7 грабителей личного времени и как от них избавиться

Почему полезно проверить, на что вы тратите каждую минуту вашего времени и насколько неожиданными могут быть результаты – порталу HR-tv.ru рассказал автор интернет-проектов Григорий Миндеров. В беседе с ним мы затронули проблемы трудоголиков, ленивых и любителей зайти в соцсети «буквально на секундочку».

- В Японии после нашумевшего суицида, когда девушка не выдержала переработок, поменяли закон. Детали случившегося и правда ужасают: сотрудница, которая покончила с собой, до этого жаловалась, что ей остается на сон только 10 часов в неделю (!). Понятно, что в этой истории перегрузки – грабитель личного времени номер один. Грозят ли переработки российскому специалисту или наши сотрудники умеют вовремя « отключиться от дел"?

Я ещё ни разу не слышал, чтобы в России люди так перегружались работой. Конечно, если приехал гастарбайтер, и у него рабочая виза на 1 год, то он пытается больше работать и больше зарабатывать. Но граждане России – свободолюбивый народ. Сложился у нас такой менталитет. Поэтому спать по 10 часов в неделю – с нашими гражданами это не пройдёт.

Единственное исключение – работа на себя. Если вы бизнесмен или фрилансер, то рискуете перегрузиться на работе, потому что вы сам себе хозяин. Поэтому иногда нужно заставлять себя отдохнуть.

В России многие люди не умеют отдыхать. Они приходят с работы, плюхаются на диван и смотрят телевизор. Всё. Это весь отдых.

Я не призываю избавляться от телевизора. Просто не стоит таращиться на него весь вечер. Посмотрели 1-2 часа и хватит. Лучше пойти прогуляться, или почитать книгу, сходить в кино, в кафе и так далее.

Читайте также: 4 нормы ненормированного рабочего дня

- Вообще, что мешает успеть сделать все за рабочий день?

Мой ТОП-7 грабителей времени:

1. Соцсети . Даже если работа не связана с компьютером, люди много времени проводят в мобильном Интернете. В 2013 году я провёл на себе исследование. Я выписывал все действия, которые совершал в единицу времени. Выглядело это примерно так: 7:00 – проснулся, сделал зарядку, умылся; 7:17 – позавтракал, почистил зубы; 7:53 – зашёл в телефон и проверил соцсети и так далее. Это упражнение называется «Хронометраж». Чуть ниже я расскажу о неожиданном финале моего исследования.

2. Почтовые рассылки . Люди подписываются на полезные рассылки: по бизнесу, по здоровью, по семейным отношениям, по психологии и тому подобное. И весь этот кладезь знаний приходит на электронную почту. С одной стороны, хорошо, что есть такие рассылки. Они развивают. Учат чему-то новому. Но они также крадут наше время. Бывает, откроешь одно письмо – и зачитываешься. Переходишь по ссылке – а там ещё целая куча полезных материалов. И вот прошёл час, а мы и не заметили.

3. Телефон . СМС, звонки, сообщения в приложениях – всё это отвлекает и не даёт сконцентрироваться. Но что плохого, если прочитать 1 СМС? Ничего, если наступил обед, или конец рабочего дня. Но когда мы заняты работой, мы сосредотачиваемся на одном деле. И когда приходит уведомление на смартфон, концентрация переключается на него. И в дальнейшем нам нужно время, чтобы вновь настроиться на работу.

4. Сотрудники . Если вы  – главный в офисе, вас будут постоянно отвлекать сотрудники. Но даже если вы не управляющий, всё равно будут тормошить коллеги: «Может, вечером сходим в бар?», «Помоги мне с этой работой», «В курсе, что Танька тайно встречается с Димой?», «Пойдём кофейку тяпнем?» Всё это не даёт сосредоточиться на делах.

5. «Хотелки» . Сидишь, работаешь, никого не трогаешь, и тут в голову приходит мысль: «Вчера вышла новая серия фильма. Надо посмотреть». Такие «хотелки» иногда появляются неожиданно во время работы и на первый взгляд кажутся безобидными. На самом деле это такой же грабитель времени. «Хотелки» разочаровывают, если им поддаться. Мы чувствуем вину из-за того, что вместо работы посмотрели фильм. Поэтому все «хотелки», которые приходят внезапно, запланируйте на вечер. Это будет мотивировать во время рабочего дня.

6. Отсутствие плана . Если у вас не записаны дела на завтра, на неделю, на месяц – вы действуете хаотично. Это отбирает много времени на второстепенные задачи, а главные дела остаются нетронутыми.

7. Неумение выбрать важные задачи . Я встречал людей, которые исправно планируют дела. Но на следующий день они выполняют мелкие задачи и не притрагиваются к важным делам, которые принесли бы самые сочные плоды. Иногда это происходит из-за лени, иногда по вине страха сделать что-то новое или значительное.

- Какие вы можете дать рекомендации, чтобы суметь справиться с мешающими продуктивно работать факторами?

Начните планировать, если до сих пор этого не делаете. Отключите уведомления на компьютере и в смартфоне. Уберите звук на личные входящие звонки. Скажите сотрудникам, чтобы во время работы не мешали. Все хотелки планируйте на вечер. В первую очередь,  выполняйте важные задачи.

Кроме того, советую выполнить одно упражнение. Чуть выше я уже обмолвился об этом, а теперь расскажу подробнее.

Упражнение называется «Хронометраж». Вам понадобиться лист бумаги с ручкой или смартфон с текстовым редактором. Упражнение лучше выполнять ежедневно на протяжении 1 недели.

В чём суть

Каждый день с утра вы записываете все действия, которые выполняете, в том числе и отвлечения:

- 7:00 проснулся, умылся, позавтракал;

- 7:37 включил компьютер и проверил почту;

- 7:59 зашёл во ВКонтакте пообщался с другом;

- 8:26 позвонила подруга и поделилась новостями;

- 9:01 позвонил 35 клиентам и 5 назначил встречу;

- 10:15 зашёл в Инстаграм и выложил фото;

…И так далее

Читайте также: Трудоголизм и Work&Life Balance: основы сосуществования

Записывайте все действия. Включили видео на YouTube? Запишите, когда это произошло. Зашёл сотрудник в кабинет и отвлёк разговором? Сразу же включите это в список.

Вечером исследуйте ваш «хронометраж». Подсчитайте, сколько времени уходит на работу, на отдых, на отвлечения. К концу недели вы поймёте:

- Какие грабители времени встречаются чаще;

- Сколько минут, а может, и часов, тратится на отвлечения;

- Что убрать и что добавить для плодотворной работы;

Упражнение неудобное, нудное, иногда противное. Но оно того стоит. Выполните его обязательно. Хотя бы один раз.

Неожиданный финал моего исследования

Как и обещал, рассказываю концовку моего «хронометража». После того, как я выписал все действия за рабочий день, я начал разбираться, куда тратится время. Я насчитал аж 4 часа, которые трачу впустую на соцсети. Я даже не думал, что так много времени утекает на ВКонтакте, Фэйсбук и другие площадки.

На самом деле 1 посещение соцсети длилось 5-10 минут. Но за счёт частого захода на эти сайты в сумме накапливалось 4 часа. Это время уходило впустую, и я этого даже не замечал. С тех пор я периодически выполняю «хронометраж», чтобы вовремя отсечь грабителей времени.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна