Как писать деловые письма, чтобы привлечь к ним внимание

Вторая задача письма – побудить получателя к действию, то есть конверсии . Проходит время, когда писали для того, чтобы о чем-то сообщить. Сейчас пишут, чтобы подтолкнуть к какому-то действию. Конверсия – это финальная цель большинства современных деловых писем. На этом этапе письмо должно преодолеть второй барьер: инертность и недоверие получателя.

Стандарты деловой переписки подстраиваются под эти задачи и для их решения используют как старые, так и новые приемы. Про пять из них я расскажу в этой статье.

Освободитесь от канцеляризмов

Канцеляризм — слово, придуманное Корнеем Чуковским для обозначения стиля русского языка, употребляемого в основном в среде чиновников и юристов и призванного создать впечатление бурной деятельности. Пример: вместо «он стеснялся» – «он испытывал чувство стеснения». По сути, канцеляризм – это тенденция усложнять речь, сообщать много слов, за которыми ничего не стоит. В качестве примера можно привести письмо от компании « Ингосстрах » частному лицу.

Довольно смешно читать такой высокопарный текст, суть которого сводится к простому «срок действия вашего полиса заканчивается, предлагаем продлить».

Канцеляризмы звучат несовременно и сразу создают барьер между отправителем и получателем. Отправителю кажется, что он «выражает свое почтение» и «имеет честь», а на самом деле запутывает читателя и уводит от сути дела. Для людей старшего поколения такой стиль может показаться привлекательным и привычным. Но это стандартное письмо наверняка получали все клиенты компании независимо от возраста.

Иногда канцеляризмы приобретают неожиданный вид, как в этом письме от другой страховой компании. Обратите внимание на фразу «мы имеем честь сообщить тебе».

Главная проблема канцеляризмов – они мешают решать первую задачу переписки: зацепить и удержать внимание. Вязкий и тяжелый стиль, наоборот, понижает внимание и затрудняет понимание сообщения. По этой причине даже в бумажной переписке идет тренд к освоению легкой разговорной (но грамотной!) речи. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает.

Как избавить письмо от канцеляризмов? Например, изменить текст таким образом: « Уважаемая Валерия Михайловна! Срок действия Вашего страхового полиса ОСАГО заканчивается 30.08.2008. Вы можете продлить договор обязательного страхования автогражданской ответственности в любом из наших офисов».

Разработайте корпоративный стиль

Стиль должен быть проще, «ближе к народу». Но это не означает, что деловое письмо должно быть написано и оформлено, как душа пожелает. Второй тренд бизнес-переписки – это стандартизация. Крупные компании создают единые требования к деловой переписке, каталоги шаблонных писем, проводят обучение персонала: правилам корпоративной переписки, навыкам эффективного письма, русскому языку. Сотрудник – лицо компании. Его письмо – сродни визитной карточке: по письму конкретного человека часто судят об организации в целом. Корпоративный стиль – это шире, чем просто стандартная шапка и подпись – это имидж, который нужно разрабатывать и соблюдать.

Сравните два письма: от известного регистратора доменных имен RU-Center и хостинг-провайдера TimeWeb . Какое из них привлекает большее внимание, и какое читается легче?

Тенденция к стандартизации касается и бумажной, и электронной переписки. Корпоративный стиль решает первую задачу – зацепить и удержать внимание, а также повысить доверие к отправителю.

Используйте персональный стиль

Профессиональное оформление и шаблоны писем – это актуальные стандарты для крупного и среднего бизнеса. Для малого бизнеса, частных предпринимателей и других «вольных художников» характерен тренд персонализации своих сообщений. Быть узнаваемыми и выделиться среди других им помогает собственный уникальный стиль: слог, подпись, оформление письма. Например, мой коллега по работе часто получает письма от клиентки, которая всегда подписывается следующим образом: « С уважением, Ivanova, mailto:ivanova@somemail.ru».

Это очень неудобно, потому что иногда он вынужден ей перезванивать, а для этого приходится залезать в бесконечный список деловых контактов в Outlook, чтобы найти телефон Ивановой.

Современный малый бизнес заботится о том, как выглядят его письма. Пусть они не всегда безупречны с точки зрения оформления и стиля (ведь у малых компаний нет больших ресурсов на брендинг), но заметен серьезный деловой подход и забота о получателе. В этом примере отправитель использует сразу несколько приемов: свой «собственный слог», увеличение экспертности за счет упоминая об авторитетном учителе, фото – для большей персонализации.

Персональный стиль также решает первую задачу – зацепить и удержать внимание.

Используйте гиперссылки

Если вы заметили, почти во всех примерах письма сопровождаются гиперссылками. Это один из важнейших трендов. Он возник и фактически стал обязательным признаком электронной коммуникации по нескольким причинам:

• Современное письмо – короткое и простое по наполнению. Отсекается информация, способная «отпугнуть» читателя своим объемом, особенно если он не слишком заинтересован в подробностях.
• Конверсия – это конечная цель письма. Недостаточно прочитать текст, нужносовершить целевое действие: перейти на сайт, скачать что-либо, ответить на письмо или зайти на страницу компании в соцсети. Без ссылок это сделать затруднительно.

В примере ниже (снова с нами «Ингосстрах») получателю предлагается два действия:

• Купить продукт «Отпускной»
• Ознакомиться с информацией о проверке подлинности полиса.

Разновидность тренда – размещение иконок соцсетей в подписи, как в данном примере.

А это – привлекательный и нескучный баннер в письме от издательства « МИФ ». При клике получатель переходит на инфографику в полном размере.

Отправляя письмо, всегда держите в голове мысль о конверсии. Что в идеале должен сделать получатель письма и как его подтолкнуть к действию с помощью гиперссылки?

Добивайтесь лаконичной структуры

Приемы, которые используются в статьях, перекочевали в письма. Например, все чаще употребляются:

• Заголовки и подзаголовки
• Выделение ключевых слов
• Списки (буллиты).

Запутанные послания влекут за собой большую цепочку уточняющей переписки. Это неудобно, отнимает много сил и времени. Вероятность того, что понятное письмо дочитают до конца, наоборот, очень велика.

Пример структурированного ответа на вопрос «что можете предложить по пиар-активности в интернете?». Вместо длинных рассуждений и тяжелых презентаций – все просто и понятно.

Еще одна отличительная особенность современного письма, которую я не выношу в отдельный пункт из-за ее неоднозначности: смайлики и стилистические особенности частной переписки теперь встречаются и в деловом электронном сообщении. Хорошо это или плохо – рассудит время, но потихоньку пресловутые смайлики перебираются в письма по работе. Это добавляет эмоциональной окраски и понимания, что на другом конце человек, с его чувствами, настроениями и желанием общаться.

Идеальное письмо сегодня – короткий текст, по возможности ограниченный рамками монитора. При необходимости дополненный вложениями и ссылками. Содержательный, интересный, написанный с позиции получателя. Без ошибок в оформлении и написании. Легко читаемый, где каждое слово – «золото», то есть имеет свой вес и недвусмысленное значение.

Пишите современно!

Алина Максимова

Источник: Executive.ru