Как работают кадровые агентства: когда к ним обращаться и как оценивать эффективность?

Обычно процесс работы с агентством выглядит следующим образом:

• Работодатель обращается в кадровое агентство (здесь и далее - КА). Нужно быть готовым раскрыть информацию – подробно про компанию, профиль должности, требования к специалисту и заработную плату.
• Работодатель и агентство договариваются об условиях и заключают договор.
• Агентство составляет описание вакансии, либо дорабатывают описание от компании, исходя из своего опыта, чтобы оно выглядело привлекательнее для целевых кандидатов.
• Агентство ищет кандидатов. В ход идут самые разные инструменты - джобборды, собственная база, сорсинг, агрегаторы резюме и прочие источники.
• Агентство проводит оценку кандидатов: рекрутеры верифицируют кандидата по hard и soft skills, прежде чем назначать и проводить собеседования с компанией.
• Далее после итерации организованных агентством собеседований, работодатель принимает решение о найме. Рекрутеры КА составляют аргументированное обоснование, почему компании стоит нанять конкретного кандидата и обсуждают для него предложение о работе (оффер). Конечное решение о том, кого нанимать и на каких условиях остается за менеджер по найму или владельцем бизнеса!
• В итоге, компания значительно экономит время и средства, которые она бы потратила на самостоятельный поиск и обработку кандидатов, и вакансия закрывается быстрее. К тому же, агентство сопровождает кандидата на испытательном сроке и гарантирует бесплатный поиск замены в случае неудачного найма.

Агентства по подбору персонала можно разделить на несколько подгрупп:

1. Массовые или «общие» - они ведут поиск и подбор различных сотрудников: от работников зала в общепите до менеджеров среднего и крупного звена.
2. Специализированные - заточены под конкретное направление. Простой пример: КА, изначально ориентированные на IT-сегмент.
3. Внутренние - работают для одной компании или группы компаний.
4. Агентства, специализирующиеся на сорсинге - занимающиеся первичным отбором кандидатов для последующих собеседований.
5. Аутсорсинговые агентства - Предоставляют услуги по аутсорсингу персонала, то есть предоставляют компаниям сотрудников на определенный период.

На рынке существуют несколько различных моделей оплаты услуг кадрового агентства, но базовых всего два:

1) Фиксированное вознаграждение – услуги оплачиваются заранее оговоренной суммой.

2) Процент от дохода сотрудника – вознаграждение агентства зависит от зарплаты нанимаемого специалиста и может быть:

а) % от годового дохода сотрудника (ГДС). Например, (упрощенно) компания ищет сотрудника на зарплату в 100 000 рублей, т.е. 100 000*12=1 200 000 руб. в год; КА соглашается закрыть эту вакансию за 15% ГДС, таким образом вознаграждение КА составит 1 200 000*15% = 180 000.

б) фиксированный размер в окладах – компания и КА договариваются, что за закрытие вакансии КА возьмет N окладов, предложенных кандидату. Например, (упрощенно), компания ищет сотрудника на зарплату в 100 000 руб.; КА соглашается закрыть эту вакансию за 2 оклада, таким образом вознаграждение КА составит 100 000*2 = 200 000.

1. Когда важна скорость найма

Время на закрытие позиции может варьироваться от 3 недель до полугода, в зависимости от специфики профиля, состояния рынка и других факторов. Если сроки поджимают и отсутствие специалиста негативно влияет на бизнес, привлечение кадрового агентства поможет сократить время найма благодаря уже имеющейся базе кандидатов, часть которых уже прошла предварительную обработку и техническую проверку другими заказчиками.

2. Когда нужно нанять сразу много специалистов

Если найм включает несколько позиций, требуется доступ к широкой базе кандидатов и возможность параллельно вести несколько процессов. Крупное агентство может гибко управлять ресурсами, подключая к поиску как одного, так и десятки рекрутеров.

3. Когда найм волнообразный и важна гибкость

Если в компании нет постоянной потребности в рекрутере на полный рабочий день или процесс подбора идет неравномерно, привлечение рекрутингового агентства становится оптимальным решением. Это позволяет передать часть функций на аутсорсинг и получать кандидатов именно тогда, когда это действительно необходимо, оплачивая услуги только при наличии запроса на найм. В то время как при наличии штатного рекрутера необходимо решать вопрос с его занятостью в периоды отсутствия рабочих задач.

4. Когда нужна экспертиза

Это особенно важно в IT-подборе. Даже опытный рекрутер редко может одинаково эффективно закрывать вакансии в коммерческом департаменте и в отделе разработки или производства, так как требования, модели поведения и необходимые знания в этих областях сильно различаются.

Кадровые агентства, специализирующиеся на IT-подборе, обладают преимуществом благодаря постоянному нахождению в этой среде, обучения различным профильным направлениям и уже имеющегося опыта подбора редких it-кадров, понимания, на каких источниках они «обитают».

5. Когда нужно разгрузить внутреннего HR-специалиста

HR-отдел редко ограничивается только подбором персонала. Внутренние специалисты также занимаются адаптацией новичков, организацией обучения, оценкой сотрудников, проведением внутренних мероприятий и иногда даже предоставлением психологической помощи. Сейчас также популярны и требуют временных затрат well-being программы и тренд на удержание текущих специалистов.

В этом всем многообразии – самое простое, что можно передать внешнему ресурсу, тем самым освободив время hr для решения более насущных вопросов – это найм. К тому же, «сладких» кандидатов, готовых к смене работы, попросту могут увести компании-конкуренты, оперативнее проведя с ним процессинг.

Предположим, вы, как представитель бизнеса, определились, что хотите привлечь агентство. На какие параметры стоит обращать внимание при выборе?

1. Время закрытия вакансий

Важнейшая валюта для бизнеса — время. Спрашивайте средний срок закрытия вакансий. Желательно именно по аналогичному профилю.

2. Обратная связь от предыдущих клиентов

Если вы еще не работаете с агентством, изучите отзывы на открытых площадках, оставленные нанимающими менеджерами. Обратите внимание на профиль компаний, в которые агентство ранее подбирало специалистов. Если у агентства уже был успешный опыт подбора для схожих проектов (например, в производственной компании с аналогичным стеком технологий и видом деятельности), стоит уделить этому внимание.

Не спешите доверять всему, что пишут в отзывах — положительные тексты могут быть заказными. Постарайтесь найти авторов отзывов и пообщаться с ними лично. Клиенты агентства смогут рассказать, что именно им понравилось или не понравилось в сотрудничестве. Принятие решения, основанного на реальном опыте других людей, будет более взвешенным и обоснованным.

Если вы уже работаете с агентством, обратитесь к кандидатам, пришедшим от него. Узнайте, как проходило взаимодействие, была ли обратная связь оперативной и качественной. Это лучший способ оценить, как агентство может повлиять на вашу репутацию.

3. Качество предоставляемых кандидатов

Речь идет как о технических навыках специалистов, так и о софт скиллах. Потратьте время на анализ предоставляемых КА резюме и сопроводительных писем, сравнив с результатами внутренних встреч и технических интервью с кандидатами. В некоторых случаях, обещая выработку вроде «показываем 2-3 резюме в неделю», агентства могут лукавить — из числа показанных за неделю специалистов под ваш запрос может подойти лишь один, либо никто — такие случаи также не редкость.

У большинства агентств есть пробный период взаимодействия. Попросите прислать первый пул пристрелочных кандидатов, подписав гарантийное письмо.

Метрики, которые можно посмотреть в этом разрезе:

% кандидатов, которых нанимающий менеджер одобрил и пригласил на собеседование

% кандидатов, перешедших из показанных резюме в собеседования

4. Стоимость и формат оплаты услуг

Цены на услуги кадровых агентств на рынке существенно различаются. Некоторые агентства требуют предоплату за первичный поиск и аналитику, тогда как другие выставляют счет уже по факту выхода кандидата на работу.

Сравните коммерческие предложения и уделите время оценке затрат на внутренний подбор специалиста для вашей компании (важно сравнивать не только в сравнении агентств, но и в сравнении своих затрат на найм), как в финансовом плане, так и в ресурсах, необходимых для поиска.

Важно помнить, что нельзя руководствоваться только ценой. Изучите, какие услуги и метрики предлагает агентство за свои деньги. Часто выбор «недорогого агентства» приводит к растрате бюджета, трате времени дорогих специалистов на низкий выход или даже угрозе репутации компании. Низкоквалифицированные специалисты могут неграмотно взаимодействовать с кандидатами от лица вашей компании или игнорировать отказы кандидатам. Будьте внимательны: за низкой ценой в 10% от годового дохода сотрудника не может стоять высокое качество и полный спектр необходимых ресурсов — это будет нерентабельным.

5. Гарантии агентства и процент замен

Трудоустроить специалиста — лишь половина дела. Вторая половина заключается в том, чтобы удержать его в компании. Здесь, помимо стандартных хард скиллов, рекрутер должен обладать навыками эмпатии и умением давать грамотную обратную связь.

Запросите у агентства статистику по гарантийным обязательствам. Профессиональные агентства, как правило, не превышают 10-15% по количеству реализованных замен.

6. Экспертность агентства и его сотрудников

Разные специализированные агентства фокусируются на различных направлениях, и это относится и к конкретным рекрутерам. Кто-то ориентируется на финтех, кто-то — на крупные компании, где только развивается IT-департамент.

На что стоит обращать внимание в этом случае?

— Присутствие агентства в медийном поле: проведение мероприятий и лекций для повышения экспертности сотрудников, участие в профессиональном сообществе, публикация материалов и т.д.

— Сильные и слабые стороны рекрутеров: оцените их подход к работе и уровень экспертизы на рынке. Запросите возможность пообщаться с конкретным рекрутером, который будет работать над вашей позицией. Спросите о стаже работы и специализации/наличии дополнительного обучения.

7. Прозрачность документооборота и отчетности

Обращайте внимание на особенности ведения документооборота и проверяйте юридические лица, с которыми сотрудничаете. Запрашивайте подробные отчеты о проделанной работе, включая акты и подписанные ранее договоры. Это поможет избежать ситуаций, когда ваша предоплата уйдет какому-нибудь сомнительному провайдеру.

Кроме того, наличие прозрачных процессов и четкой отчетности свидетельствует о профессионализме и надежности агентства, что в долгосрочной перспективе минимизирует риски и способствует успешному сотрудничеству.

8. Профессиональная этика

Обеспечение своевременной обратной связи кандидатам и заказчику, предоставление специалистам полной информации о вакансии, исключение излишнего «приукрашивания» позиции и сокрытия важных данных в общении с потенциальными сотрудниками — все это необходимо учитывать при работе с кадровым агентством. Ведь в период поиска агентство становится «лицом» вашей компании, по которому в дальнейшем будут судить о ней в целом. Если ваше «лицо» обманывает соискателей, стремясь быстрее закрыть позицию ради собственной выгоды, это негативно сказывается на репутации компании.

Еще раз отмечу, что кадровые агентства — лишь инструмент в руках бизнеса, который способен как сэкономить ваши средства, так и нанести ущерб вашему бюджету. Опирайтесь исключительно на проверенные компании, которые подходят вам по запросу и подходу к работе. Не стоит судить обо всех агентствах по отдельным негативным примерам — на рынке существует множество агентств и рекрутеров с проверенными методиками и десятками довольных клиентов.