«Все воруют», или Границы офисной честности

Когда я говорю участникам своих тренингов по менеджменту или оценке персонала: «Вы все воруете, вообще, воруют все, кроме собственников», - это вызывает шок. Многие начинают спорить, а те, кто уже знают меня, понимают, что есть здесь где-то подвох. Он действительно есть.

Тем, кто пытается спорить, я описываю примерно такую ситуацию: «Представьте, что вы находитесь в офисе, вам звонит ваш друг или подруга и просит записать адрес того места, где вы планируете сегодня встретиться. Вы берете лист бумаги и записываете. Все, факт кражи, формально говоря, свершился, так как этот лист бумаги принадлежит не вам, а компании, куплен был не для ваших личных записей, а для дела».

Разумеется, ни одна нормальная компания не считает это воровством или злоупотреблением. Но вот вопрос – а где же граница между допустимым и недопустимым?

Мы с вами остановимся в этом обсуждении на нескольких моментах:

- виды финансовой честности и нечестности;

- как распознать людей, склонных к честному или нечестному в финансовом смысле поведению;

- как правильно выстроить отношения администрации с сотрудниками, чтобы избежать крайностей злоупотреблений и в то же время тюремного режима или двойной морали.

Читайте также: Вор, шпион и другие угрозы: как защитить свой бизнес

Виды финансовой честности и нечестности

Воровство у людей

Самая редкая проблема, хотя иногда и она встречается. Редкая потому, что все-таки большинству из нас с детства внушали, что это нехорошо. Кроме того, при хороших отношениях в коллективе еще и совесть не позволяет поступить так по отношению к коллегам. Однако такие случаи встречаются среди персонала низкого уровня образования и развития, поэтому сотрудникам просто стоит быть более осторожными в ситуации, когда доступ к деньгам и ценностям могут иметь именно коллеги такого типа.

Не стоит забывать поговорку «Открытая дверь и святого введет в соблазн». Это значит, что не нужно на видном и открытом месте оставлять кошельки, значительные суммы денег, украшения и др. Также более вероятны случаи воровства в ситуациях, когда имеет место быть «классовая ненависть», то есть видимое и значительное расслоение в доходах. «Грабь награбленное» десятилетиями оправдывалось, так что избавляться от этого тезиса мы будем, боюсь, долго и трудно.

Прямое фактическое воровство у компании

Это уже встречается гораздо чаще, потому что «общее, значит – ничье», то есть такого явного табу, как в случае воровства у конкретных людей, не сформировано. К сожалению, многие в детстве получили такую модель поведения еще от своих родителей, которые несли с работы то, что плохо лежит.

С моей точки зрения, стоит четко определить для людей допуски того, что допустимо, а что – нет. Например, мы можем официально разрешить использовать в пределах разумного офисную бумагу и оргтехнику, недорогую сувенирку и что-то подобное. Такая открытая позиция, с одной стороны, не приучает людей ловчить по мелочи, с другой – четко декларирует границы допустимого.

Откаты

Это еще более интересная и богатая тема. Я когда-то даже придумала неологизм – откатоопасная должность. Помните, как фильме «Жестокий романс» герой Мягкова Карандышев гордо заявляет: «Я взяток не беру», а Паратов в исполнении Михалкова цинично, но справедливо комментирует: «А вам, милейший, никто и не предлагает». Так вот, к сожалению, в современных офисах большое количество должностей, представителям которых откаты (понятие «взятка» применимо юридически только по отношению к госслужащим) не просто предлагают, а даже навязывают.

Это все, кто связаны с любыми закупками, выбор любых внешних поставщиков и провайдеров. То есть это может быть и административный директор, который выбирает, какой офис снять и с помощью какой клининговой компании его обслуживать, и тот, кто закупает канцелярию по мелочи или авиабилеты. Список можно продолжать до бесконечности.

О чем стоит помнить? Людям, занимающим такие должности, необходимо проявлять завидную стойкость и проницательность. Когда-то представители одной компании, продающих офисные расходные материалы и канцтовары, рассказали мне о технологии «подсаживания» на откат человека, который изначально еще на него не ориентирован. Например, это офис-менеджер, отвечающая за снабжение офиса всем необходимым. Сначала ей предлагают цену, точно такую же, как у конкурентов, в некоторых, особо лакомых для поставщика, случаях даже чуть ниже.

Процентов пять личного вознаграждения зависит от ситуации, объема, отрасли . Если она начинает отказываться, ей приводят вполне убедительные доводы о том, что она не наносит никакого вреда компании, что предложение вполне конкурентоспособно, что почему бы не сделать одновременно хорошо и себе и компании. Короче говоря, грамотно ведут переговоры, так что многие соглашаются. Дальше месяца через два–три (или через пару закупок, если они более редкие) цена повышается, становится выше, чем базовая у основных конкурентов.

Дальше есть два наиболее частых сценариев развития событий. Первый: привычка получать деньги просто так уже выработалась, и сотрудник «съедает» повышение цены. Второй: совесть просыпается, сотрудник начинает возмущаться или говорит о намерении отказаться от работы с этим поставщиком. А вот тогда начинается легкий шантаж по поводу того, что же скажет руководство, когда узнает о фактах получения вознаграждения. На этом этапе, как мне сказали, «ломаются» практически все и продолжают работать на уже невыгодных для компании условиях. Лишь единицы либо находят в себе силы признаться руководству, либо просто пускают ситуацию на самотек, в надежде, что поставщик свои угрозы не осуществит (кстати, как я поняла, как правило, и не осуществляет).

В связи с этим, мне кажется, что стоит ввести два правила:

- обязательно рассказывать людям на откатоопасных должностях (особенно если они не очень опытны) то, что я рассказала только что, чтобы они понимали, как именно для них готовят ловушки;

- ввести право разовой индульгенции: если сотрудник впервые попал в такую ловушку, готов признаться и отказаться от услуг поставщика, то полностью амнистировать его.

Злоупотребления

Эта тема особенно актуальна для тех сотрудников, которые имеют либо право использования так называемых представительских расходов, либо доступ к распределению сувенирной, подарочной продукции, либо к ресурсам, которые могут быть использованы для себя (оргтехника и тому подобное).

Самым разумным кажется здесь введение четких норм, обоснований расходования ресурсов и отчетности. При таком подходе сотрудник не сможет практически не ограниченно использовать представительские расходы и подобное: их просто не хватит. Аналогично можно контролировать заправку корпоративной машины бензином, мойки, расход сувенирной продукции и подарков.

Диагностика склонностей людей

Мы обсудили с вами риски. Оказывается, что их достаточно много. Можно идти по пути контроля и нормирования распределения ресурсов, внутреннего аудита, но этого недостаточно. Стоит также уделить внимание прогнозированию честности – нечестности будущего сотрудника на этапе найма, особенно если речь идет о должностях с потенциально высокими рисками откатов, воровства или злоупотреблений.

Для прогнозирования уровня четности – нечестности будущего сотрудника можно использовать метод проверки рекомендаций с предыдущих мест работы. Несколько правил, которых стоит придерживаться для повышения эффективности этого методы и достоверности получаемой информации:

- проверять рекомендации стоит не только у тех лиц, которых предложил сам кандидат: они могут быть «засланными казачками» - его доброжелателями или даже просто друзьями;

- лучше проверить рекомендации не у одного, а хотя бы у двух лиц, которые могут дать достоверные отзывы о кандидате, причем лучше получить рекомендации не с одного, а хотя бы с двух мест работы;

- при проверке рекомендаций стоит расположить к себе того человека, который будет их давать: он ничем вами не обязан и, если не будет расположен к откровенности, может отделаться абсолютно общими фразами и не захотеть выносить сор из избы. Я обычно использовала примерно такой прием после представления: «Иван Иванович, вы сами наверняка были на моем месте: принимали на работу людей. Конечно, важно не ошибиться. И именно вы можете помочь нам, так как вы хорошо знаете Василия Пупкина. Я очень прошу вас о содействии»;

- Стоит задавать конкретные вопросы. На общие вопросы типа: «Расскажите, пожалуйста, о Василии Пупкине как о работнике», - мы обычно получаем такие же общие ответы. Поэтому я в подобных случаях интересовалась, были ли основания для неуверенности в честности этого сотрудника, как он выбирал поставщиков, всегда ли оптимально, продолжаете ли вы работать с этими же поставщиками, почему. Ну и тому подобное, в зависимости от того, какой именно подвид честности – нечестности мы проверяем.

Еще одним важным методом проверки потенциальной честности и порядочности может быть метод интервьюирования на этапе принятия решения о приеме на работу. Этот метод, конечно, не дает стопроцентной гарантии, однако позволяет делать прогнозы с высокой степенью вероятности. И об этом методе мы подробно поговорим с вами в следующей статье, так как он сам по себе является достаточно комплексным и сложным, чтобы говорить о нем вскользь.

Взаимоотношения с сотрудниками

Очень важно, с моей точки зрения, сбалансировано сочетать в своей политике по отношению к сотрудникам следующие принципы:

- четко оговорить границы допустимого (можно распечатать документы для себя, но не более 20 страниц в месяц, можно пользоваться Интернетом не в рабочих целях, но не более Х минут в день и не скачивать файлы размером более Х);

- разумно лимитировать использование представительских расходов, подарков, сувенирки, но так, чтобы не страдала работа с клиентом;

- качественно, но без излишних придирок проверять отчетность сотрудников;

- проводить аудит работы с поставщиками.

Предлагаю вашему вниманию набор вопросов, которые позволят в беседе с сотрудником, например, в процессе аттестации или при проведении интервью на входе, оценить границы именно финансовой честности.

1. Блок вопросов, в которых интерпретация основана на том, называет ли человек внутренние факторы (характер, воспитание, этика, личностные черты) или внешние (контроль, наказание, наличие возможностей, уровень компенсации). Если на не ы внутренние факторы честности/ нечестности, то мы интерпретируем этот ответ как положительный, человек берет на себя ответственность за этичность своего поведения. Если человек называл исключительно внешние факторы, причем не важно, то чем он говорил – что воруют или что не воруют, то такой ответ мы однозначно оцениваем как отрицательный.  А если в ответе сочетаются и внутренние и внешние факторы?*

Почему одни люди воруют (берут откаты, злоупотребляют представительскими расходами, могут забрать себе подарки клиентам или что-то из канцтоваров в офисе), а другие – нет?

Почему одни признают свои ошибки открыто, а другие – нет?

Почему одни люди считают, что обман допустим для достижения цели, а другие – нет?

2. Блок вопросов, определяющий уровень допусков честности – нечестности

Какой обман (в каких случаях) допустим?

Что можно считать откатом, а что – подарком?

Допустимо ли распечатать в офисе личное письмо на две страницы? (каждый нормальный и честный человек скажет, что да) Приведите примеры границы между допустимым и недопустимым в подобной ситуации.

Можно ли взять себе фирменный пакет? Ручку? А какую? А где граница с не допустимым?

Вопросы к вам:

- Какие ответы нас устроят, а какие нет?*

Смотрите также: Как избавить сотрудников от стресса

- Как мы оценим ситуацию и что будем делать, если кандидат говорит, что и пакетик взять нельзя, и бутылка советского шампанского – откат?*

3. Блок вопросов, определяющих уровень волнения, оправдания, агрессии. Чем выше уровень, тем выше риски, чем более спокоен человек, тем меньше рисков

Были ли случаи, когда вы обманывали? Приведите примеры

Бывало ли, что вы использовали какие-то ресурсы компании в личных целях? Приведите пример

Как вы относитесь к воровству/ откатам/ вознаграждению со стороны клиента?

Вопрос к вам:

- Всегда  ли на основании волнения (не агрессии и оправдания, а именно волнения) можно сделать однозначный вывод? А почему?*

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна