Электронный документооборот с физическими лицами

Одним из сложных процессов в компании «АстраЗенека» является организация мероприятий, которая связана с большим количеством рутинных задач: взаимодействие с физическими лицами, печать материалов, логистика, хранение и утилизация документов. На скорость обработки документов также влияет человеческий фактор. Поэтому компания приняла решение о трансформации в цифру в первую очередь данного процесса.

Компания «АстраЗенека» выполнила интеграцию всех процессов во внутренней корпоративной системе с платформой выбранного оператора. Это позволило ускорить и упростить процесс взаимодействия с физическими лицами за счет:

• Простого подписания документов: подписание выглядит как ввод кода из смс-сообщения. Подписант определяется автоматически в соответствии с лимитами по доверенности. В системе настроен прозрачный и четкий процесс отслеживания дат формирования и подписания документов.
• Уменьшения сроков между услугой и оплатой: сокращение срока подписания договора и актов выполненных работ благодаря доступности сервиса 24/7, а также экономия времени сотрудников компании за счет отсутствия необходимости организовывать дополнительные личные встречи для подписания документов.
• Хранения документов онлайн: возможность хранить все документы по услугам в одном месте неограниченное время, полное исключение необходимости хранить физические документы.
• Легкости в получении НЭП: НЭП выдается дистанционно удостоверяющим центром бесплатно как сотрудникам компании, так и физическим лицам, с которыми работает компания. Для идентификации личности достаточно иметь подтвержденную запись в Госуслугах.

Перед проектом было поставлено несколько задач:

1. Ускорение процесса обработки документов, а также минимизация риска потери оригиналов документов.
2. Ускорение процесса оплаты физическим лицам за услуги.
3. Сокращение расходов и времени на пересылку оригиналов документов из регионов в центральный офис.

Проект стартовал в апреле 2023 года. На этом этапе был определен дизайн будущего процесса электронного документооборота и его прототипирование.

Июнь-июль 2023 года – разработка интеграции внутренней системы управления мероприятиями с системой Контур Сайн.

Август 2023 года – пилотирование, тестовая эксплуатация, разработка обучающих и поясняющих материалов по электронному документообороту и получение НЭП.

Сентябрь 2023 года – запуск нового процесса внутри компании, обучение сотрудников, работающих с физлицами, промо-кампания с привлечением амбассадоров из бизнеса, работа с физическими лицами по переходу на электронный документооборот, регулярные дайджесты и отчет о первых результатах.

Октябрь 2023 года – настоящее время – продолжение активного продвижения электронного документооборота среди сотрудников, чтобы увеличить его долю до 50% в 2024 году.

«АстраЗенека» одной из первых в фарминдустрии предложила физическим лицам упрощенный способ подписания документов. До появления неквалифицированной электронной подписи и оператора Контур Сайн другие компании пытались использовать квалифицированную электронную подпись, для получения которой требуется очный визит в аккредитованный удостоверяющий центр. А это требует дополнительного личного времени физического лица и является большим препятствием для цифрового перехода. Полученный опыт и обучающие материалы, созданные при внедрении проекта, были включены в методические рекомендации по организации электронного документооборота в отраслевые ассоциации.

Конкретные результаты проекта:

• 35% от общего объема документов в настоящий момент проходят через электронный документооборот,
• сроки оплаты с даты оказания услуги уменьшились в 2 раза,
• 100% опрошенных сотрудников отмечают, что использование электронной системы делает процесс документооборота максимально эффективным
• исключены потери документов.