Электронные трудовые книжки: когда введут и чего опасаться?

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность передавать сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР в электронном виде.

Что ждать от введения электронных трудовых книжек? Зачем они нужны? Кто выиграет от такого перехода и выиграет ли? Эти и другие вопросы комментирует Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала Северсталь-Центр Единого Сервиса.

Что означает для работодателя переход на электронные трудовые книжки?

Ранее пработодатель передавал в ПФР данные о работнике и отчислениях в пенсионный фонд, с 1 января 2020 года будет передавать информацию о должности сотрудника и даты работы, т.е. сообщать о факте найма, перехода на другую позицию и увольнения.

На текущий момент остается открытым вопрос о том, как быть с данными о предыдущей трудовой деятельности сотрудника, в законодательстве это не предусмотрено. Картина прояснится, когда будут предоставлены форматы передачи отчетов, эта информация появится ближе к концу года.

Кто выигрывает от введения электронных трудовых книжек?

Прежде всего, хочу отметить, что главное отличие электронной книжки от бумажной — вся информация о трудовой деятельности будет храниться в электронном виде и у работодателя, и в Пенсионном Фонде (ПФР). Оцифруют все данные, которые сейчас вносятся в трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, за исключением сведений об образовании сотрудника и его поощрениях.

Читайте также: Электронные трудовые книжки: к переходу готовы

При этом электронные книжки имеют ряд преимуществ:

• их невозможно потерять или подделать;
• работнику не нужно предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами;
• кадровики быстро получают сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу;
• у работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

От этого выигрывают все. Работодатель выигрывает, поскольку значительно экономит время на ведении трудовых книжек в бумажном виде: тут и экономия ресурсов, и экономия бюджета.

Выигрывает ПФР, который к моменту расчета пенсии будет обладать полной информацией о трудовой деятельности гражданина.  Возможно не сразу, все зависит от того, как и когда будут внесены данные за периоды до 1 января 2020 года.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также оперативно прислать информацию о своем рабочем стаже при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно.

Где будут храниться данные электронных трудовых книжек? Кто будет иметь к ним доступ?

Вся информация будет храниться в базе данных Пенсионного Фонда. Каждый работающий человек будет иметь доступ к своей электронной трудовой книжке.

Как будут предоставляться доступы юридическим лицам?

Есть несколько вариантов:

1) Самый вероятный: Только действующий работодатель будет иметь доступ к электронной трудовой книжке сотрудника.
Это означает, что если на этапе подбора персонала работодатель захочет проверить карьерную историю соискателя - он запросит у него выписку из электронной трудовой книжки.

2) Невероятный.  Все работодатели будут иметь доступ ко всем электронным трудовым книжкам.  Этот вариант входит в противоречие с законом о персональных данных.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Переход от бумажных трудовых книжек к электронным будет проходить поэтапно. При этом от бумажных трудовых книжек могут со временем отказаться. Тем не менее, в течении 2020 года работник может написать заявление с просьбой о ведении бумажной версии одновременно с цифровой. В этом случае работодатель обязан дублировать сведения и в электронной книжке, и в бумажной, но с 1 января 2021 года для людей, поступивших на первую в жизни работу, ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронной форме.

Как будут передаваться данные в Пенсионный фонд?

Сегодня для этого используется технический формат xml. Будет ли разработан новый формат передачи данных в ПФР или расширен существующий, пока не известно. Информация передается в  Пенсионный фонд до 15 числа месяца, следующего за отчетным ( например, за январь - до 15 февраля). Эти же сроки определены для электронных трудовых книжек с 01 января 2020 года.

2020 год –это пилотный год проекта, с 2021 года сроки становятся жестче. Так, информация о приеме или увольнении должна быть передана на следующий день после соответствующего события. В 2021 году на электронные трудовые книжки перейдут и малые предприятия (менее 25 сотрудников).

К акая информация будет передаваться в Пенсионный фонд работодателем?

Работодатели будут предоставлять:

• идентификатор работника(СНИЛС);
• даты начала и окончания работы на данной позиции;
• данные о должности работника;
• информацию о внутренних перемещениях, а также перемещениях между работодателями.

Новостные каналы ранее много писали о том, что Пенсионный фонд оцифровал данные трудовых книжек. Так ли это на самом деле? Из каких источников была взята эта информация?

До 01 января 2020 года информация, которую подавали в Пенсионный фонд, содержала название юридического лица, месяц перечисления и данные об отчислениях в ПФР. Данных о должностях и дат смены работы в Пенсионном фонде нет. Поэтому так называемые исторические данные существуют только в ограниченной форме.

После начала использования электронных трудовых книжек встанет вопрос об оцифровке истории трудовой деятельности сотрудников.

Здесь несколько вариантов развития событий: например, действующий работодатель передает всю историю работы сотрудника на конкретное юридическое лицо. В этом случае будут получены полные данные хотя бы по текущему работодателю.

Сведения в трудовой книжке о других местах работы – ответственность других юридических лиц. И в этом случае возможен сценарий оцифровки через МФЦ. Текущий работодатель дает работнику заверенную копию бумажной трудовой книжки, тот идет с ней в МФЦ и там ее оцифровывают. В этом случае Пенсионный фонд будет обладать полной информацией о трудовой деятельности, передвижениям работника и всем этапам его трудовой деятельности.

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Этот вопрос - один из основных, которыми сейчас задаются кадровики и руководители компаний. Он действительно вызывает определенную тревогу и вот почему: Минтруд уже предложил перечень мер, которые понадобится провести для перехода на новые правила.

Среди них:

- с участием  профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;

- письменно уведомить работников о грядущих изменениях.

Также придется обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

Более того, планируется предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц:

- за нарушение сроков подачи сведений;

- за направление неполной или недостоверной информации.

Означает ли это переход на следующий этап цифровизации?

Федеральная налоговая служба и Пенсионный фонд быстро идут по пути внедрения современных технологий и мы очень рады видеть эти позитивные изменения, с точки зрения трудового права, в том числе.

Смотрите также: Решение задач работодателя через учебные бизнес-кейсы

Заметен прогресс по электронным больничным, электронной трудовой книжке, также ждем позитивных перемен и с электронной подписью в трудовом праве. Это касается как законодательного утверждения использования НКЭП (неквалифицированной электронной подписи), так и правового определения применения простой электронной подписи.

Хотелось бы, чтобы следующим этапом развития кадрового делопроизводства был полный переход на цифровой документооборот с использованием электронных подписей.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна