Как идеально настроить бизнес-процессы в компании

На раз, два, три. Любой руководитель мечтает, чтобы его компания работала как часы. Но завести механизм удается далеко не с первого раза. Какие простые 5 шагов могут вам помочь, порталу HR-tv.ru рассказала Наталья Кузуб , начальник отдела обучения и развития персонала Компании Металл Профиль.

Для начала давайте определим, что означает термин «бизнес-процесс».  Бизнес-процесс — это совокупность логически связанных и повторяющихся действий, мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Читайте также: Зрелость процессов как основа повышения эффективности

Зачем необходимы бизнес-процессы или «мы же как-то работали»:

1. Бизнес-процессы позволяют определить зону ответственности и зону полномочий участников. Проще говоря, каждый участник бизнес-процесса понимает, что делать, в какой момент времени выполнять то или иное действие и к какому ожидаемому результату все это приведет.

2. Бизнес-процессы обеспечивают эффективное кросс-функциональное взаимодействие подразделений компании.

3. Бизнес-процессы регламентируют и стандартизируют работу компании, тем самым дают основание для контроля.

Пошаговая инструкция по настройке бизнес-процессов

Шаг 1. Постановка цели

В первую очередь необходимо разобраться, что и как происходит в компании. Для этого изучите регламентирующие документы, текущую структуру процесса и действующие схемы, поговорите с участниками, понаблюдайте за их взаимодействием, узнайте, какие ресурсы используются.

Определите узкие моменты, выявите проблемы и возможности для их устранения. Установите количественные и качественные показатели результата.

Шаг 2. Моделирование и разработка

До начала этапа необходимо решить, кто из сотрудников будет участвовать в моделировании и разработке бизнес-процесса. Для этого потребуется создать рабочую команду или проектную группу и определить роли: лидер команды, владелец процесса, эксперт и т.п. Оптимальное количество участников – 3-5.

При формировании команды учитывайте, что участник команды должен:

- обладать знаниями и опытом в области бизнес-процесса;

- иметь мотивацию и желание совершенствовать бизнес-процесс;

- иметь способность к сотрудничеству и обладать коммуникативными навыками для конструктивного взаимодействия;

В проектную группу не стоит включать сотрудников, у которых отсутствует время.

Моделирование процесса требует описание взаимосвязанных действий. Для этого можно воспользоваться тремя основными инструментами – текстовым, графическим и табличным.

Текстовый инструмент – описание в свободной или регламентированной форме последовательности шагов. Инструмент эффективен на начальном этапе моделирования бизнес-процессов, когда необходимо записать мысли и идеи.

Графический инструмент – позволяет визуализировать взаимосвязанные действия, описать алгоритмы в виде блоков. Графические инструменты способствуют простоте восприятия информации.

Табличный инструмент – содержит графы с этапами и описанием действий, ожидаемым результатом, ответственными, сроками и т.п.

При описании бизнес-процессов необходимо получить ответы на следующие вопросы: Что? Зачем? Кто? Когда? Как?

Шаг 3. Тестирование

Этап позволяет выявить подводные камни и устранить причины возникновения сложностей, определить соответствие бизнес-процесса заданным целям.

Проверьте, как будет работать бизнес-процесс в конкретном отделе/ подразделении/ филиале. Для этого задействуйте сотрудников, которые будут принимать участие в цепочке действий. При необходимости внесите коррективы.

Шаг 4. Регламентирование

Регламентирование бизнес-процесса является базой знаний для всех сотрудников/ должностей/ подразделений компании, которые принимают в нем непосредственное участие. Стандартизация действий, мероприятий или задач обеспечивает возможность управления процессами и, соответственно, позволяет устанавливать точки контроля.

Формальный подход к регламентированию приводит к тому, что создается документ, который не работает на практике.

При регламентировании соблюдайте основные правила:

1. Документ должен быть описан простым и доступным языком так, чтобы, к примеру, любой «новичок», пришедший в компанию, понимал описанный бизнес-процесс;

2. Документ должен быть структурирован, логика и последовательность действий должны быть соблюдены (вход-выход на каждом этапе);

3. До выпуска документа «в свет» согласуйте его с сотрудниками, которые участвовали в разработке бизнес-процесса.

Шаг 5. Внедрение и контроль

До внедрения бизнес-процесса в компании необходима подготовка:

1. Организуйте коммуникацию со всеми сотрудников компании, на которых повлияет внедрение бизнес-процесса. Расскажите о проблемах, которые позволит решить внедрение бизнес-процесса, о преимуществах выполнения новых правил как для компании, так и для самого сотрудника.

2. Обучите работе с процессом – создайте инструкцию или блок-схему, которые наглядно покажут последовательность действий, сроки выполнения, ожидаемый результат и т. п.

Запускайте процесс, но будьте готовы к тому, что, в зависимости от степени сложности процесса, вам потребуется постоянно контролировать его в течение 1-3 месяцев.

В дальнейшем при проведения выборочного аудита можно использовать чек-листы.

Читайте также: 8 причин низкой продуктивности персонала

Шаг 6. Оптимизация

Знайте, что бизнес-процессов, выстроенных в компании на века, не бывает. Чтобы вовремя реагировать на изменения рынка и быть конкурентоспособной компанией, требуется регулярно пересматривать бизнес-процессы.

Для этого уже при проведении выборочных аудитов можно понять, где находятся узкие места, какие действия не приносят ожидаемый результат, требуют бо́льших ресурсов.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна