Как ввести КЭДО на предприятии, где у сотрудников телефоны-«кирпичи»
Кнопочный телефон — это удобно, но как быть кадровым специалистам, которые задумались об автоматизации бизнес-процессов, но пока не знают, как внедрить кадровый электронный документооборот при наличии сотрудников с такими мобильными устройствами? О том, как преодолеть это препятствие, рассказала Яна Филатова, старший контент-маркетолог сервиса мобильного кадрового ЭДО Nopaper.
Согласно статистике, в 2023 году россияне приобрели около 3 млн кнопочных телефонов. Такое мобильное устройство удобно тем, что долго держит заряд, в некоторых случаях даже неделю. Владелец кнопочного телефона не поддаётся соблазну постоянно проверять социальные сети и отвечать на сообщения в мессенджерах, будучи на работе. Этого и требует охрана труда на том же производственном предприятии для безопасности при осуществлении технологических процессов.
Есть несколько способов внедрения КЭДО, которые снижают требования к техническому оснащению рабочего места — для подачи заявлений и подписания документов сотрудником подойдёт даже кнопочный телефон.
1 способ: СМС-подпись и стационарный компьютер
Который работодатель устанавливает в открытом доступе, например, у столовой или при входе в здание.
Принцип работы следующий: сначала кадровый специалист регистрирует сотрудников в системе, и каждому из них на мобильный телефон приходит логин и пароль от личного кабинета. Чтобы оформить заявление, они подходят к стационарному компьютеру и вводят туда полученный логин и пароль. Выбирают тип документа, который хотят заполнить и отправить, заполняют необходимые даты. После чего снова приходит смс с кодом, который нужно ввести на компьютере — это и есть подпись для согласия с полученным документом. После подписания — документ уходит кадровому специалисту.
Стационарный компьютер на предприятии — распространённая практика, под названием «инфокиоск»
2 способ: Мобильная подпись, смс и служебный планшет
Главное удобство дистанционного получения мобильной подписи в том, что не надо никуда ходить. Она выпускается моментально, персонализируется и предоставляет надёжную защиту от рисков использования подписи третьими лицами. А для работодателя, такая подпись обеспечивает обширную доказательную базу для разрешения конфликтных ситуаций в досудебном и судебном порядке.
Как это работает: работник подходит к служебному планшету, авторизуется по логину и паролю, которые были ранее доставлены ему на личный телефон с помощью СМС. Затем в режиме онлайн сканируется лицо и паспорт, выпускается подпись, которой он может подписать необходимый документ или заявление.
Для безопасности, в течение 1-2 минут неактивности в системе автоматически происходит завершение сессии и ключи подписи удаляются. Это поможет избежать ситуаций, когда кто-то другой на планшете может оформить и подписать вместо вас то же заявление на увольнение.
Усиленная СМС-подпись подойдёт для любых документов. Правовое обеспечение процесса выдачи ЭП и долгосрочное хранение данных позволяют решать конфликты длительного срока давности. Это значит, что технология выпуска СМС-подписи предполагает высокий уровень защиты сотрудников и работодателя при трудовых спорах. А технология мобильной подписи ещё и автоматизирует процесс сбора доказательной базы на случай, если сотрудник говорит, что он не подписывал документы. Ей можно подписывать в электронном виде все 99% кадровых документов, разрешенных по ТК РФ.
Что вы можете сделать для своих сотрудников, чтобы облегчить переход на КЭДО?
- Заранее, подробно и доступно расскажите о преимуществах, которые получат сотрудники после нововведения.
Объясните, что КЭДО ускорит работу с документами и освободит от лишней бумажной рутины, когда, чтобы подписать заявление на отпуск, им приходилось идти через весь завод в отдел кадров. - Внедряйте КЭДО поэтапно. Переводите процессы кадрового делопроизводства в электронный формат последовательно и на ограниченной группе сотрудников. Собирайте обратную связь и расширяйте КЭДО на остальные процессы и сотрудников.
- Поставщик КЭДО предоставляет возможности для обучения сотрудников и помощь в освоении новой системы - пользуйтесь этим!
Автоматизация возможна во всех случаях. И если вы давно хотели автоматизировать кадровый ЭДО, но сталкивались с сопротивлением и наличием у сотрудников кнопочных телефонов — выход есть.
Что Вы думаете об этом?