IT на службе HR: персонализация и автоматизация процессов

Информационные технологии полноправно вошли в арсенал эффективных инструментов управления персоналом. Чтобы двигаться в ногу со временем, оставаясь многозадачным, HR-менеджер должен автоматизировать часть процессов, сохранив силы и мотивацию для решения стратегических задач.

Внедрение информационных технологий на уровне решения рутинных задач помогает специалистам по персоналу одновременно систематизировать свою работу и персонализировать ее для каждого сотрудника компании. Рассказываем, на какие инструменты стоит обратить внимание.

Чат-боты

Чат-бот – автоматизированная система, которая позволяет выполнять сразу несколько функций. Первые чат-боты могли ответить на стандартные вопросы посетителя сайта и в случае нестандартной ситуации перенаправляли на «живого» специалиста. Сегодня это уже более сложные инструменты, способные анализировать поступающую информацию и на основании полученных данных предоставлять пользователям персонализированные услуги.

Читайте также: В помощь HR-директору: основные Workforce Management системы

Мы разработали свой HR-бот для сотрудников компании, который решает одновременно несколько задач, разгружая отделы управления персоналом и бухгалтерии:

• выдает расчетные листки по запросу пользователя;
• ведет учет отпускных дней каждого работника и считает сумму отпускных;
• рассчитывает льготы, положенные сотрудникам по законодательству (унифицированные) и в соответствии с HR-политикой компании (кастомизированные);
• присылает необходимые документы и производственный календарь в формате PDF.

Внедрение чат-бота позволяет упростить коммуникацию внутри компании: сотрудники получают ответы на вопросы о расчетных листах или отпуске в режиме 24/7, а компания разгружает отдел персонала и бухгалтерию, внедряя относительно дешевый и безопасный инструмент, который можно интегрировать с 1C. Безусловным преимуществом этого бота является безопасность данных – информация не записывается и не хранится на каком-либо устройстве, а формируется и закачивается в момент запроса.

Облачные решения

Облачные технологии позволяют упростить процесс управления внутри компании, сохранить доступ к данным вне привязки к рабочему месту и обеспечивают прозрачность внутри организации, упрощают процесс управления для головной компании.

Для себя мы выбрали Workday — облачную систему управления персоналом, которую всё чаще внедряют международные компании. Интеграция обеспечивает прозрачность кадровых процессов, а также упрощает системы планирования и бюджетирования, позволяет быстрее принимать решения.

Еще одна платформа, Microsoft SharePoint, предлагает обширную коллекцию программных продуктов, позволяюших организовать совместную работу всех сотрудников внутри компании.

Внедрение портала на базе Microsoft SharePoint позволило нам, например, превратить корпоративную газету в «живой» инструмент, который позволяет работникам не только получать «сухие» официальные новости, но и по-настоящему погружаться в жизнь своей компании.

На портале мы оперативно публикуем информацию о событиях компании, анонсы предстоящих мероприятий. Благодаря возможности оставлять комментарии и создавать обсуждения, мы можем получить обратную связь от наших сотрудников в режиме реального времени.

В рамках портала мы также запустили «Библиотеку», где храним общедоступные документы, регламенты, инструкции, политики.

Таск-менеджеры

Специальные таск-менеджеры созданы для того, чтобы упростить организацию работы и сосредоточиться на детальной проработке проекта или на решении стратегических задач.

В своей практике мы используем Trello, Asana и Teams. Это удобные сервисы для взаимодействия с удаленными сотрудниками, фрилансерами или участниками команды, работающими над проектом в офисе.

Инструменты позволяют: обмениваться документами, формировать списки дел и задач, настраивать календари и дашборды. Все синхронизируется с различными устройствами и другими сервисами, например, с Dropbox или почтовыми ящиками. Есть возможность работать в веб-версии сервисов или же установить мобильное приложение.

Аудиовизуальные решения

Процесс рекрутинга, да и вообще многие задачи HR-менеджера во многом связаны с общением с людьми. Но, несмотря на то, что большинство компаний предпочитает личные встречи, живое общение не всегда возможно. В этом случае на помощь приходят информационные технологии. Какие-то из них уже стали привычнымы, так, собеседование с кандидатом по Skype уже не удивляет.

Некоторые компании пошли немного дальше и разработали систему onboarding, которая позволяет удаленным сотрудникам чувствовать себя частью команды, сократить процесс адаптации и сделать его менее стрессовым.

Смотрите также: "Двигусный портал": поиск коллег ускорился в 3 раза

Новые сотрудники таких компаний записывают короткие видео-самопрезентации, в которых они отвечают на вопросы: чем будут заниматься, в каком отделе предстоит работать, чем увлекаются и чем хотели бы поделиться с коллегами. Рассказывают о своем опыте и впечатлениях, делятся планами. Коллеги могут заранее прислать дополнительные вопросы, на которые герой ролика ответит в интервью. Это помогает каждому раскрыться с неожиданной стороны и при этом максимально позитивно.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна