Что надо знать работодателям об изменениях в ЭДО с 1 марта 2023 года

Появились некоторые требования к форме и составу электронного документа, названию файлов, электронной подписи: например, в документе должны быть основная часть, приложения, электронная подпись, описание, а все файлы документа, связанного с работой, должны располагаться в корневом каталоге.

Теперь основной документ, который подписывается ЭЦП, должен быть в формате PDF/A-1A (это версия формата PDF для архивирования и хранения электронных документов). При этом приложения могут быть в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, то есть, по сути, в любом формате. Однако надо разделять по отдельным файлам сам документ и приложения к нему и подписывать их отдельно.

Электронная подпись должна быть в виде файлов ЭП (у ЭЦП могут быть свои файлы) в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ и ФЗ от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но это касается усиленной ЭЦП. Согласно разъяснениям Минтруда, если документ подписан простой электронной подписью, отдельный файл подписи прикладывать не надо.

Если для подписей выдается доверенность уполномоченному лицу организации, она должна быть машиночитаемой с учетом приказа Минцифры от 18.10.2021 № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях».

«Дело в том, что в файле с электронной подписью указано только ФИО уполномоченного, поэтому и нужна машиночитаемая доверенность. Причем сформировать ее надо в электронной форме в формате XML, в крайнем случае – PDF. Но не пугайтесь, если увидите что-то другое: у налоговой службы и других ведомств могут быть другие форматы, которые соответствуют установленным требованиям. Кстати, создать доверенность и проверить ее можно с помощью бесплатных сервисов. Самый простой вариант – на сайте ФНС», - объяснила Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

Добавим, что Минтруд тут же уточнил, может ли документ подписать представитель работодателя без машиночитаемой доверенности — оказывается, может, если полномочия такого сотрудника на подписание электронных документов содержатся в сертификате ключа ЭЦП.

Наконец, в этой же корневой папке с другими файлами, отдельно должно быть описание всего электронного документа. Его надо создать в файле XML-формата в кодировке UTF-8. Подробнее разобраться в шаблонах, рекомендациях и посмотреть примеры также можно на сайте Минтруда.

Описания электронного документа, актуальные форматы, правила и обновления публикуются на сайте Минтруда. Так что, если вы используете ЭДО, ведомство рекомендует хотя бы раз в год самостоятельно отслеживать изменения.

Безусловно, в основном это чисто технические изменения, которые, в первую очередь, будут важны IT-специалистам и тем, кто непосредственно работает с ЭЦП. Поэтому в завершение две основные новости для HR:

1. Электронные документы, которые созданы до введения единых требований, приводить в соответствие с ними не нужны. Пусть остаются такие, как есть.

2. И, наконец, новых соглашений с сотрудниками и согласий от них тоже не нужно: хотя бы в этом вопросе все осталось без лишней бумаги и трудозатрат от HR и самих сотрудников.