Как эффективно информировать персонал

«А я не знал…» – одна из самых распространенных отговорок сотрудников. Как доводить важную информацию максимально быстро и эффективно, чтобы никто в коллективе не остался в неведении, порталу HR-tv.ru рассказала Екатерина Горяная , руководитель группы консультантов международного кадрового xолдинга.

В современном мире без информации не обойтись, важно не просто ею обладать, а грамотно управлять. В профессиональной деятельности, особенно на позициях, предполагающих в подчинении группы или отдельных сотрудников, требуется своевременно, лаконично и в соответствие с приоритетами передавать и распространять информацию.

Вопрос эффективности не перестает быть актуальным, и улучшение процесса передачи или информирования сотрудников является одним из самых главных для многих компаний.

Читайте также: I am HR, baby, или Как выстраивать коммуникации

Как построить продуктивную систему коммуникации с сотрудниками?  Чтобы, в частности, быть уверенными – все, кого это касается, вовремя и в полном объеме знакомятся с новостями и нужными им данными.  Однозначного ответа нет, и не может быть, так как речь идет о людях.

В рамках компаний существуют формальные инструменты передачи и оповещения. Самый распространенный из них – корпоративная почта . Прежде чем воспользоваться данным инструментом, важно понимать – какова цель сообщения, на какую аудиторию или группу рассчитана информация, что именно необходимо сообщить, форма оптимальной обратной связи (если это необходимо).

Первый вид сообщений – информирующее письмо . Как правило, это новости о проекте, компании, изменениях корпоративных правил, сведения об отрасли и т.п. Такого рода письма не требуют от получателей ответа. Здесь есть свои правила: Очень важно соблюсти все формальности, принятые в компании  –  кто является прямым получателем письма, кого необходимо поставить в копию, выдержать корпоративный письменный стиль. Вербальная коммуникация очень отличается от письменного выражения – у всех разное восприятие, и даже одни и те же слова, сказанные устно и написанные в письме,  могут привести к разному пониманию и трактовке.

Справедлива фраза о том, что труднее управлять теми людьми, которые не подчиняются напрямую. К письменному обращению это также относится. Если письмо направлено  подчиненным, то оно может быть написано более директивно. Текст сообщения для всех сотрудников компании, коллег или топ-менеджеров необходимо сформулировать  более отстраненно и формально, используя более деловые выражения и в корпоративном формате. В моей практике было немало случаев, когда из-за неверной трактовки или резкого формата письма возникали конфликты внутри компаний.

Если  текст сообщения предполагает какую-то реакцию или действие (выполнить задание т.п.),  то структура письма должна быть выстроена таким образом, чтобы были четко понятны сроки и характер ответа. Целесообразно закончить, попросив подтверждение о получении сообщения. Преимущества этого метода коммуникации  – большой охват аудитории. Недостаток – не все получатели (по разным причинам – сбой в доставке почты, невнимательность, спам-фильтры и т.п.) могут ознакомиться с информацией. С сотрудником, от которого нет ответной реакции, необходимо переговорить – по телефону или, если вопрос важный, при личной встрече.  Сложнее добиться обратной связи от тех, кто не находится в прямом подчинении. Здесь важно также обозначить срок для ответа, а  в копию письма поставить руководителя – это привлечет  внимание непосредственного получателя. Если  реакции от работника не последует – информация может быть передана его начальнику, и характер взаимодействия изменится.

Второй инструмент – встречи, собрания . Здесь также все зависит от целевой аудитории, формата встречи и важности информации. Предварительно, как правило, назначается (по согласованию со всеми участниками) дата, время, обозначается тема данной встречи. Безусловно, положительным моментом является то, что в данном формате можно быть уверенным, что информация будет донесена до сотрудников, а также наличие визуального контакта. Недостатком данного метода можно назвать не всегда высокую вероятность усвоения информации и частичная потеря сути на следующий день после собрания. Чтобы этого избежать, как правило, руководителю или ответственному сотруднику необходимо сформулировать meeting minutes – краткое резюме, что обсуждалось на переговорах,  о чем договорились, и направить всем участникам.

Третий способ коммуникации сотрудников – это публикация информации в социальных сетях в корпоративных группах, на интранет-сайте или размещение на специальном  стенде в офисе. Сюда же можно включить и корпоративные рассылки. Преимущество метода – возможность охватить большое количество сотрудников и  не ограниченный объем информации. Недостаток очевиден – далеко не все читают внимательно общие рассылки и заходят на сайт компании.

Если же говорить об обратной связи и её значимости, то многое зависит от специфики информации, целевой аудитории, сроков и цели, с которой данная информация доносится до сотрудников. Проще говоря, обратная связь не всегда является обязательной и, тем более, нормой. В случае необходимости ответа от работников в подчинении хорошо работает коммуникация в электронной почте и личные встречи. Размещение в социальных сетях и на портале будет менее эффективно.

Читайте также: Культура обратной связи: из HR-бантика в мощный инструмент

В заключении хотелось бы сказать, что грамотное управление и выстраивание коммуникации среди отделов, основанное не на директивном или авторитарном стиле управления, даст больше возможностей для взаимодействия и полезный эффект, чем в случае отсутствия подобной системы. Информация тесно связана с людьми и их восприятием, и одно и то же сообщение разные люди могут трактовать по-разному.  Поэтому важно не только ЧТО именно говорить, писать, передавать, а важнее всего КАК именно это делать. В любом случае, «сарафанное радио» никто не отменял, поэтому каждая коммуникация и каждое действие должны иметь конкретную цель и звучать в позитивном ключе.

Таким образом, секрет эффективного взаимодействия с сотрудниками через передачу информации звучит так: четко осознавать – что хотим сказать, как хотим сказать, зачем (цель) и какой ожидаем результат от данного взаимодействия. Ориентируясь на ключевые точки, передача информации будет более эффективной и обратная связь, если она необходима, будет более точной и конструктивной.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна