Правила деловой переписки, которые актуальны для каждого сотрудника

Деловая переписка — это вид коммуникации между организациями, сотрудниками, участниками проекта. Она, как неотъемлемая часть любого бизнеса, помогает передавать коллегам важную информацию и отражает уровень профессионализма человека. Грамотное общение - не только личное, но и в переписке - способствует формированию доверительных отношений и делает рабочие процессы более эффективными, а также является частью развитой корпоративной культуры.

Отметим, что правила деловой переписки едины для всех сотрудников компании вне зависимости от служебного положения, поэтому соблюдать их должны все.

Прежде всего важно обратиться к человеку правильно, даже если вы пишете коллеге на корпоративную почту. Проверьте, правильно ли вы написали имя человека, к которому обращаетесь. Также стоит соблюдать корпоративный этикет – например, если в компании принято обращаться на «Вы», то не стоит менять правила по своему усмотрению.

Также эксперты не рекомендуют писать слишком длинное письмо, особенно с использованием сложных конструкций, обилием терминов. Здесь важно понимать, что и кому вы хотите сообщить, какую мысль донести. Ключевую роль здесь играет то, что деловая переписка должна решать основные рабочие задачи и приводить к нужному результату, а не становиться дополнительным источником стресса, недопонимания и обид.

Крайне важно, чтобы сообщение было грамотным, без грубых, бросающихся в глаза, ошибок.

Считается некорректным использовать фразу «Доброго времени суток» - лучше использовать нейтральные слова, такие как «Здравствуйте» или «Добрый день».

Аббревиатуры и сокращения в тексте возможны, только если они являются общеизвестными и общеупотребительными.

Шрифт письма должен быть единый. Курсивом можно выделить главные моменты, заголовки. Каждую отдельную мысль лучше оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.

Важно учитывать и время отправки делового письма — лучше делать это с понедельника по пятницу с 8−9 утра и до 7 вечера. Исключением будет ситуация, когда человек сам разрешил писать ему в любое время. Письма-приглашения рассылаются не позднее чем за одну-две недели до мероприятия.

Если письмо носит строгий официальный характер, то его необходимо зарегистрировать и оформить по стандарту (в верхней части пишется, кому оно адресовано; ниже указывается обращение, цель письма и основная его часть; в конце ставится подпись и реквизиты).

Также ответить на обычное зарегистрированное письмо нужно в срок, не превышающий одного месяца с даты регистрации письма на предприятии. Но бывает, что в письме отправитель указывает срок представления ответа — в него нужно обязательно уложиться.

Яркие, привлекающие внимание фразы типа «обязательно прочитайте до конца» или другие, содержащие призыв или навязывающие мнение, выходят за рамки делового общения.

Также желательно не использовать смайлики, обилие восклицательных знаков, сленг, яркий и крупный шрифт.

Недопустимо вставлять в письмо картинки, анимацию или скриншоты. Если необходимо добавить к письму фотографии, текст или изображение, их нужно прикрепить отдельными файлами или залить на виртуальный диск и поделиться ссылкой (перед этим обязательно проверьте, открыта ли папка для просмотра).

Всю переписку делового характера можно разделить на несколько типов. Среди них основными типами писем являются:

● циркулярные письма — в них персоналу сообщают какую-либо информацию;

● письма-запросы — обращения или предложения от/для клиентов;

● гарантийные письма — для подтверждения условий соглашений;

● письмо-претензия – название говорит само за себя.

К внутренней деловой переписке относятся: докладные; служебные; объяснительные, а также справки; предложения; представления.

Отметим, что деловая корреспонденция компаний составляет 70-75 % от общего количества документов, но юридическую силу имеет только составленные без нарушений и в соответствии с официальным порядком оформления, компетентным в этом вопросе лицом.

Эксперты выделяют ряд задач, которые должна выполнять переписка делового характера:

• Информационная функция состоит в том, что с помощью деловой переписки сохраняется важная информация.
• Коммуникативная функция подразумевает, что посредством деловой корреспонденции коллеги общаются между собой, с руководством и другими организациями.
• Социальная функция. С помощью деловой переписки решаются различные социальные задачи, удовлетворяя информационные потребности.
• Правовая функция. Переписку можно представить в качестве доказательства в суде.

Не вся корреспонденция передается через интернет, все еще актуальны деловые письма на бумаге.

Чтобы правильно оформить такое письмо, нужно знать, что:

• печать должна ставиться на фирменных бланках компании, где также указываются полные данные отправителя.
• в письмах зарубежным партнерам данные отправителя пишут на английском языке.
• и на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, фирменный логотип. Адрес получателя указывают только на конверте, адрес отправителя — как на конверте, так и на листе письма.
• перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают текстом внутрь.

Даже здесь необходимо соблюдать этикет, например, не писать (и не отвечать) после окончания рабочего дня - постарайтесь так спланировать рабочее время, чтобы не приходилось писать важные письма в ночное время. Это негативно влияет как на имидж отправителя, так и становится источником стресса и раздражения для получателя.

Что касается удобных многим голосовых сообщений, не всем людям удобно прослушивать их на работе. Старайтесь выразить свои мысли в текстовом формате. Если собеседник разрешил записать голосовое, говорите только по делу без лишних слов.

Не стремитесь «впихнуть» в одно сообщение сразу несколько задач, идей, мыслей, предложений - это может сбить человека с толку, и он забудет часть информации.

Не стоит переводить общение в неформальный тон, не получив на это разрешение от коллеги либо партнера. Например, не стоит отправлять смайлики или стикеры коллегам, партнерам или соискателям, если не уверены, что вас поймут правильно.

Также нельзя личные вопросы обсуждать в общем чате, тем более если речь идёт о конфликте.

Не старайтесь решать все рабочие вопросы в корпоративном чате - обычно он используется только для срочных задач или напоминаний, однако переводить обсуждение всех рабочих вопросов в чат не стоит.

Если письмо составлено неграмотно или небрежно, оно может уйти в спам или не заинтересовать адресата. К тому же, при взаимодействии с потенциальным клиентом или соискателем, такое письмо оставит неприятные впечатления о вашей компании. Иногда авторы писем забывают прикрепить файлы, фамильярничают, пишут много шаблонных фраз. Кстати, благодаря интернет-культуре такие письма часто становятся "мемами" и расходятся в Сети, негативно влияя на репутацию отправителя.

Одна из серьезных ошибок — отсутствие темы электронного письма. В лучшем случае человек не обратит на него внимание, в худшем оно попадет в спам.

В групповых переписках сложно понять, кому необходимо решить ту или иную задачу. Это проблема встречается в больших коллективах. Иногда получатель вообще не понимает, от кого ему пришло письмо, так как автор не подписался или написал с личной почты (неизвестный адрес). Поэтому в письме, где много участников, важно научиться правильно расставлять акценты, делить письмо на смысловые части и не забывать "тегать" конкретных участников.

Не стоит делиться в письмах паролями и личными данными - лучше использовать для этого специальные корпоративные системы или пользоваться ссылками на закрытые папки в "облачных сервисах". Также не стоит переходить по ссылкам из писем, отправитель которых вам неизвестен. Соблюдение цифровой безопасности и гигиены - один из пунктов сохранения корпоративных данных в безопасности.

Деловая переписка хоть и решает множество вопросов, однако не может заменить живое общение - поэтому не нужно отказываться от личного контакта или регулярных встреч. Они помогут обсудить те детали, которые "зависли" в переписке.