Портал моряка – тысячи миль в одной кнопке

Практически 85% сотрудников находятся на удалении в тысячи миль от офиса компании. В связи с этим налицо целый ряд проблем и трудностей:

• отсутствие простой идентификации работника при его обращениях в Компанию с различными запросами (справки, разъяснения, выписки, расчетные листки и т.п.);
• потеря информации и дублирование отдельных задач внутри бизнес-процессов взаимодействия «судно-берег». Как результат – уклонение от ответственности в связи с ее переваливанием на других из-за отсутствия прозрачного инструмента фиксации «на чьей стороне мяч»;
• как лыжники не во всем понимают сноубордистов, так и отсутствие или несвоевременность обратной связи «с моря» становится причиной низкой удовлетворенности моряков, и они просятся на другой теплоход или уходят из компании.

Идея проекта заключалась в том, чтобы использовать интуитивно понятное ИТ-решение – площадку, на которой не будет ничего лишнего, все будет просто и удобно. Внедренный продукт должен был сократить тысячемильное расстояние между службами, дать удаленным сотрудникам необходимое, а офису быть в верном информационном поле и на его основе эффективно принимать решения, повысить удовлетворенность работой и возвращаемость экипажей на свой теплоход не ниже 90% показателя конверсии.

Начали с выбора отраслевых программ на рынке. Каждый продукт, реализованный как отдельная компьютерная программа, выглядел громоздким, включал «много лишнего», воспринимался весьма тяжелым решением.

Принимая во внимание, что с продуктом должны будут работать люди разного возраста и разного опыта использования гаджетов и программ, компания решила «кастомизировать» свой продукт, обеспечив его привычными характеристиками и интерфейсом – сделать похожим отчасти на интернет-магазин или онлайн-сервис, социальную сеть, почтовый клиент или мессенджер.

Решив, что сотрудник даже в возрасте 55+ более или менее пользуется социальными сетями, мессенджерами, мобильным банком или маркетплейсом, компания стала создавать онлайн-портал под себя.

В рамках проекта основными задачами стали:

• создать workspace с правами доступа к информации, возможностью комментирования и участия в статусах процессов. Тем самым всем допущенным в тот или иной бизнес-процесс участникам должно быть прозрачно понятно Кто? Когда? Что? сделал.

• настроить сигнализацию о поставленных задачах или поступлении информации, уведомлений, чтобы пользователь не мог пропустить событие.
• получить инструмент для оперативного приватного взаимодействия и коммуникации с сотрудниками, в т.ч. получать как адресную, так и анонимную обратную связь. На основе такого инструмента дать возможность службе персонала и руководящему составу автоматически обрабатывать и ранжировать результаты обратной связи.

Кроме того были поставлены задачи:

• максимальная миграция отчетной работы с судов из электронной почты в единый портал, где отчеты автоматически архивируются и систематизируются.

• взаимодействие с судовой администрацией (капитан, старший/главный механик) по получению оценочных характеристик на текущих членов экипажей для планирования судовой роли и продвижения специалистов в последующем.
• оценка и рекомендации капитанами судов предлагаемых службой персонала кандидатур в экипаж судна, чтобы капитан мог выбрать кандидата из предлагаемых или рекомендовать своего.

На основе поставленных задач Компания разработала web-портал (интернет-площадку) с авторизацией сотрудников, который синхронизируется и обменивается данными с информационными системами Компании:

• 1C ЗУП: обмен данными по ФИО, должностям, подразделениям, истории работы, заработная плата, даты вступления в должность для автоматического открытия прав доступа в отдельные рабочие разделы портала, контроль сроков действия морских документов, активация анкет и характеристик, выгрузка кандидатов на вакансии для капитанов;
• 1С Бухгалтерия: обмен данными по выданной спецодежде;
• Сетевые диски с технической и организационно-распорядительной документацией;
• Telegram-бот портала моряка (уведомление о событиях, просмотр и акцепт заявок).

На площадке сотрудники могут решать свои рабочие задачи и модерировать свои личные данные.

Проект начался в марте 2022, а в июле 2022 после всех тестирований над пилотными судами к нему были подключены все теплоходы Компании.

На начальном этапе был выбран подрядчик и сформирована рабочая группа (9 человек).

Для оперативного и гибкого тестирования и коммуникации по проекту был создан чат в Telegram, в котором проектная команда дополняет и корректирует техническое задание на доработку проекта.

Фиксация технического задания и спринтов ведется в сервисе Trello. Там структурировано техническое задание по разделам, а также отражены приоритеты и сроки выполнения.

Первыми было решено реализовать блоки «Судовые заявки» и «Личный кабинет»:

1. Сформировали техническое задание.
2. Описали группы пользователей: откуда и с какими характеристиками будут импортированы. Для первичного входа пользователей выбрали известные каждому сотруднику данные и оповестили коллектив (через корпоративный чат в офисе и через капитанов судов довели информацию до экипажей).
3. Была собрана база данных, отлажены регламентные задания на обновления и загрузку данных. Так, каждый день в 19.00 данные обновляются путем автоматизированной выгрузки в конкретные секторы на сервере, откуда их также автоматически забирает портал. Тем самым, по мере трудоустройства новых сотрудников у них автоматически создаются профили в личном кабинете моряка. Профиль содержит информацию о том, к какому судну прикреплен моряк и доступ в информационные ресурсы именно этого судна (помимо своих личных данных) он получает в зависимости от его должностной позиции.
4. Были реализованы и запущены вышеупомянутые блоки.
5. Следующими создали кадровые блоки с анкетированием: появились анкеты и собранные на их основе аналитические данные по обратной связи моряков, списывающихся на берег.
6. Далее блоки отчетов, кадровых характеристик, доступ в разделы документации.

Для достижения поставленных целей в рамках реализации проекта было принято решение выбрать следующий стек технологий:

• Языки программирования PHP и JavaScript
• Виртуальная машина CentOS 7
• CMS 1C-Битрикс «Управление сайтом»
• СУБД MySQL

Данные технологии являются базовыми инструментами при разработке WEB-систем.

Получился продукт, похожий на соцсеть, электроную почту, Госуслуги и мобильное приложение.

Содержит следующие информационные блоки:

• Аналитика – группа дэшбордов с обобщенной информацией и возможностью отфильтровывать и детализировать данные.
• Работа с заявками – судовые заявки по типам снабжения с фиксацией статусов исполнения заявок, чатом внутри каждой заявки, вложенными файлами. Здесь же журналы размещения судовых отчетов, раздел начисления и списания средств с общесудового «культфонда».
• Управление персоналом – анкетирование и сбор характеристик по ключевыми параметрам, разделы крюинг и экипаж для подбора кандидатов на вакансии и контроля сроков морских документов моряков.

• Безопасность – журнал инспекторских ревизий и смотров с регистрацией количества замечаний, фотофиксацией замечаний и статусом закрытия замечаний.
• Личный кабинет – личные данные, заполняемые сотрудником (контакты для восстановления доступа, смс-информирования и связи с сотрудником, МАС-адреса смартфонов и ноутбуков для доступа в судовую сеть и интернет на борту судна), данные о размерах одежды и обуви для автоматического формирования заявки на спецодежду по окончании сроков носки и данные о выданной спецодежде и ее сроках; история работы в разрезе контрактов с указанием судна/подразделения и должности; морские документы; возможность создавать и направлять авторизованный запрос в Компанию; ссылка на внешний сборщик анонимных обращений к руководству Компании.
• Документация – архив документов (техническая судовая и организационно-распорядительная документация).

С помощью данного проекта компании удалось:

• Наладить обмен информацией;
• Собрать крайне важную обратную связь и на ее основе улучшить условия труда моряков (изменили спецодежду, отладили процессы снабжения, отремонтировали жилые и бытовые помещения, ввели культфонд судна, ввели практику поздравлений как с праздниками, так и с успешными прохождениями комиссий и аудитов)

• Моряки стали стабильнее возвращаться на следующий контракт и возвращаться на свое судно, а не проситься в другой экипаж или на другой теплоход. Коэффициент конверсии экипажей на свой теплоход вырос с 76% до 90-93%.
• Работа во взаимодействии «судно-берег» стала более прозрачной, что исключило субъективные отговорки, обвинения или недомолвки, исключило возможность что-то забыть или просмотреть в электронной почте, от этого работа стала эффективнее.
• Предоставив возможность судовым офицерам (капитан, старший механик) участвовать в сборе характеристик на экипаж, а также в отборе кандидатов на вакантные места, компания получила еще большую вовлеченность со стороны ключевых сотрудников.

На сегодняшний день портал моряка – один из центральных цифровых инструментов управления флотом. Компания продолжает его насыщать полезными блоками и разделами, он уже переведен на английский язык – для упаковки как отраслевое решение, способное закрывать ряд общих потребностей как в области HR, так и сопутствующих бизнес-процессов для предприятий с удаленными подразделениями и вахтовыми режимами работы.