Оптимизация работы кадровой службы в новых условиях

Внедрение электронного документооборота приносит бизнесу множество преимуществ. Во-первых, он позволяет существенно сократить время поиска и подготовки документов, что позволяет сотрудникам эффективнее распределять ресурсы и сосредотачиваться на ключевых задачах. Во-вторых, вся информация хранится в централизованной системе, позволяя иметь быстрый доступ к необходимым данным и исключить потерю или ошибки в важной информации. Также электронный документооборот позволяет сократить расходы на бумагу, печать и почтовые расходы.

Однако необходимо помнить и о некоторых рисках и недостатках, таких как возможность потери данных в случае несанкционированного доступа к системе и дорогостоящий процесс внедрения. Для достижения максимальной эффективности используются смежные инструменты: системы управления контентом, системы электронной подписи и роботизированные процессы. Они играют особенно важную роль, поскольку позволяют быстрее взаимодействовать с сотрудниками, работающими в удаленном режиме.

Мобилизация была одним из наиболее важных и сложных процессов, с которыми пришлось столкнуться кадровым службам. Это произошло по большей части из-за того, что со многими работниками трудовой договор необходимо было приостанавливать в короткие сроки. Для того, чтобы в дальнейшем сделать процедуру приостановки договора проще и предсказуймее, стоит заранее озаботиться разработкой локальных актов, регулирующих эти процессы.

Мобилизация также привела к потере персонала и временному снижению производительности в работе. В таком случае работодатель должен найти способы быстрой замены персонала для поддержания производительности. Проще всего это сделать, имея кадровый резерв, с помощью которого можно оперативно заменить ушедших по призыву работников. Кроме того, необходимо особо обратить внимание на изучение и соблюдение правил и регламентов, касающихся мобилизации, чтобы предотвратить возможных нарушения прав военнообязанных сотрудников. Не стоит забывать и про проработку регламента процедуры передачи дел новому сотруднику, чтобы в случае быстрой мобилизации важная информация не пропала.

В 2023 году в законодательстве произошли изменения, регламентирующие подачу отчетности в СЗВ-ТД. Теперь кадровая служба должна подавать отчетность в СЗВ-ТД при заключении и расторжении трудового договора. Эти требования так же будут касаться взаимодействия с сотрудниками, работающими по договору ГПХ, что особенно актуально при популярности удаленного формата работы. Также придется ежемесячно отправлять новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» в налоговую инспекцию – в него включаются расчеты по взносам и данные по выплатам и вознаграждениям.

Для упрощения процедуры подачи отчетности необходимо регламентировать локальные акты по проведению этих процессов, чтобы они не проходили хаотично. Для этого можно заранее разработать рамочные договоры, внутри которых будет указываться список выполненных работ или оказанных услуг. Таким образом, объем работы кадровой работы не будет увеличен, а отчетность будет подаваться системно.

Особое внимание стоит уделить работе с сотрудниками, работающим из-за рубежа. Взаимодействие с ними необходимо грамотно оформить с точки зрения законодательства. Закон РФ не предполагает возможности сотрудничества с работником, находящимся за границей, по ТК РФ. Соответственно, взаимодействие с таким персоналом возможно только в рамках ГПХ или в качестве самозанятых. Однако следует помнить, что сотрудник может продолжить трудовые отношения в качестве самозанятого с компанией, где он ранее работал по трудовому договору РФ, только через два года после его увольнения.

Повышение эффективности работы кадровой службы в 2023 году является важным и необходимым шагом для улучшения работы компании в целом. Реализация описанных выше мероприятий позволит повысить производительность труда и оптимизировать процессы управления персоналом.