"Собрание – в прошлом": новые принципы эффективных коммуникаций

Какие четыре принципа помогут выстроить эффективные коммуникации в компании, как в наше время изменился характер общения и что пришло на смену пресловутому собранию, порталу HR-tv.ru рассказала Валентина Ватрак , директор по организационному развитию компании Rambler&Co.

- С какими проблемами коммуникации  чаще всего встречаются компании?

- Любая компания сталкивается с постоянными сбоями в коммуникации. Посланная информация редко совпадает с информацией полученной. А когда люди обмениваются резюме совещания, кажется, что они были на разных встречах.

Чаще всего мы сталкиваемся с тем, что люди:

- часто плохо слушают (не фокусируются на собеседнике, постоянно его перебивают, отвлекаются);

- иногда не слышат (собственные ценности и убеждения становятся непроходимым фильтром для слов другого человека);

- не умеют давать развивающую обратную связь и во многих случаях демотивируют своего собеседника;

- часто поддаются эмоциям и забывают цель, ради которой они вступили в коммуникацию.

Читайте также: Сколько вместе выпито! Эффекты "пьяного" нетворкинга

- Какие способы коммуникации изживают себя, как вы считаете? Вокруг все больше говорят о неэффективности собраний, к примеру.

- Сейчас коммуникации становятся все более демократичными: они переходят в социальные сети  и мессенджеры, и  никого уже не удивляет бурная переписка в два часа ночи. Слово собрание для меня осталось в 20-м веке. Сейчас работает такое мероприятие, как командная встреча, на которой можно даже не увидеть формального лидера. Это уже не планерка с отчетами о выполненной работе,  а совместный поиск возможностей для выполнения поставленных задач.

Монолог сменяется диалогом или полилогом , а самой важной компетенцией менеджера становится умение слушать и задавать вопросы.

- А какие способы коммуницирования рекомендуете?

- Коммуникации в компании должны быть разнообразными и вовлекать все уровни компании до каждого человека.  Мы используем разные форматы:

- встреча один на один обычно между руководителем и подчиненным;

- постановка задач и отчеты об их выполнении в системах проектного управления;

- информационная командная встреча проекта;

- продуктовая встреча проекта;

- квартальная командная встреча проекта;

- встреча по поиску возможностей;

- расширенная встреча руководителей;

- онлайн чат или трансляция с топ-менеджером.

Но какими бы ни были форматы, влиять на коммуникации можно только через развитие соответствующих компетенций, особенно у руководителей.

В первом вопросе я обозначила четыре зоны для развития, работая с которыми можно существенно улучшить коммуникации в компании. Мы, например, в нашей компании разработали две развивающие программы на эту тему. Запись на эти программы осуществляется не по рекомендациям руководителей, а по инициативе самого человека, так как осознанное решение о развитии является первым шагом по развитию компетенции.

Пройдя первую программу: "Эффективные коммуникации", человек узнает, что такое глубинное слушание, и какие возможности дает этот инструмент для повышения эффективности команды. Также в эту программу включена работа с метапрограммами, блок по управлению невербальным языком, блок по управлению эмоциями в коммуникациях.

Вторая программа " Как слушать, слышать  и вдохновлять " развивает умение давать обратную связь, нацеленную на скорейшее достижение поставленных целей. Часто давая негативную обратную связь, люди забывают, что чувство вины часто приводит человека в нересурсное состояние, что о каком-то выполнении задач даже говорить не приходится.

Читайте также: Как 40-летним работать с 20-летними и наоборот

- На что прежде всего обратить внимание управленцу перед работой по выстраиванию коммуникаций в компании?

- На людей. Невозможно дать универсальный совет по коммуникациям. Надо знать целевую аудиторию своих коммуникаций и выстраивать свой коммуникационный стиль под нее. Надо всегда понимать, что командный успех зависит от усилий всех членов коллектива, а значит, нужно в любой времени понимать, что каждый четко понимает ожидания от него и совершает необходимые действия для получения результата.

- Какими принципами рекомендуете руководствоваться?

- Принцип открытых коммуникаций. Хочешь изменить поведение человека, скажи ему об этом. Конечно, бывают ситуации, когда это бывает непросто, и к такой коммуникации надо серьезно готовиться.  Но моя практика показывает, что избегание открытого диалога наносит гораздо бОльший вред, чем откровенный, но, может быть, для кого-то неприятный разговор.

Принцип фокуса на общем результате. Людям гораздо проще найти общий язык, когда они понимают, что с ними не выясняют отношения, а ищут лучшее решение для общекомандного результата. Каждую встречу нужно начинать с четкой формулировки лучшего результата встречи. И имея это в фокусе внимания, постоянно к этому возвращаться, не отвлекаясь на менее существенные темы.

Принцип постоянства коммуникаций. Некоторые компании выстраивают коммуникации в соответствии с информационной повесткой. На мой взгляд, встречи должны быть регулярными. Важно постоянно получать обратную связь, развивать компетенции людей, показывать, что их работа важна не только для компании, но за её пределами.

Принцип своевременности коммуникаций . Иногда нет времени подготовится к коммуникации, но пропускать момент нельзя. Вакуум заполняется вредными коммуникациями, и потом  все сложно исправить. А иногда, когда люди впали в эмоциональный клинч , проще остановить коммуникацию и вернуться к обсуждению через какое-то время.

- Что получим на выходе, если работа по выстраиванию коммуникаций проведена верно?

- Высокую вовлеченность,  и, как следствие, положительную динамику бизнес-результатов, а также благоприятную атмосферу в командной работе.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна