Адаптация сотрудников в рознице: как сделать процесс эффективным

У всех разный темп усвоения новой информации, поэтому важно погружать человека постепенно. У нас период обучения стажера в рознице длится от 7 до 14 дней, в бэк-офисе — от 1 до 3 месяцев.

А чтобы человек быстрее влился в рабочий процесс, необходимо создать для него комфортные условия и понятно рассказать, как все устроено. Мы используем для этого несколько инструментов.

Наставничество

В идеале выбрать ключевого сотрудника, который будет вести процесс адаптации. В бэк-офисе у нас этим занимается HR BP, а в рознице — наставник филиала, который является проводником между магазином и Управляющей компанией.

Наставник знакомит сотрудника с корпоративной культурой, стандартами работы, помогает включиться в процесс и в случае необходимости дает практический мини-кейс. Также он может обратиться в отдел HR к ведущему наставнику или в чат наставников, если ему сложно найти подход к стажеру.

База знаний

Это единая система, в которой сосредоточена вся необходимая информация: от рабочих инструкций до контактов коллег. Но чтобы она стала инструментом адаптации, необходимо определить ее функции, сделать удобный интерфейс, а также наполнять ее интересной и актуальной информацией.

Чаты

Всегда проще задать вопрос коллегам в мессенджере, чем писать длинное письмо на e-mail. Поэтому чат — это прекрасный инструмент погружения в рабочие процессы и сближения с коллективом. Там создается легкий неформальный тон общения, благодаря которому сотрудник чувствует себя вовлеченным и ему интереснее погружаться в работу. Например, в «Жизньмарт» у нас несколько чатов: с автоматизированным оповещением для общих новостей и командные по конкретному магазину. В чатах мы обсуждаем не только рабочие задачи, но и другие темы, поздравляем с днем рождения и представляем новых коллег.

Обучающая программа

Процесс обучения должен быть гибким, поэтому электронный формат — самый оптимальный формат. Мы используем для этого одну из интернет-платформ. А чтобы эти знания сразу закреплялись в навыки, обучение необходимо закреплять с ментором.

Дорожная карта развития

Представляет собой визуальный карьерный путь сотрудника от стажера до совладельца магазина, а также возможный горизонтальный рост. Она подкреплена реальными кейсами и имеет понятную структуру.

Чек-лист новичка

Это такая подсказка, благодаря которой новый сотрудник понимает, какие задачи будут в ближайшее время. С их выполнением помогает наставник и он же контролирует процесс.

Работа с HR

Здесь также важен системный подход, то есть не формальная беседа в начале трудоустройства, а цикл встреч. У нас HR-менеджер беседует с новым сотрудником как минимум три раза за период адаптации.

Проводится в конце первого рабочего дня. На ней мы узнаем, все ли понятно сотруднику, какие у него есть сложности, нужна ли какая-то помощь. И еще тут важно выяснить, как компания может улучшить его рабочую атмосферу, чтобы потом избежать неприятностей или увольнения сотрудника. После этого сотрудник ставит себе задачи на будущую неделю, то есть формирует план. Например, познакомиться с коллегами, пройти вводное обучение или выполнить задачи от руководителя. Задача HR здесь — оценить эти цели: они адекватные или слишком завышенные и их будет сложно достигнуть.

Общаемся об итогах первой недели: как она прошла, удалось ли достигнуть целей. В конце встречи важно подвести итоги и запланировать задачи на ближайшие 3 недели.

Главная цель — выяснить, как у сотрудника прошел первый месяц работы. Узнаем, как у сотрудника дела с руководителем, наставником и коллективом в целом. Также подводим итоги по выполненным задачам и выясняем, что сотруднику еще необходимо для эффективной работы.

Одна большая встреча для новичков, которая проводится в период адаптации. Ее необходимо проводить для знакомства сотрудников и вовлеченности в рабочий процесс. HR-директор узнает как у них дела, всё ли в порядке, разделяют ли они ценности компании.

Во-первых, ценности сотрудника должны соответствовать ценностям компании. Без этого даже с интересным функционалом человек долго не продержится в компании.

Во-вторых, это поддержка новичка. И тут важно, чтобы HR был в курсе того, как выстраивается коммуникация внутри отдела, как решаются кросс-функциональные вопросы и насколько налажен контакт с руководителем.

В-третьих, работа с наставником внутри команды. Человеку важно видеть результаты и тут именно наставник может дать объективную обратную связь: какая задача выполнена хорошо и почему, а над чем нужно поработать. Только в этом случае адаптация будет проходить хорошо и человек будет понимать, справляется ли он со своими задачами.

И последний важный момент. Нужно понимать, зачем человек пришел в компанию и давать ему возможность реализовать эту цель. Например, если это запрос на развитие внутри компании, сделайте ему индивидуальный план развития, чтобы он понимал, куда может двигаться для достижения своей цели. Так вы решите не только задачи сотрудника, но и бизнеса.

Чтобы процесс адаптации прошел эффективно, важно сделать процесс гибким и вовлекать человека в корпоративную жизнь компании. Особенно облегчит процесс пошаговый план и наставник, который помогает быстрее адаптироваться к рабочим процессам.