Как презентовать и защитить HR-мероприятие перед руководством

Придумать и сконструировать интересное и полезное HR-мероприятие — это только полдела. Не менее важно уметь донести свою идею до людей. принимающих финальное решение. О том, как это делать, рассказывает Татьяна Спурнова , генеральный директор MaxMedium Creative MICE Agency.

Ежедневно я презентую проекты и «продаю» идеи и события на разном уровне от первых лиц до менеджеров и с радостью поделюсь своим опытом.

Читайте также: Как подготовить блестящую презентацию, если "я совсем не умею говорить"

Итак, вам нужно защитить проект, проект, направленный на работу с сотрудниками — HR-мероприятие.

Давайте поймем для начала, где должен начинаться этот путь? Точно не на готовой презентации по итогам проведенного тендера, которую нужно «завернуть для продажи» руководителю .

Этот путь должен начинаться на этапе планирования события, до начала его разработки. Несколько лет назад случился бум инициативных тендеров. Для меня инициативный тендер — это когда клиент будоражит рынок, получает предложения, и потом возвращается с ответом — руководство не одобрило проект и мою идею.

В этот период в процедуру снятия брифа с клиента у нас вошел новый обязательный вопрос «Согласовано ли проведение события с руководством?». А в процесс решения (брать или не брать тендер в работу) — галочка, означающая, что событие согласовано с руководством. А значит, на стратегическом уровне оно необходимо компании, на него будет выделен бюджет, что с максимальной долей вероятности есть понимание целей его проведения, то есть, что существует понимание ожидаемого результата.

Вернусь к точке старта. На уровне планирования важно понять курс и цели компании, свериться по ним с руководством и согласовать, что нужна работа с людьми для:

-  Трансляции определенных сообщений (новостей, планов, донесения изменений, подведения итогов, анонсов, лончей, открытий или запусков и так далее)

-   Укрепления лояльности и в чем конкретно ее нужно укреплять. «Укрепление лояльности» — фраза, часто встречающаяся в брифах наравне со словом «мотивация». Но у каждой компании за этими понятиями будет стоять своя история и пул задач. В рамках общения с клиентами мы задаем вопросы про лояльность и мотивацию: если этот пункт есть, значит ли это, что целевая аудитория не демонстрирует лояльность компании? Часто ответ «нет, все отлично, все лояльны». Тогда в чем суть укрепления? И здесь в рамках беседы обычно удается докопаться до предпосылок: например, зарплата ниже, чем у конкурентов, но при этом рабочая среда лучше. Или высокий уровень хантинга сотрудников, или в компании проходит реорганизация и сотрудники не чувствую себя защищенным, или поставлен сложно выполнимый план и команда демотивирована, так как все время находится в статусе «недовыполнения плана» и так далее.

-  Обучение, укрепления или освоения новых навыков.

-  Возможно, есть поводы, которые нужно отметить — юбилей, дни рождения компании, открытие офиса/ завода и так далее.

-  Соблюдения традиций — Новый год, профессиональные или календарные праздники.

-   Другие поводы.

Вторая точка сверки — что будет для руководителя результатом. В зависимости от повода, это может быть даже укрепление его авторитета и лидерской позиции. Да, это одна из важных задач при проведении мероприятий, если компания находится в стадии изменений или даже если процессы изменений происходят во вне, как сейчас при ситуации с коронавирусом. Руководитель, который знает, что он делает, — открыто коммуницирует, транслирует план действий — вызывает уважение, чувство определенности, что как раз формирует лояльность, уверенность в завтрашнем дне у команды .

Сейчас целью может быть демонстрация стабильности компании через проведение события — «мы проводим традиционное мероприятие, когда все вокруг все отменяют, и это говорит о нашей стабильности, важности традиций и заботе о людях». Либо нужно донести цели, которые потребуют от людей изменений и очень быстрого получения и применения новых знаний и навыков, и через организуемую конференцию с мастер-классами важно дать людям эти навыки.

После этого важно качественно транслировать это поставщикам, и вот у вас на руках уже варианты, и вы готовы идти к руководителю на защиту.

Как подготовиться и как выстроить презентацию:

Заранее узнайте, сколько у вас будет времени на защиту и ответы на вопросы. Не забывайте, что руководитель — это чаще всего человек предпринимательского склада характера, а такие люди воспринимают информацию «сверху вниз» или от общего к частному или от проблемы к решению.

То есть, если вы скажете, что у вас будет 12 площадок активностей, вкусная еда и его выступление с подведением итогов и объявлением планов на следующий период, то скорее всего потерпите фиаско. Лучше объяснить, как это мероприятие решит проблему, и как этот результат поможет лично ему и бизнесу.

У меня есть формула: цель-аргументы-инструменты-результат.

Цель: зачем проводится событие? Эта сверка не помешает в начале презентации.

Аргументы: почему предложено именно такое решение, как оно повлияет на финансовый результат бизнеса? Например, мы видим, что сейчас важно усилить как вертикальные, так и кросс-функциональные коммуникацию, и они должны работать в обе стороны, поэтому мы предлагаем неформальную конференцию с квестом, основа которого — важность работы с информацией, ее обработка, дальнейшая передача и командный результат.

Если в вашем решении есть какие-то риски, обязательно их обозначьте, и продемонстрируйте, что вы ими управляете. Например, мы видим риск низкой вовлеченности, но мы продумали дополнительную мотивацию в виде призов, альтернативные коммуникации с участниками (например, не только участник должен прийти на активность, но у вас есть мобильные задания, которые сами «настигают» участников и так далее).

Инструменты: как мы это реализуем? Какие ресурсы необходимы? На этом этапе вы переходите к конкретным действиям — с помощью чего вы добьетесь результата. На примере с неформальной конференцией и последующим квестом, вы показываете примеры заданий, темы выступлений и как они помогут в улучшении коммуникативных навыков команды.

Не уходите в «дебри», в мелкие детали.

Результат: что получим в итоге, и как он отразится на бизнесе. Помните, ваша задача — предлагать решения, релевантные текущим задачам бизнеса, мыслить с точки зрения стратегии, а не только тактики.

Смотрите также: 3 компонента эффективного выступления

Общайтесь на понятном руководителю языке, не усложняйте, не используйте термины, которые ему могут быть непонятны.

Обязательно оставьте время на вопросы и ответы.

Используйте укороченную презентацию. Если есть несколько идей, обязательно сделайте анализ и сводный файл, с плюсами и минусами каждого решения.

И, наверное, главный совет: не бойтесь своих руководителей! Не бойтесь общаться, обсуждат-, помогать им решать бизнес задачи, быть опорой и поддержкой! I don’t give problems, I give solutions — пусть это будет вашим девизом при общении с руководством!

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна