Адаптация персонала: как эффективно организовать процесс онбординга и быстро погрузить сотрудников в рабочие процессы

Многие считают, что онбординг (или адаптация) — это процесс ознакомления нового сотрудника с рабочими процессами, командой и задачами, занимающий пару дней после выхода на работу. На самом деле, онбординг — это комплексный процесс погружения, включающий знакомство с корпоративной культурой, принятыми в компании подходами и принципами к решению задач и построения эффективной команды. Он помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться к корпоративной культуре, улучшает их производительность и снижает текучесть кадров.

Такая система позволяет вступить в должность без стресса. Во время онбординга новичок постепенно знакомится с продуктами компании, коллективом, регламентами и правилами. Если онбординг пройдёт удачно, сотрудник останется в компании надолго, а значит, не нужно будет тратить ресурсы на поиск нового.

Список действий во время онбординга различается от команды к команде. При успешной адаптации, новый сотрудник быстро вливается в работу и выбирает оставаться в компании надолго. В случае неудачи, сотрудники могут поменять место работы в течение полугода с дня найма. Поэтому очень важно грамотно выстроить этот процесс. Также он может потребоваться, если сотрудник переходит в другую команду в рамках одной компании.

Цели онбординга могут быть разными, но обычно они сводятся к следующим пунктам:

1. Помочь новым сотрудникам быстро освоиться в рабочей среде и погрузиться в корпоративную культуру.
2. Обучить новичков необходимым навыкам и предоставить ресурсы, которые помогут им эффективно выполнять свои обязанности.
3. Выстроить и наладить активные коммуникации в своем отделе и со смежниками.
4. Создать благоприятные условия для новых сотрудников, чтобы они чувствовали поддержку и желание остаться в компании в долгосрочной перспективе.

Правильно организованный онбординг предполагает несколько этапов, через которые нужно бережно провести нового сотрудника. Их можно разделить на следующие ключевые отрезки:

• Пребординг

Этот период начинается с выставления оффера и заканчивается днем выхода в офис. HR-отдел собирает документы на оформление, согласовывает рабочую технику, составляет план встреч. Затем отправляет сотруднику welcome-письмо с перечнем необходимых документов и информацией о том, во сколько он должен быть в офисе, какие мероприятия запланированы на первой неделе и т.д.

• Ориентация

В рамках ориентации происходит знакомство с компанией, культурой, историей и командой. Помимо этого, проводится индивидуальная встреча с руководителем, чтобы предоставить новичку необходимую информацию и ресурсы для начала работы, а также помочь ему понять, с кем и как он будет взаимодействовать.

• Адаптация в своей роли

Проведение оценки компетенций нового сотрудника. Если опыта недостаточно, HR-отдел предлагает программу обучения для развития необходимых навыков.

Составление плана задач на первые 30, 60 и 90 дней.

• Завершение процесса

После 3 месяцев в компании новичок еще раз встречается с руководителем. В рамках этой беседы подводятся итоги адаптации, анализируются успехи специалиста, формируется план его профессиональный путь.

В заключение хотелось бы отметить, что проведение онбординга — это не единовременное мероприятие, а постоянный процесс. Необходимо следить за тем, чтобы новые сотрудники получали все необходимые знания и навыки на каждом этапе своей работы в компании. Только так можно добиться высокой эффективности работы команды и достижения общих целей компании.

По личным оценкам 19% россиян в среднем для адаптации на новом рабочем месте требуется несколько дней. Среди них чаще встречались строители (25%), работники транспортной сферы (25%) и торговли (24%).

Недели хватит 14% респондентов. Этого времени достаточно каждому пятому сотруднику сферы производства и агропрома (20%). 2-3 недели — отличный срок для адаптации по мнению 17% опрошенных.

Месяц — это самый популярный ответ, его выбрало 21% участников исследования. Чаще всего так отвечали сотрудники транспортной отрасли (28%) и строители (25%).

2-3 месяца адаптация занимает у 17% опрошенных. Именно столько времени требуется почти трети сотрудников IT-сферы (31%).

3% участников исследования обратили внимание на срок в 3 месяца. 5% — на полгода, 4% — на срок более полугода.

Продолжительность онбординга варьируется в зависимости от компании, отрасли и характеристик должности. Обычно он длится от нескольких недель до нескольких месяцев: в небольших стартапах процесс может быть кратким и интенсивным, а в крупных корпорациях занимать длительное время. В некоторых компаниях из-за особенностей корпоративной культуры онбординг может длиться до года.

Помощниками HR в адаптации персонала выступают профессиональные инструменты. Их количество варьируется от запросов конкретной компании и ее внутренних процессов, но есть негласный список, которым пользуется большинство команд. Обычно для онбординга применяют следующие инструменты:

• Очный welcome-тренинг. Такое мероприятие помогает новичкам узнать компанию и коллег и познакомиться с корпоративной культурой.
• Welcome-тренинг в формате презентации, который загружен на специальную платформу компании. Подходит для организаций, в которых работает большая и территориально распределенная команда, которой сложно собраться в одном месте. Часто во время таких тренингов проводят welcome-игры для сотрудников, знакомящие новичков с основными ценностями и принципами компании.
• Welcome-бокс. Набор корпоративного мерча, который получает новый сотрудник.
• Книга новичка. Электронный или печатный сборник полезной информации, хранящий все основные знания.
• Чат-боты. Этот инструмент значительно упрощает поиск ответов на часто задаваемые вопросы и снимает часть нагрузки с HR-менеджеров.
• Индивидуальные встречи. Помогают ответить на вопросы новичков и глубже погрузить их в командные процессы.
• Обратная связь. Может быть представлена в виде опросов, чек-листов или устно.
• Наставничество. Первая задача наставника — это передача ценностей, принципов и правил компании новым сотрудникам. Таким образом мы обеспечиваем поддержание единой культуры в команде. Также наставник помогает новичку комфортно адаптироваться и без лишнего стресса выполнять свои первые задачи под чутким контролем.

В отношении опытных сотрудников у компании появляется инструмент мотивации людей с высоким потенциалом, который не требует значительных затрат и кадровых изменений.

Онбординг персонала позволяет не только познакомить сотрудника с компанией, ее ценностями и корпоративной культурой, но и превентивно решить несколько существенных проблем, с которыми обычно сталкиваются новые сотрудники. В первую очередь, мягкая адаптация снижает уровень стресса и тревожности. Комфортная интеграция в коллектив и рабочие задачи помогает легче пережить испытательный срок. Правильное и эффективное погружение новичков означает, что они быстро вливаются в коллектив и успешно выполняют задачи.

Также процесс онбординга помогает минимизировать текучесть кадров. Наём новых сотрудников — это дорогостоящий процесс, требующий большого количества времени и усилий. Если новичок на испытательном сроке решит уйти к конкурентам, компания потеряет вложенные в его поиск и обучение деньги.

Наконец, система адаптации снижает нагрузку на руководителя или других сотрудников. Продуманная программа действий помогает избежать хаотичного потока мелких вопросов, которые обязательно возникают у новичка.

Понять, что процесс адаптации в компании хорошо отлажен, можно по нескольким важным признакам:

• Новые сотрудники быстро вливаются в коллектив и успешно выполняют задачи.
• HR-отдел получает положительные отзывы новичков о программе онбординга.
• Снижается текучесть кадров.
• Новые члены команды хорошо ориентируются в корпоративных политиках и процедурах.

Конечно, главным показателем эффективности онбординга является обратная связь от сотрудника. Она позволяет выявить сильные и слабые места в программе адаптации, оценить работу наставника, а затем разработать меры по улучшению процесса. Для анализа результатов и подведения итогов можно использовать специальные боты или визуализировать их в специальных сервисах.