Компания-менеджер крупной выставки: как предусмотреть тысячу мелочей

Опытом организации работы павильонов на международной выставке, проходившей в Казахстане в течение 3-х месяцев, с порталом HR-tv.ru в специальной рубрике поделилась компания ManpowerGroup Russia & CIS.Она выступила мастер-менеджером на «EXPO 2017» для организаций из США, Испании и Англии, приняв управление проектами.

Масштаб мероприятия и амбициозность задач

Международная специализированная выставка проходила в течение трех месяцев в Астане. Ее тема была обозначена как «Энергия Будущего».

Читайте также: 5 способов вдохновить застоявшуюся команду

В мероприятии принимали участие 115 стран и 22 международные организации, представляющие новые технологии в области альтернативных источников энергии. C 10 июня по 9 сентября международную специализированную выставку «EXPO 2017» посетило более 3 860 000 человек.

Компания ManpowerGroup Russia & CIS взяла на себя услуги аутсорсинга, который включал в себя подбор постоянного и временного персонала, кадровое администрирование, усиление секьюрити, клининг и многие другие необходимые для функционирования павильонов услуги вплоть до доставки  оборудования, канцелярии и питьевой воды.

Внимание к деталям

«На «EXPO 2017» наша компания осуществляла аутсорсинг  в роли  мастер менеджера, приняв на себя управление павильонами. Работа была проведена очень масштабная и разносторонняя, комментирует Светлана Коршунова, руководитель отдела продаж и маркетинга ManpowerGroup Russia & CIS. - В целом, привлечение профессиональных компаний для обеспечения деятельности выставочных павильонов повлияло на «обеление» рынка труда в данном регионе. Всё на официальном уровне. Было сложно, но очень интересно, мы все горели этой задачей, вся команда хотела добиться цели и мы горды, что справились».

«Поставив перед собой цель заключить контракты с самыми масштабными павильонами, наша компания произвела такие точные расчеты, касающиеся разных областей, которые демонстрировали мельчайшие подробности работы, даже просчет запасной команды сотрудников для обслуживания площадки, - рассказывает Светлана Коршунова. – Глобальный подход,  детальный просчет, кропотливая работа сплоченного коллектива дали превосходный результат. Мы предоставили уникальное  индивидуальное предложение под заказчика, и оно было принято».

Трудности

Начиная с июня 2017 года, компания ежедневно решала как множество рядовых, организационных вопросов, так и кадровых, управленческих проблем, связанных с поиском квалифицированного персонала, заменой подрядчиков.

С разнообразными проблемами из-за неразвитости локального рынка столкнулись многие представители павильонов. Приходилось долго и упорно искать подрядчиков, искать замену тем, кто взялся, но не справился. Услуги секьюрити, клининга и аренды автомобилей, например, в Казахстане активно никогда не требовались. Менеджеры столкнулись с характерным для региона отношением: «За проект возьмемся, а сделаем как получится!». Качество услуг вследствие этого не всегда соответствовало ожиданиям западных компаний. Клиенты из Европы и США не привыкли к такому поверхностному отношению. Низкий уровень оказания услуг стал причиной больших временных и трудозатрат для многих павильонов выставки.

Решения

Представительство ManpowerGroup Russia & CIS в Казахстане для работы павильонов на «EXPO 2017» ManpowerGroup Russia & CIS осуществляло поиск и оформление сотрудников. Оперативность действий достигала 2 часов для принятия сотрудника на работу.

Контроль выхода работника на место и его замена при необходимости, процесс кадрового делопроизводства целиком и всех необходимых выплат стали лишь частью обязанностей представительства ManpowerGroup Russia & CIS на выставке в Астане. Кроме того, работа компании заключалась не только в координации павильонов, но и управлении, и обучении команды, нанятых сотрудников, решении вопросов с заказчиком, внедрении новых процедур и инструментов, организации потоков посетителей для доступов в павильоны выставки.

Были организованы и проведены инструктажи по пожарной безопасности и по оказанию первой помощи для работников, нанятых в павильоны. На Западе с большим вниманием и ответственностью относятся к подобным мероприятиям, поэтому иностранные менеджеры, руководящие одним из павильонов, после обучения проверяли сотрудников внезапными вопросами. Например, они просили объяснить, как работает огнетушитель, или продемонстрировать массаж сердца.

Как получить высококвалифицированные кадры в стране, где их мало?

«Сначала мы сами изучали ситуацию, возможные и реальные проблемы, потом учили наших подрядчиков,  - рассказывает Елена Полещук, директор представительства ManpowerGroup Russia & CIS в Казахстане. – Да и откуда здесь взяться качественным сервисам по клинингу или аренде автомобилей? Сотрудникам ManpowerGroup Russia & CIS приходилось не раз менять нанятых для павильонов поставщиков, отвечающих за безопасность и клининг. Некоторых новых подрядчиков удалось привлечь из числа тех, кто участвовал в Универсиаде и имел опыт работы в масштабном проекте».

Какие позиции были востребованы?

«Самым большим проектом у нас был британский павильон – для него мы подобрали сотрудников на  41 позицию. Наша команда начала работать в апреле и оперативно предоставляла персонал для работы на площадках. Позиции были абсолютно разные, например, британскому павильону требовались сотрудники от менеджера павильона, его заместителя, офис-координатора до гидов. В зависимости от павильона количество нанятых сотрудников варьировалось до 70 человек. Работа с заказчиками на выставке «EXPO 2017»  очень комфортна, так как управление привлеченными к работе людьми было нашей задачей, нам было легко регулировать процесс, обучать и заменять персонал в случае необходимости.

В павильонах США и Испании операционными менеджерами были американцы и испанцы. Они привыкли к другому типу работы, поэтому следили, чтобы сотрудники не перерабатывали, получали вовремя зарплату и т.д. Местный персонал быстро понял особенности заботы иностранцев и стал злоупотреблять ей. А нам приходилось вновь и вновь объяснять иностранным заказчикам нюансы  локального кадрового рынка и условия работы  проектных сотрудников».

Читайте также: Эффект Данко. 5 причин нанимать на работу только увлеченных людей

Для павильонов были обеспечены услуги клининга и секьюрити, аренды раций, автотранспорта, делали закупку оборудования и многое другое. Сотрудники ManpowerGroup Russia & CIS подключались, когда происходили встречи со спонсорами, например, с представителями Shell, визиты высокопоставленных лиц, таких, как король Испании.

Итоги

Елена Полещук, директор представительства ManpowerGroup Russia & CIS в Казахстане: «Все павильоны, за которые мы отвечали, работали на должном уровне бесперебойно и были отмечены  особыми наградами, а выставочная зона UK была занесена изданием Forbes в топ-5 впечатляющих павильонов на «EXPO 2017» в Астане».