Решаем и рабочее, и личное. Как в RAMBLER&Co реализовали интранет-портал

«У нас стояла задача создать единую коммуникационную среду для нашей большой и очень разнородной компании». Как был реализован корпоративный интранет-портал организации, объединивший более 1500 человек и в разы сокративший время на поиск необходимой информации, а также заметно улучшивший коммуникацию в компании, в интервью HR-tv.ru рассказал менеджер по развитию бизнеса RAMBLER&Co Сергей Шанаев.

Проект Rambler/WE претендовал на бизнес-премию WOW!HR в номинации Digital Solutions.

Суть

Rambler/WE – это наш корпоративный интранет-портал. Здесь мы общаемся – обмениваемся новостями, мнениями, делимся радостями и победами. Здесь мы всегда можем найти информацию обо всем, что может потребоваться в нашей ежедневной работе. Большая часть внутренних сервисов, которыми пользуются наши сотрудники, также находится здесь – мы можем быстро и удобно заказать канцелярию, визитки или оформить отпуск. Наш проектный офис ведет свои проекты здесь, а HR-департамент использует сервисы портала для подбора, найма и развития сотрудников.

Читайте также: Как в «Русагро» автоматизировали HR-процессы

- Сергей, что компанию заставило задуматься о проекте? Какие задачи вы хотели решить?

- В группе компаний RAMBLER&Co работает более 1500 человек – дизайнеров, журналистов, разработчиков, распределенных по нескольким городам.

Мы хотели:

-  Создать среду для общения сотрудников всех проектов и подразделений;

- Быстро искать и находить любую информацию о сотрудниках и проектах;

- Чтобы нам было удобно работать и жить в офисе.

- Как проект рождался? Почему были выбраны именно IT-инструменты ?

- Мы пробовали несколько стандартных интранет-порталов, которые представлены на рынке, ни один не подходило во всем, и мы разработали Rambler/We.

Мы решили разработать свое решение, которое отвечает всем требованиям, достаточно гибкое и легко развиваемое. Компания Rambler Digital Solutions, в которой сосредоточены основные специалисты по разработке и проектированию, включилась в данную работу.

Изначально стояла задача создать единую коммуникационную среду для нашей большой и очень разнородной компании. Нам хотелось, чтобы сотрудники пользовались порталом регулярно, могли знакомиться и общаться друг с другом. Чувствовать себя часть крупной компании, понимать, какие задачи и цели стоят перед другими подразделениями – участвовать в жизни компании. В результате мы получили платформу, которая решила все эти задачи.

После того, как был реализован основной функционал, мы занялись автоматизацией внутренних бизнес-процессов – в HR и проектной офисе. Многое уже сделано, но мы не стоим на месте, и у нас огромные планы по развитию.

В общей сложности работы над основным функционалом заняли около 2 лет.

- Сами ли вы реализовывали или привлекали кого-то со стороны?

Техническую реализацию осуществила компания Rambler Digital Solutions, которая отвечает за разработку большей части ИТ-решений нашей группы компаний. К формированию продуктовой составляющей мы привлекали к процессу всех заинтересованных – разработчиков, дизайнеров, редакторов. Делали всем миром!

-  Как велась подготовка? Какова была команда?

- Мы потратили несколько месяцев на предварительное проектирование и разработку дизайн-концепции. Далее работы велись по гибким методологиям – у нас есть продуктовый план, который мы разбиваем на спринты и постоянно выпускаем новый функционал.

Команда проекта состоит из 6 человек – 2 backend-разработчика, 1 frontend-разработчик, 1 тестировщик, 1 аналитик, 1 руководитель проекта. Также на реализацию нового функционала подключается выделенный дизайнер + в случае крупных релизов команда может быть расширена дополнительными разработчиками.

- В чем были трудности, сложности внедрения?

- Все внедрение и все работы мы проводим самостоятельно. Сложности возникали тогда, когда велось проектирование и разработка функционала, затрагивающего интересы нескольких подразделений одновременно – приходилось тратить много времени на согласование технического задания, макетов. Также наличие на проекте нескольких «бизнес»-заказчиков повлекло за собой повышенные требования к управлению ожиданиями и работой с планированием проекта.

Решали данные проблемы за счет четкого ведений продуктового плана и согласования приоритетов разработки на ежемесячных встречах со всеми внутренними заказчиками.

- Какое из структурных подразделений компании больше поддерживало проект, вкладывало больше всех усилий?

- Основными идеологами проекта выступили PR и HR службы.

- Какой была первая реакция?

- Конечно, нельзя сказать, что сразу удалось угодить всем. К первой версии портала было много замечаний. Но постепенно сотрудники почувствовали пользу, которую приносит этот инструмент и стали давать позитивную обратную связь. У коллег возникало множество интересных идей, ряд которых был успешно реализован в будущих релизах.

- Как проект в целом повлиял на жизнь компании?

- Проект выполнил и выполняет поставленную цель – у наших сотрудников есть место, где можно открыто поднять любой интересующий вопрос и обсудить его с коллегами или руководством. Где можно найти друзей по интересам или решить личные вопросы. Где с легкостью можно найти всю необходимую информацию по компании и процессам, а также получить все необходимые электронные услуги – заказать курьера, документы из бухгалтерии, пропуск для автомобиля, заявление на отпуск и пр.

Большая часть сотрудников компании начинает свой день с проверки новостей на портале.

Мы сократили затраты HR на работу с кандидатами и организацию собеседований (за счет автоматизации и отказа от excel-таблиц и неудобных инструментов). Все проекты по разработке – под контролем за счет автоматизации управления графиком релизов и проектной отчетностью.

Одна из наиболее наглядных функций, которая пользуется особым интересом – «Онлайн-чат с руководством» - этот сервис позволяет задавать анонимные вопросы выбранным топ-менеджерам компании в рамках часовой сессии, а также получить всю интересующую информацию и дать обратную связь. Благодаря внедрению этого сервиса мы регулярно получаем десятки новых идей по наиболее острым вопросам. Это позволило повысить лояльность сотрудников и их вовлеченность.

И это малая часть проделанной работы.

-  Помог ли проект решить изначально поставленную задачу?

- Проект помог решить поставленную изначально задачу. Но мы не стоим на месте, и наше решение постоянно развивается, так же, как и наши цели.

Смотреть видео о проекте - Интранет-портал RAMBLER&Co: каждый услышан

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна