией», она смутилась и согласилась!

К счастью, истории про конкурс случаются не часто. А вот про испытательный срок можно уже писать романы. Вечер, до конца рабочего дня полчаса. И так он хорошо складывался, была ведь надежда пойти вовремя домой! Но…. в дверь постучали. На пороге кабинета HR-директора стоит красный от раздражения и негодования руководитель отдела маркетинга. «Всё! Не могу больше! Увольняем Рябову как непрошедшую испытательный срок! Ничего не успевает, очень неорганизованная, невнимательная, с коллегами общий язык не нашла! Я с ней уже поговорил, по собственному писать отказалась, помогайте!»

С прискорбием сообщаю: в этой ситуации ему никто не поможет. Потому что придется уговаривать строптивую Рябову, склонять ее к увольнению по собственному желанию или по соглашению сторон. Потому что для этого вида увольнения должны быть веские, подтвержденные аргументы. Нет аргументов? А что стоило оформить План прохождения испытательного срока, отметить в нем динамику и поставить подписи – руководителя и злосчастной Рябовой. Переговорный процесс с ней прошел бы как по нотам. А ведь отправил рекрутер этому руководителю шаблон плана в первый день работы новенькой, напомнил пару раз, но он лишь отмахнулся. «Надоела ваша бюрократия, разберемся!» И вот – разобрался! Я лично, будучи штатным HRD раз и навсегда оптимизировала эту часть, «убив нескольких зайцев».

Составляя предложение о работе (job offer), я или мои коллеги из отдела подбора (зависит от уровня должности нанимаемого) очень тщательно прорабатываем раздел «Задачи испытательного срока и критерии успешности их выполнения». Там каждая задача должна быть описана чётко и подробно, установлены сроки выполнения. Во-первых, кандидат, получивший такой документ, проникается к работодателю еще бОльшим уважением, то есть высоко лоялен на входе. Во-вторых, меньше неопределенности, эффективнее адаптация новичка.

В-третьих, после этого остаётся лишь ввести эту информацию во внутреннюю организационно-управленческую систему как набор задач и проставить сроки контрольных встреч новичка и его руководителя. Такие встречи проходят «под протокол», где фиксируются все замечания и итоги. Договороспособность испытуемых становится нереальной. Самые неэффективные увольняются сами после первого протокола. Возникло ли у кого-то из моих коллег-профильных директоров желание бороться с такой формой кадровой бюрократии? Конечно, нет!

Что у нас там дальше в жизненном цикле сотрудника в компании? Да, обучение! Современные формы его организации и средства, выделенные работодателем, позволяют существенно снизить градус бюрократии в обучении. Появились отличные IT-платформы, позволяющие часть обучающих процедур и оценки усвоения перевести в онлайн-формат. Но некоторым категориям сотрудников необходимы очные интерактивы, коуч-сессии или деловые игры. И снова появляется из-за угла офисного шкафчика хитрый лик бюрократии.

Всем участникам интерактива отправлены на электронную почту приглашения. В розничной сети практически невозможно выбрать место, географически удобное для всех, потому что обучение проводится для специалистов по рекламациям. Их в каждом магазине всего два: один работает, второй учится. То есть собираемся в офисе, в тренинг-классе. И что же? Из 12 приглашенных пребывают трое. Почему? Приходит управляющий розницей поприветствовать участников тренинга. Видя их численность, приходит в ярость. И пишет мне короткое и емкое письмо: «Прошу Вас дать распоряжение руководителю отдела обучения предоставить менеджеру по расчету бонусов и поощрительных выплат список сотрудников, не прибывших на обучение 20 января 2018 глда, и обнулить у всех, не предоставивших документов о болезни, бонус за январь»

А мы ему в ответ: «Жаль, но мы не сможем реализовать Ваше решение, потому что в Положении об оплате труда черным по белому написано, что бонус от продаж является одной из постоянных составляющих ежемесячного дохода сотрудника и начисляется при выполнении плана свыше 85% по формуле. Про изменение его размера при наличии дисциплинарных нарушений там ничего не сказано!» А ведь когда мы это Положение обсуждали, предлагалось ввести пару значимых показателей, недостижение которых может уменьшить заработанный бонус.

Кто тогда предложил «не городить бюрократический огород? Верно! Сам же управляющий сетью и предложил. И коммерческий директор его поддержал. Так что выговор – максимум возможных мер. Хотя ничего не стоило автоматизировать учет дисциплинарного показателя, как это сделали мы с коллегой,  и воздействовать на нарушителя деньгами, а не увещеваниями. А в этой чудесной сети, увы, были увлечены модным ныне у недальновидных руководителей трендом – борьбой с бюрократией.

Я прямо вижу, как скептически улыбнулись те, у кого еще сохранились конвертные выплаты. Да, в таких компаниях нет ограничителя в виде неизменного алгоритма, но есть еще более существенные риски, не являющиеся темой этой статьи.

Хорошо ещё, что никому не приходит в голову бороться с обязательной собственноручной подписью работника и руководителя организации или его доверенного лица в Приказах, Трудовых договорах, на Согласии на обработку персональных данных, на графиках работы на предстоящий месяц и табелях учета рабочего времени и на прочих документах, вариативность оформления которых исключена. Думаю, что и тут не обошлось бы без горячих голов. Но Инспекции Труда предоставлены уже давно столь широкие полномочия, что антипод бюрократии – полная демократия в части формализации кадровых решений и кадрового администрирования – может обойтись работодателю в объемные штрафы, а то и приостановку деятельности.

Что же в итоге? Нужно ли бороться с кадровой бюрократией? Для меня ответ очевиден: борьба отнимает много сил, революция отнимает много внимания даже у тех, кто в ней не участвует. Энергию в виде сил и внимания нужно направлять в благодатное русло созидания, а не разрушения. Будь это даже и бюрократия. А вот оптимизировать необходимые бюрократические процессы – определенно стоит! Что-то подвергнуть автоматизации, какие-то документы объединить. Так, например, в одной из компаний юридическая служба, по моей просьбе, проработала вопрос ввода листа ознакомления с ЛНА в текст Трудового Договора. У проверяющих ГИТ ни вопросов, ни замечаний не было! Если у компании найдутся силы и ресурсы перейти на электронный документооборот с электронной подписью (там, где это не противоречит законодательству), это станет «бархатной революцией» в области кадровой бюрократии. Хотя без всякого сарказма скажу, что поймут и примут её не все.

Вот уже больше века ученые-социологи, политологи, экономисты, философы – обсуждают возможность создания эффективных бюрократических моделей. И всё чаще приходят к выводу, что это работает во многих структурах бизнеса, политики, общественных институтах. Для управления кадрами организации я вижу следующую эффективную гибридную модель (по сути, совпадающую с веберианской): бизнес-интересы лидируют и коммерческий блок компании инициирует принятие полезных для бизнеса решений. Внутрикорпоративные «чиновники» - сотрудники HR-подразделения – реализуют эти решения в части, касающейся найма персонала, жизненного цикла сотрудника в компании и в части кадрового администрирования. При этом часть решений разрабатывается и реализуется совместно, кросс-функциональными рабочими группами, создание которых позволяет посредством диалога определить необходимый «градус» бюрократии в том или ином процессе. При этом уровень экспертности у «коммерсантов» и сотрудников поддерживающих служб должен быть одинаков.

Как будет выглядеть такая модель на практике? Современно и симпатично, с точки зрения бизнеса, потому что обязательно должна обладать следующими параметрами:

1. При наборе сотрудников, занятых «бюрократическими» процедурами кадрового администрирования, приняты во внимание такие ранее несущественные, а ныне важные компетенции, как грамотные коммуникации, инициативность и склонность к новациям, проактивность, а также позитивное восприятие окружающего мира и доброжелательность.
2. Внедрена абсолютная «прозрачность» управления компанией – активность в области внутрикорпоративного PR и открытая информационная политика, доступность топ-менеджмента и первого лица.
3. Во всех аспектах управления персоналом полностью соблюдаются требования ТК, ЛНА и зафиксированные в jo индивидуальные договоренности.
4. HR-подразделение (его руководитель) по всем вопросам в пределах полномочий занимает положительно-нейтральную позицию экспертного консультирования с целью достижения запланированных бизнес-результатов, личного участия эффективных специалистов в предотвращении и медиации трудовых конфликтов.

Смотрите также: Единый центр кадрового обслуживания. Опыт "ДИКСИ Групп"

С уверенностью можно сказать, что в такой компании вопрос о борьбе с кадровой бюрократией отпадёт сам собой, потому что её будет ровно столько, сколько необходимо для достижения запланированного коммерческого результата и отсутствия фискальных и репутационных рисков. Как говорится, «специи – по вкусу»!

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна