Саботаж на борту: как убедить сотрудников в необходимости цифровизации

Нередко в момент цифровизации руководители сталкиваются с серьезным сопротивлением команды. Вроде бы заказали нужное IT-решение, разработали, внедрили… Но его никто не использует. Почему?

Люди не любят что-то менять, так уж мы устроены. И сотрудникам действительно проще регулярно мучаться с таблицами Excel или без конца искать нужные файлы на всех устройствах, чем один раз взять себя в руки и научиться работать в программе, которая сэкономит огромное количество рабочих часов, повысит эффективность и в конце концов освободит время для чего-то более важного. Поэтому сделать использование IT-технологий повседневной привычкой — прежде всего задача руководства. Делюсь советами о том, как побудить коллектив полюбить цифровизацию и активно использовать ее преимущества.

Вроде бы очевидно — чтобы захотеть использовать новый инструмент, работники должны уметь им пользоваться. Однако, некоторые компании пытаются сэкономить на обучении и надеются, что сотрудники разберутся как-нибудь сами.

Это огромное заблуждение. Возможно, кто-то действительно сможет методом проб и ошибок выяснить, как оно работает. Но, во-первых, это будет лишь небольшой пласт технически продвинутых людей. Во-вторых, даже они будут использовать программы очень ограничено, не пользуясь всеми их возможностями. Ну и, в-третьих, необходимость самостоятельно «ковыряться» в решении точно не прибавит коллективу энтузиазма.

Поэтому обучение, которое обычно проводят интеграторы – это самый важный шаг на пути внедрения любого нового digital-инструмента, без которого все остальные старания, скорее всего, сойдут на нет.

Кто-то должен начать. И если это сделает руководитель, отвертеться от использования решения будет намного сложнее. Можно проигнорировать сообщение на корпоративной платформе от коллеги, но вряд ли кто-то позволит себе не заметить тоже самое сообщение от начальника. Поэтому станьте для команды примером: используйте возможности цифровизации по максимуму, переведите в цифру все свои процессы. Исключите из своей жизни старые привычки: забудьте про задачи по почте, не принимайте работу в табличках, переводите все рабочие диалоги на корпоративную платформу. Сотрудникам придется подтянуться за вами.

Сможете убедить их – сможете убедить всех. В любом коллективе есть неформальные лидеры, к которым прислушиваются, мнение которых уважают. Используйте их авторитет. Предлагайте им тестировать все новинки и дайте им трибуну, с которой они смогут поделиться впечатлениями. Например, можно предложить им выступить на совещании и рассказать о том, как прошло их знакомство с новым digital-продуктом. Или попросить их сделать краткий обзор для корпоративного блога.

Люди хотят видеть моментальный эффект от внедрения. Им сложно представить, что если они будут вносить всех клиентов в CRM, то через месяц компания заработает на 30% больше. Им нужно видеть результат здесь и сейчас, желательно, чтобы этот результат напрямую касался их ежедневной работы и личного комфорта.

Поэтому обязательно дайте им возможность хотя бы в мелочах прочувствовать все удобство, которое дает автоматизация. Например, это может быть модуль для сотрудника, в котором можно быстро согласовать отпуск без бумажек, получить любой кадровый документ или справку в 2 клика или оформить командировку. В таких простых операциях очень хорошо видна польза IT-решений, и с ними сотрудникам проще втянуться в цифровизацию.

Заранее составьте список страхов, которые появляются у коллектива при слове «цифровизация». И отработайте каждый из них, подробно объясняя, почему автоматизации не стоит бояться.

Например, многие думают, что если их работу может выполнять робот, то они станут в компании ненужными и их ждет увольнение. Расскажите сотрудникам, что автоматизация нужна не для того, чтобы сократить штат, а для того, чтобы каждый сотрудник мог работать эффективнее, чтобы у него было больше времени на стратегические задачи, которые не менее важны и нужны, чем повседневная рутина.

Примените административный ресурс и придумайте систему мотивации. Можно привязать работу в информационных системах к KPI сотрудников, и вознаграждать тех, кто использует их больше всего. На самых популярных платформах для бизнеса обычно есть так называемый «пульс компании», который отслеживает самых активных пользователей. Можно добавить геймификации, и ежемесячно разыгрывать главные «призы» среди передовиков digital-инструментов. Эти издержки вполне оправданы тем, какой результат вы получите от автоматизации.

Но не стоит забывать и про кнут. Если совсем ничего не выходит, придется прибегнуть к «системе штрафов». Например, ввести строгое правило: вся отчетность отныне берется только из системы, в том числе и для KPI. И из нее же берутся данные для расчета заработной платы. Так вы создадите ситуацию, когда для того, чтобы начальник увидел выполненную работу сотрудника и заплатил за нее, ему придется работать в информационной системе.

Это очень непростое решение, требующее от руководителя стойкости. Часто возникает соблазн пойти у сотрудников на поводу и закрыть глаза на то, что они в очередной раз принесли отчет в табличке. Но делать этого нельзя.

Конечно, в любом случае нужен какой-то переходный период, месяц или два, когда сотрудники только привыкают к системе. Но после – никаких поблажек. Поверьте, хватит одного раза заплатить только за работу, зафиксированную в системе, и все сразу привыкают работать там, где нужно.

Как бы странно это ни звучало, но цифровизация — это больше про людей нежели про технологии. От того, насколько глубоко команда проникнется digital-инструментами и насколько охотно будет использовать их в своей работе, напрямую зависит успешность бизнеса. Поэтому не стоит жалеть сил и ресурсов на то, чтобы влюбить сотрудников в «цифру».