Пятнадцать трюков, которые помогут показаться «умным» в email-переписке

В корпоративном мире нет почвы более благодатной для того, чтобы показать себя с лучшей стороны. Навык деловой емейл-переписки почти столь же важен, сколько навык кивания головой или умение копипастить.

Вот 15 трюков, которые помогут вам произвести впечатление умного человека:

1. Пожалуйтесь на то, сколько емейлов вы получаете. Важно: никогда не называйте точное число первым. Дождитесь, пока ваш коллега озвучит число и удвойте его! Теперь говорите: вот сколько писем вы получили с утра!
2. Используйте подпись «отправлено с телефона». Даже если вы не отправляли письмо с телефона — ставьте подпись. Это автоматически заставит собеседника прощать вам опечатки и создаст вам репутацию вечно занятого человека.
3. Когда ваш менеджер отвечает в переписке — реагируйте моментально. Напишите «полностью согласен», «определенно» или «вы читаете мои мысли».
4. Поздравляйте первым. Фича запущена? Ответ: так держать! Кто-то ждет ребенка? Ответ: я рад за вас! Происходит что-то хорошее — вы и ваши поздравления тут как тут! Все поймут, что вы командный игрок с большой вовлеченностью.
5. Поделитесь случайной мыслью в неурочный час. Сделайте подборку коротких мыслей или вопросов, которым вы можете назначить запланированную отправку в середине ночи. «Какой статус проекта?». «Вот ссылка на интересную статью». «Вот, кстати, факт о нашем конкуренте». Пусть все думают, что вы думаете о проекте и в 3 часа ночи.
6. Добавьте немного [информации] в тему письма. Заголовок письма не будет полным без этого. Напишите, например, так: «Тема: [обновление] Последнее обновление».
7. Отправляйте смутные, но частые обновления статуса. Начинайте таким письмо, это произведет впечатление на коллег.
8. Очень конкретно сообщайте, где вы находитесь в течение дня. Едете в аэропорт? Всем очень важно знать, когда вы будете в такси, в поезде, на контроле багажа, у гейта, в самолете, в зоне получения багажа, в другом такси, в офисе.
9. Начните письмо с TL;DR («многобукав, не читайте»). В начале письма резюмируйте основное, используя жирные начертания и курсив. Остальную часть емейла большинство не станет читать.
10. Слегка оттолкните аудиторию. Начните письмо универсальной фразой «Если вам неинтересно [то, что должно быть интересно], не читайте дальше». Например, «если вам не любопытно, где я буду в течение следующего часа, не читайте дальше».
11. Используйте умные сокращения. CTR, KPI, ИМХО, ЛПР, КП, PM, QA, ТЗ и так далее.
12. Будьте первым, кто предложил встречу. Когда в вашей переписке по 25 ответов с каждой стороны, начинается конкурс эффективности. Побеждает тот, кто первым назначит встречу.
13. Отправьте «дружественный пинг». Напишите сообщение-напоминание в ветку переписки, про которую все забыли месяцы назад. Так вы создадите у всех впечатление, что от вас ничто не ускользает.
14. Никогда не отвечайте на прямые вопросы сразу. Если у кого-то правда срочная проблема, он попросит кого-то еще или найдет вас другими способами. Выждите неделю, затем спросите: «Вопрос все еще актуален и требует моего вмешательства?».
15. Используйте автоответчик. Если не можете ответить на письмо в течение дня — создайте автоответчик, который бы перенаправлял ваших партнеров по проекту на ваших коллег. Для экстренных случаев составьте большой документ, где подробно опишите проекты, над которыми вы сейчас работаете и людей, с кем можно решать вопросы в ваше отсутствие. Так вы сразу покажетесь умным.

Вывод: почитать вредные советы — всегда приятно

Источник: http://blog.sibirix.ru/