Взгляд на автоматизацию HR-процессов: ИТ против HR или наоборот?

Идея автоматизации бизнес-процессов сама по себе очень заманчива, она создаёт ощущение управления этими самыми процессами. Согласитесь, довольно сложно управлять чем-то, по-старинке работая в Excel. Даже с учётом относительно высоких затрат, обосновать внедрение автоматизированных систем руководству в большинстве случаев можно, поскольку:

✔ благодаря автоматизации, от HR-специалистов требуется меньше времени и усилий, что позволяет им фокусироваться на более стратегических вещах;

✔ снижается операционная нагрузка на HR-функцию, так как сотрудники могут самостоятельно решать задачи, так или иначе связанные с HR (заказ справок, обучение, целеполагание и прочее);

✔ появляется возможность принимать основанные на данных решения в стратегически важных для бизнеса направлениях — производительность труда, вовлечённость сотрудников, управление талантами;

✔ уменьшается количество ошибок;

✔ увеличивается скорость адаптации к изменениям.

Однако автоматизировать тоже можно по-разному. Есть два популярных подхода. Первый — использование разных автоматизированных систем, его ещё называют «зоопарком» решений. Второй — работа с одним поставщиком и создание единой HR-платформы, подходящей для решения разных HR-задач. И уже на этом этапе, когда нужно определиться, многие HR-команды сомневаются в правильности выбора, поскольку он не так очевиден, как кажется.

● Работа с разными поставщиками даёт возможность настраивать каждый HR-процесс индивидуально, приоритизировать и автоматизировать по очереди разные HR-блоки. Например, сначала рекрутмент, а потом адаптацию.

● У каждого процесса со стороны компании есть свой лидер, который общается со своим подрядчиком. Нет никакого конфликта интересов между проектными группами, а провайдер, благодаря такому точечному взаимодействию, может глубоко вникнуть в направление.

● Переход между разными автоматизированными решениями никогда не будет бесшовным. Системы написаны на разных языках и они по-разному интегрируются, а значит пользователям придётся учитывать особенности каждой и привыкать к процессу бесконечного залогинивания.

● В отличие от «зоопарка» здесь можно получать удовольствие от бесшовного перехода между HR-блоками и модулями, автоматизировать всё и сразу — выстраивается понятный путь сотрудника в компании. Плюс — есть единое окно входа, что облегчает работу HR-специалистам разных направлений.

● Если что-то пошло не так, HR-команда всегда знает, к кому идти с претензиями: на все направления — один контакт.

● Из минусов — HR-специалисты зачастую по-разному видят процесс и результат автоматизации своих направлений. Не факт, что всё выстроится в единообразную красивую картинку, если в HR-команде нет согласованности.

Как отметили практически все представители компаний-провайдеров на Глобальном HR-форуме Персонал Экспо, волшебной кнопки для автоматизации HR-процессов не существует. Вопрос в том, как правильно внедрить, настроить и интегрировать систему в существующие процессы. Хотя поставщик и HR-команда видят эту работу по-разному.

Провайдер надеется, что со стороны клиента будет выделена команда (HR бизнес-партнёр, HR-аналитик, системный аналитик и другие), а в принятии решений примут участие не только руководитель, но и специалисты, которым придётся работать с системой каждый день. Далее — что эта самая команда устроит настоящий тест-драйв-продукта ДО подписания договора о сотрудничестве: вникнет в детали, определится, что нужно, а что — нет, и задаст вопросы. Много вопросов.

На деле же всё выходит иначе: ответственность берёт на себя либо руководитель, у которого фактически нет времени на тестирование, либо перекладывает её на штатного рекрутера. Специалист по подбору вынужден постоянно советоваться с лидером команды и ИТ-отделом, что не ускоряет процесс внедрения, а потом компания решает — можно обойтись и без пилотирования, действуя по принципу «по ходу дела разберёмся». А теперь спойлер — это не самая выигрышная стратегия при автоматизации чего-либо. HR-команде может казаться, что цель провайдера — как можно быстрее подписать договор. Однако, подрядчику куда выгоднее на берегу с помощью того же тестирования разобраться, подходит ли система потенциальному заказчику или нет. В результате у компании не будет неоправданных ожиданий, а у провайдера — бессонных ночей, проведённых с проектной командой, или еще хуже — расторжения договора. Цель пилотирования системы — выявить и устранить проблемы и пробелы до полного развёртывания системы, понять, что компании реально нужно из всего пула возможностей вендора.

Дальше — заполнение технического задания. Часто заказчик игнорирует этот этап и предлагает подрядчику самостоятельно определить, всё, что нужно, руководствуясь простым и понятным — «Вы же профессионалы!». В разных компаниях HR-процессы выстраиваются по-разному, поэтому их автоматизация требует настройки в соответствии с уникальными потребностями конкретного бизнеса. Провайдер может составить техническое за заказчика, но нужно ли это клиенту — большой вопрос.

Автоматизация кажется спасением для многих HR, поскольку в ней видится возможность закрыть дыры в процессах, которые образовывались и передавались из поколения в поколение. Но, как показывает практика, при автоматизации дыры не только остаются, но ещё и расширяются, и появляются новые. Как не раз отмечали HR-аналитики на конференциях: если автоматизировать бардак, получится автоматизированный бардак.

Второе заблуждение — в системе не должно быть багов. Но ошибки случаются и у людей, и у «машин», а обнаруживать их, как раз, позволяет тестирование. И в этом кроется ещё одна опасная установка — подрядчик всё знает. То, что он понимает, как устроен его продукт — это факт, но ему точно пригодятся экспертиза и советы HR-команды.

Кроме того, на старте может казаться, что переход к новой автоматизированной системе будет лёгким и приятным. При этом за последние несколько лет мы все испытали на себе, что любая трансформация — это сложно, больно и к ней всегда нужно привыкать. Кейсы, когда все в компании проходят обучение, а потом дружно работают в новой системе, можно пересчитать по пальцам. Переоценка от внедрения HR-автоматизации приводит к большому разочарованию.

Ещё одна история, которая довольно распространена, когда за процессы всерьёз берётся HR-команда — избыточное упрощение. Некоторые процессы должны оставаться сложными. В качестве примера можно привести целеполагание. Задача HR — описать процесс, а облечь его во что-то в рамках системы должен уже вендор — это его ответственность и экспертиза.

Довольно легко определить самые частые ошибки в процессе взаимодействия между HR и подрядчиком ИТ-решения по автоматизации:

1. Не указывать цели и предпосылки проекта — зачем компании необходима автоматизация именно сейчас, чего хочется достичь, описание предыдущего опыта (если был).
2. Некорректно составлять техническое задание или не составлять его вовсе.
3. Указывать сроки внедрения системы без объяснения, к чему они привязаны. Например, лидер проекта уходит в декрет или заканчивается цикл проекта и начинается новый.
4. Не указывать требования к проектному управлению и организации работ.
5. Описывать не процесс, а отдельные особенности системы.
6. Не прикладывать документы бизнес-процесса. Кстати, автоматизированные процессы тоже нужно документировать для обеспечения согласованности. Эта документация помогает в обучении и устранении неполадок.

В нынешних стабильно нестабильных условиях развития бизнеса, а также проблемного рынка труда, нет смысла выяснять, кто виноват, лучше разобраться, что с этим делать. И ответы есть.

✔ На этапе выбора подрядчика важна максимальная проработка требований, отражённых в техническом задании. Для этого пригодится опыт и экспертиза всех заинтересованных подразделений — HR, службы безопасности, ИТ. Стоит организовать небольшую встречу, собрав специалистов и выслушав их рекомендации, чтобы составить полную картину потребностей и проблем.

✔ Этап сбора требований один из самых важных, поэтому на него необходимо заложить как можно больше времени. Пригодится подробный план реализации, который включает в себя сроки, обязанности и ключевые этапы. Должны учитываться технические требования, миграция данных и потребности в интеграции.

✔ Принимать доработки от подрядчика лучше по мере их поступления — это может увеличить сроки проекта, но при этом упростит жизнь и HR-команде, и специалистам на стороне провайдера. Ждать, пока всё будет готово, а потом столкнуться с тем, что всё не так — не самая лучшая стратегия.

✔ Ожидания и реальность, как правило, совпадают, если в проект автоматизации вовлекаются обе команды — и клиента, и подрядчика, ведь ситуация на нынешнем рынке труда подталкивает нас к коллаборации и партнёрству.