Главбух с подставой: как проверить бухгалтера

В первой части статьи я рассказала о том, как действовать в острой фазе кризиса, спровоцированного недобросовестными действия главного бухгалтера. Сегодня – несколько рекомендаций, как оздоровить ситуацию, пока проблемы не достигли критической отметки.

Также я затрону еще один вопрос. Всем нам, предпринимателям , кажется, что мы - люди искушенные, раз смогли пережить лихие 90-е, утрясти разногласия с налоговиками и клиентами, провести свой бизнес через череду различных кризисов. Чего мы, руководители, часто не умеем – это выстраивать границы между бизнесом и личными отношениями. К сожалению, подчиненные могут использовать свою осведомленность самым неприятным образом.

Предкризисный сценарий, или аудитор вам поможет

Иногда случается, что в целом работа главного бухгалтера общества устраивает руководства, и планов расстаться со специалистом нет. Но по какой-то причине вдруг генеральный директор ощущает признаки недоверия. Так бывает при выявлении ошибок: возникает вопрос о том, насколько они злонамеренные, или подозрения на незначительные хищения денежных средств.

Читайте также: Франшиза или собственный бизнес: что стоит выбрать?

Действия в этом случае очень простые: берем работу главбуха на постоянный контроль. Для этого руководителю достаточно оформить вторую подпись в банке. При такой схеме  ни один платеж не может пройти без подписания генеральным директором. Также необходимо ведение реестра согласования платежей.

Мобильный банкинг позволяет руководителю видеть размещение средств на счетах, следить за их движениями, давать распоряжения о размещении средств на депозитах – то есть обрести полный контроль за счетами организации. Поверьте, это не занимает много времени, но позволяет избежать множества проблем, описанных в первой части статьи.

И еще одна важная рекомендация – не объединять в одном лице главбуха и финансового директора. Финансовый директор отвечает за целесообразность сделок, в том числе зачастую контролирует платежи, взыскания дебиторки, работу с банками, и, конечно, работу главного бухгалтера.

Аудит для «малышей»: расходы с экономией

Я очень рекомендую по каждой компании проводить обязательную аудиторскую проверку (именно аудит, а не анализ финансово-хозяйственной деятельности) по итогам финансового года. Как правило, небольшие и даже средние компании этого не делают, считая, что это нужно лишь «богачам», у которых полно лишних денег. Я с этим мнением не согласна.

Объясню, в чем преимущества данного подхода. В отличие от финансовой экспертизы , аудит сконцентрирован не на выявлении рисков (хотя и они в какой-то мере отражены в отчетности). Аудиторы проверяют качество ведения бухгалтерского учета и отчетности, выявляют именно бухгалтерские ошибки по отражению в учете тех или иных операций. Это «профилактическая» помощь бухгалтеру в ведении учета: если что-то сделано неверно, аудитор это поправит.

Для генерального директора это отличная возможность выяснить, насколько компетентным является его главный бухгалтер, можно ли доверять ему отчетность компании. Руководитель общества изучает заключение, а по итогам может обсудить с аудиторами, как они оценивают профессионализм главбуха. В выводах и рекомендациях аудитора также будут содержаться предложения о необходимой численности бухгалтерии – действительно ли компании нужно содержать 5 специалистов или же достаточно одного сотрудника. Случается, что экономия на уплате налогов и зарплат перекрывает расходы на проведение аудита.

Превентивный сценарий: «обнуление» рисков

Существует подход, который предотвращает возможные риски для генерального директора - это плановый контроль и распределение полномочий.

Неприятно об этом говорить, но на рынке, к сожалению, не редкость случаи шантажа со стороны излишне осведомленных сотрудников, которые пытаются выторговать для себя определенные преференции. И если директор не хочет попасть под удар потенциального шантажиста, нет смысла в чрезмерной открытости.

Главбух компании – человек, который видит все операции общества. Проявление излишнего любопытства по отношению к решениям акционеров и руководства компании, к определенным операциям, должно настораживать. Особенно когда бухгалтер вдруг начинает требовать информацию по каким-то затратам, которые провел он сам.

Возникает вопрос: как выстроить границу? Все просто. Работа бухгалтера с договорами заключается исключительно в отражении их в учете общества. Информация о том, какой договор с какой целью заключается, в чем экономическая целесообразность сделки, каковы налоговые последствия, должна быть для него закрытой. Эти данные выходят за пределы функций главного бухгалтера, поскольку риски в любом случае несет на себе генеральный директор.

Смотрите также: Работа с профсоюзами

Аналогичная ситуация возникает и в случае, если речь идет о финансовом директор е группы, объединяющей нескольких компаний с различными видами деятельности и разными системами налогообложения. Допустим, в группе есть компания, ориентированная на внешнеэкономическую деятельность, и другие, работающие на внутреннем рынке.

Не нужно объяснять распоряжения руководства ни главному бухгалтеру, ни финансовому директору, поскольку решения о том, какие договора и платежи проводить и через какую фирму, опять же – сфера ответственности генерального директора. Но в данном случае он делит ее также и с участниками общества, которые, рассчитывая на дивиденды, должны принимать участие в деятельности компании, направленные на развитие бизнеса.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна