5 советов по управлению временем от HR бизнес-партнера

Структура СБЕР ЕАПТЕКИ сегодня состоит из восьми трайбов, включающих несколько команд. Каждый из них занимается разработкой определенного продукта: склады, логистика, хранение, электронная коммерция, программное обеспечение для аптек и другие. Трайбы включают в свой состав Директора трайба, Технического директора, Главного архитектора, Главного аналитика, Главного тестировщика и несколько команд с группой разработчиков, тестировщиков, аналитиков и PM, который управляет командой проекта. Это гибкая структура, которая изменяется в зависимости от поставленных задач. Например, не так давно появился департамент эксплуатации, который стал результатом объединения нескольких отделов.

Команды, работающие над продуктом, часто выходят из зоны комфорта, переходят в нестабильные периоды. Но сохранять эффективность и управлять временем им помогает набор определенных правил.

Главным правилом при управлении временем является четко сформулированная цель и несколько минут, чтобы зафиксировать все задачи на бумаге или в электронных заметках. Зачем я хочу эффективно управлять временем? Цель должна быть четкой и ясной. Такой, которую удобно держать в фокусе, чтобы понимать, зачем преодолевать трудности и нюансы тайм-менеджмента. Цель может выглядеть так: «Я хочу быть эффективным сотрудником, приносить пользу бизнесу и развиваться самому». Либо: «Хочу, быстро справляться с задачами и посвящать себя увлечениям».

Пример-действие: я хочу выучить английский, чтобы смотреть любимые фильмы в оригинале. Поэтому мне нужно научиться управлять своим временем так, чтобы заканчивать свою работу ровно в 19.00, потому что в 20.00 я еду к репетитору.

Многие ленятся записывать задачи или не считают это важным, но все же многие системы управления временем признают, что фиксация важна: так голова освобождается от лишней информации. Можно эффективнее погрузиться в важные процессы.

Выдыхать и не паниковать. Правило, как при пожаре: не допускать паники, не поддаваться стрессу. В буквальном смысле нужно выдыхать больше. Можно присесть, закрыть глаза, досчитать до 10 или 20 — сделать выдох. Стресс и паника начинают отступать. С первого раза может не получится и признаки тревожности все равно сохранятся, но со временем и регулярной практикой справляться со стрессом будет все легче.

Записывать все задачи. Я люблю Todoist. Многие используют Evernote, заметки в телефоне, блокнот и ручку.

Даже у самой мелкой задачи должен быть приоритет: важно и срочно, срочно, но не важно и так далее. Руководители могут также делегировать своим коллегам не самые приоритетные задачи и доверять их решение.

Когда весь блокнот или заметки стали красным от списка дел и кажется, что их столько, что нельзя все исполнить, стоит вернуться к расстановке приоритетов. Что-то можно перенести, передоговориться о времени, на другой день или даже неделю. С опытом управления временем таких ситуаций происходит все меньше, потому что узкие места по времени становятся видны при планировании.

Найти источник дискомфорта. Если техники и практики от аврала к авралу не помогают и справляться все равно тяжело, важно понять, что именно на работе вызывает дискомфорт.

Из личного опыта: на позиции линейного рекрутера я делала множество «холодных» звонков. Часто незнакомые люди не хотели идти на контакт, проявляли негатив и сопротивление. Рано или поздно у человека в такой ситуации приходит стойкое сопротивление и нежелание звонить кандидатам. Тогда я нашла выход: стала предварительно писать потенциальным кандидатам письма или в мессенжеры с предложением рассмотреть нашу вакансию, чтобы перейти к более теплому знакомству. Таким образом, заинтересованные кандидаты сами связывались со мной по оставленным контактам.

Ситуация: Случается и так, что источником стресса становятся отдельные члены команды: они не контактные, закрытые, грубые. Если так ведет себя руководитель, это — катастрофа для бизнеса. В случае, если с комфортом есть проблемы, сотрудник базово не чувствует себя в безопасности, тем более в аврале. Стоит с этим разобраться отдельно.

Решение: важно не боятся озвучить эту проблему вслух и взять инициативу в свои руки. Ставить встречи 1-2-1 с руководителем, в рамках которых подсвечивать проблемные места в коммуникации. Говорить о том, как улучшиться работа/результат, если удастся поправить взаимодействие.

Хвалить себя за проделанную работу. Это можно делать разными способами: письменно фиксировать благодарность к себе каждый день или даже вознаградить себя покупкой редкой книги/смартфона/автомобиля — чего-то необязательного, но что очень хочется. Благодаря такой регулярной практике в следующий раз за работу в аврале будет браться гораздо приятнее.

Использовать секретные правила IT-специалистов. Первое правило звучит сомнительно, но часто работает и дает выхлоп: иногда не стоит брать некоторые задачи в работу по первой просьбе. В стремительно меняющихся условиях часто случается так, что мы начинаем выполнять небольшую задачу, решаем её, а потом возвращаемся к точке отправления.

Практика и опыт показывают, что часто такой подход дает эффективность: разработчики делают один раз, понимая, что точно нужно. А не переделывают десять раз задачу, которая в моменте трансформируется в новую.

Второе правило: четко определять регламент работы с задачами. Запрос должен иметь определенный вид, структуру, требуемый результат (этот набор разный в каждой компании). Если задача не проработана по регламенту, она отправляется обратно инициатору.

Задача должна быть заSMARTована т.е. должна быть цель и временные рамки. Если задача объёмная, то её лучше декомпозировать – разбить на более мелкие подзадачи.

Да, это встречает сопротивление тех, кто создает задачу не по правилам. Но со временем они учатся ставить задачи согласно требованиям, программисты работают с такими задачами более эффективно и все достигают наилучшего результата.

В аврале велик соблазн полистать социальные сети, ответить на «срочные» сообщения в мессенджерах, выпав из потока дел. В особо запущенных случаях сотрудники тянут до последнего момента и создают себе аврал искусственно. Все это называется прокрастинация.

Самый простой рецепт противостояния прокрастинации — дать себе 10-15 минут и ничего не делать. Не брать в руки телефон, не решать личные вопросы. Постараться несколько минут не делать ничего и не думать, побыть в тишине. После этого, как правило, становится проще сконцентрироваться на делах.

Другой способ — «метод помидора», который подразумевает работу над одной задачей в течение 20 минут без переключения.

Методик и техник управления временем достаточно много. Многие знают их и применяют в своей работе на регулярной основе. Ключевое — самодисциплина, которая начинается с записи своих задач. Затем опыт позволит сочетать разные методики, добавляя новые или исключая неподходящие, которые не подходят конкретному специалисту.