Как правильно принять и уволить сотрудника, если у него ЭТК

Меры безопасности из-за пандемии увели на второй план тему, которая считалась главной в 2020 году. Речь об электронных трудовых книжках. Работодатели должны были уведомить сотрудников о переходе, а они – до конца года должны решить, какой формат книжки оставляют.

И хотя некоторые этапы проекта отодвигали и еще могут сдвинуть, он идет полным ходом. На практике у наших клиентов уже около 70% сотрудников уже сделали выбор. Но вместе с этим возникают и новые вопросы, на которые закон не всегда дает четкий ответ.

Читайте также: Предъявите документы: как оформить сотрудникам удаленную работу

Например, как правильно оформлять в штат или расторгать трудовой договор, если у сотрудника уже ЭТК?

Скажем, на предыдущем месте работы человек уже подал заявление о переходе на электронную книжку, а сейчас он устраивается в вашу компанию. Это значит, что на прошлом месте бумажную книжку ему уже выдали на руки. И в ней компания должна была внести запись о том, что он перешел на ЭТК, в соответствии со ст.66.1 ТК РФ. А еще при увольнении в прошлой организации ему выдали справку по форме СТД-Р с отметкой о дате подачи заявления на электронную книжку.

На основании ст. 65 и 66.1 Кодекса человек при устройстве на работу обязан предъявить вам трудовую книжку с этой записью и/или справку СТД-Р. Это нужно для подтверждения его стажа. Предъявлять все остальные документы нужно так же, как и ранее. Таким образом, вы будете точно знать, что он перешел на электронный вариант, и нового заявления от него не нужно.

Также не надо и вносить записи в книгу учета движения трудовых книжек. На основании пп. 40 и 41 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в ней регистрируются книжки, принятые при трудоустройстве. А форма СТД-Р трудовой книжкой не является и используется для предоставления сведений о трудовой деятельности. Если же он решил пока остаться с бумажным документом, то в любой момент в будущем может написать вам заявление о том, что хочет перейти на ЭТК.

Вторая ситуация связана с расторжением договора. В день увольнения вы обязаны выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о работе по форме СТД-Р и сделать расчеты. Также по заявлению сотрудника вам надо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Об этом напоминает ч.4 ст. 81 ТК РФ.

Напомню, согласно ч.5 ст. 66.1 Кодекса компания должна предоставить человеку сведения о его трудовой деятельности так, как он указал в своем заявлении: заверенные на бумажном носителе или в виде файла, подписанного квалифицированной электронной подписью. При увольнении информацию ему надо предоставить в этот же день.

Таким образом, если человек перешел на ЭТК, в день увольнения вы предоставляете ему сведения по форме СТД-Р. А вот когда это сделать невозможно, например, из-за болезни сотрудника, вам придется отправить их ему на бумажном носителе по почте заказным письмом. Только после отправки такого письма вы не будете нести ответственности за задержку предоставления сведений.

Кроме формы СТД-Р вы также выдаете работнику справку о сумме заработка по форме , утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н, и выписки из форм СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-М. Обязанность их выдать предусматривает ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Смотрите также: Как PepsiCo автоматизировала кадровое администрирование

Копию приказа об увольнении в день увольнения работнику выдавать не обязательно, так как она относится к числу документов, которые выдаются по письменному заявлению работника (ст. 62 ТК РФ). Но при желании вы можете выдать эту копию и по своей инициативе.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна