Какие техники тайм-менеджмента сделают директора эффективнее

Управление временем, или тайм-менеджмент (англ. time management) – технология организации работником своего рабочего времени с целью повышения результативности и эффективности его использования. Управление временем позволяет приобрести ряд навыков, освоить специальные инструменты и методы, которые будут полезны при выполнении конкретных задач и проектов. Подробнее об особенностях тайм-менеджмента рассказывает Исаак Мостов, вице-президент ГК «РАМАКС» .

Данная технология охватывает широкий спектр видов деятельности, а именно: приоритизацию заданий и задач (prioritization), их планирование и выделение ресурсов (planning & resourcing), запуск задач в работу (scheduling), проверку состояния дел (monitoring & analysis), обязательное перепланирование, перераспределение ресурсов и перезапуск в работу по новому, актуальному плану в соответствии с развитием ситуации.

Умение правильно составлять список дел и определять в нем приоритеты, а также распределять свое время в соответствии с этими приоритетами – незаменимое как в работе, так и в повседневной жизни качество, которое поможет в кратчайшие сроки и с наибольшей эффективностью решить большое количество задач.

Читайте также: Как работать в условиях многозадачности

Одна из важнейших составляющих правильного распределения рабочего времени (то самое, ради чего мы все прибегаем к тайм-менеджменту) — умение из списка задач выделить основополагающие и разметить список в соответствии с приоритетами, определив в категорию первостепенных задач наиболее важные и срочные , которые необходимо выполнить в первую очередь.

Решение о том, как распределить важные и срочные вопросы внутри списка, в какой очередности их выполнять, принимается индивидуально, в зависимости от каждой конкретной ситуации. Главное – найти баланс между тем, что необходимо сделать в первую очередь, и тем, что можно отложить.

Есть вопросы и задачи, которые требуют неотложного внимания, и от того, насколько оперативно и качественно они будут решены, зависит успешность выполнения многих других процессов. Очевидно, что этими задачами и вопросами следует заняться прежде всего.

У некоторых заданий и задач есть характерная черта: чем дольше они «лежат на полке», тем выше становится их приоритет. Наверняка среди вверенных вам заданий есть такие, которые были поручены вышестоящим руководством или важным клиентом, да ещё с определённой датой завершения. Эти задания нельзя откладывать «в долгий ящик». Даже если в вашей системе координат они иногда кажутся второстепенными, ими все же следует заняться без лишних задержек, если не в первую очередь.

Нередко складывается ситуация, когда сотруднику трудно определить, какие задачи из его плана имеют первостепенную важность и чем именно ему следует заняться незамедлительно. Если он не выполнит срочное дело, порученное руководством, а отложит его «на потом», то рано или поздно невыполненная задача вернется бумерангом, который разрушит весь ранее намеченный план работ, как бы хорош он ни был изначально.

Одна из техник управления временем предлагает составлять таблицу приоритетов для грамотного планирования дальнейших действий. Таблица включает следующие параметры:

I. Важность/срочность для себя.

II. Важность/срочность для начальства/клиента.

III. Первоочередность в порядке исполнения (зависят ли от этого задания другие).

IV. Зависимость от других заданий – собственных и внешних.

V. Наличие требуемых ресурсов – личных, своей организации, внешних.

VI. Возможность отложить исполнение, при этом успев качественно завершить его в срок.

Приведем пример такой таблицы:

В таблице сразу видно, что реальную приоритетность для работы имеют задачи № 1 и 4: № 1 – потому что за ней стоят в очереди другие неотложные задачи, а № 4 – потому что нет возможности отложить выполнение этого задания начальства и успеть завершить его в срок. Задачами № 2 и 3, несмотря на то, что они важны, нет смысла заниматься, пока не выполнена задача № 1. А важную для руководства задачу № 5 можно отложить, не вызвав этим нежелательных последствий.

Следует помнить, что значение приведенных параметров может меняться в зависимости от обстоятельств, поэтому необходимо вовремя вносить коррективы в таблицу и по результатам ее переоценки менять намеченную тактику своей работы.

Вместе с переоценкой всей таблицы рекомендуется время от времени проверять валидность параметра II: приоритеты начальства и клиентов имеют тенденцию меняться, или на сроки, ожидаемые начальством, можно разумно повлиять, что, несомненно, повлечет за собой новую расстановку приоритетов по всем задачам.

Отметим также параметр V – «Наличие требуемых ресурсов». Попытка начать выполнение задачи при нехватке ресурсов (личных, своей организации, внешних) приведёт к приостановке исполнения с последующими изменениями приоритетов и планов. Стоит задаться этим вопросом заранее, и если ресурсов нет или недостаточно, то поменять планы – к примеру, добавив задачу поиска требуемых ресурсов.

Особое внимание необходимо обратить на параметр VI – «Возможность отложить исполнение, при этом успев качественно завершить его в срок». Этот параметр не позволит «забыть» о заданиях меньшей приоритетности, у которых есть срок исполнения. Навык правильной оценки времени, необходимого для качественного завершения задания, приходит с опытом, поэтому начинающим пользоваться данной техникой следует быть осторожнее и оставлять некоторый «запас» дополнительного времени, чтобы исключить «безвариантное опоздание».

Перефразируя основной принцип Дарвина «Выживает сильнейший», скажем: «Только важнейшие задания исполняются». Это значит, что используя данную технику, вы получаете возможность выявить задания, которые реально вам не важны и никому другому не нужны. Они будут оставаться в низком приоритете до тех пор, пока вам не надоест вписывать их в свой план и вы их не вычеркнете из списка задач.

Как умелый жонглёр ловко управляется с многочисленными мячиками, так и опытный менеджер должен уметь «жонглировать» задачами и заданиями, за которые он отвечает, при этом своевременно организуя выполнение приоритетных дел, имеющих заданный срок. Держа в поле зрения весь спектр стоящих перед ним задач, руководитель должен уметь организовать работу своих сотрудников, давая им задания с чётко обозначенными приоритетами и сроками исполнения.

Читайте также: Тайм-менеджмент для удаленной работы

Залог успеха жонглёра заключается в интуитивном знании, куда и когда надо протянуть руку, чтобы поймать мячик, а потом плавным движением руки, без лишних затрат энергии отправить его дальше «в игру». Аналогично этому залог успеха руководителя состоит в умении соотносить между собой большое количество задач и грамотно распределять их на определённый период времени, включая проверку исполнения задач своими сотрудниками и возможность для самого руководителя качественно заниматься решением спектра вопросов, находящихся в его компетенции. Ключевые навыки, необходимые для этого:

- правильно оценить, какой отрезок времени требуется выделить сотруднику на исполнение задачи (или до следующей контрольной точки в процессе её исполнения);

- самодисциплина;

- умение не заниматься задачами, делегированными сотрудникам, до наступления заданного срока или контрольной точки их исполнения.

Разумеется, что в контрольной точке исполнения задачи стоит актуализировать параметры приоритетов задачи/задания и принять соответствующие решения, если условия задачи кардинально меняются. Это также будет способствовать повышению эффективности работы руководителя в контексте работы всей организации.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна