Отслеживание «полевых» сотрудников – правила использования геолокации

Сейчас законодательство не регулирует ведение контроля за перемещением человека с помощью геолокации. Соответственно, в законе нет и информации о том, как оформлять этот контроль, в какие документы вносить правки. Схожая ситуация наблюдается и в судебной практике: суды подтверждают право использовать геолокацию для учета работы, но не дают конкретных требований.

Начнем с того, что компания должна вести учет рабочего времени, а работник – добросовестно исполнять обязанности, соблюдать ПВТР и трудовую дисциплину. Это прямое требование ст. 21 ТК РФ. Другими словами, организация может контролировать время, фиксируя местоположение сотрудников, в том числе используя геолокацию через различные программы, скажем, GPS-трекеры. Ограничений, по сути, всего два. Первое – надо определить категории сотрудников, для которых вводится контроль с помощью геолокации – в основном это касается разъездных сотрудников. Второе – контролировать работника компания может только в рабочее время.

Увы, в законе нет ни слова и о порядке контроля. Указывать его в правилах трудового распорядка (ПВТР) или других документах – каждый работодатель решает сам.

Но мы выяснили мнение ГИТ: ведомство считает, что изменения о геоконтроле надо вносить в ПВТР (Онлайнинспекция.РФ: вопросы-ответы, 29.07.2019), хотя и не обосновывает свою позицию.

Мы полагаем, что правила можно не корректировать. ПВТР регулируют общие вопросы трудовых отношений для всех сотрудников. Но кроме правил, компания может принимать и другие локальные акты. Если вы вводите gps-трекеры, и это касается части сотрудников, то правила дополнять необязательно. Можно создать новый локальный акт о конкретной сфере деятельности или о новшествах в компании.

Главное в другом – вам нужно не просто написать о праве использовать геолокацию, а обосновать причины ее введения: описать, как будет определяться геоточка и то, как на этом основании будет учитываться рабочее время.

Изменять трудовой договор и должностную инструкцию необязательно, так как геолокация не уточняет и не конкретизирует трудовую функцию. Новшество не является существенным условием труда, а связано с контролем за дисциплиной. Однако если работник откажется от допсоглашения, изменять условия договора в одностороннем порядке (по вашей инициативе), на основании ст. 74 ТК РФ, будет рискованно.

Именно компания должна подтвердить организационные и технические изменения условий, а также обосновать невозможность сохранить прежние условия. Это подтверждает и судебная практика. В одном из дел суд так и определил: геолокация не является обязательным условием договора, не относится к существенным условиям, а выдача трекеров не изменяет условия труда (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.12.2022 по делу N 88-21464/2022).

Хотя наша практика показывает: если изменения внести, это еще больше обезопасит работодателя. Во-первых, станет дополнительным аргументом при конфликте или споре. Во-вторых, компания сможет легче выносить взыскания за проступки, например, если сотрудник не использовал трекер в рабочее время.

Другой важный момент состоит в том, что информация о местоположении предполагает обработку персональных данных, с учетом ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ. Закон относит к ним сведения, которые позволяют идентифицировать конкретного человека: дата, место рождения, адрес, номер телефона и т.д. В свою очередь, геолокация – координаты реального положения конкретного объекта, т.е. gps-трекеры можно определить как сбор персональных данных.

Поэтому в соответствующем локальном акте необходимо прописать сведения о трекерах, способы обработки информации, цели сбора и использования, сроки хранения этой информации, передачу третьим лицам, меры защиты и другую обязательную информацию об использовании персональных данных.

Причем необходимость получение согласия сотрудника напрямую зависит от того, какую цель сбора вы указали. Если написано «необходимость соблюдения ТК РФ по контролю рабочего времени полевых работников, обеспечение личной безопасности, контроль качества и количества работы», одобрение работника не нужно. В таком случае вы собираете персональные данные в силу требования законодательства. Если цели у вас другие – будьте готовы собирать согласия или корректировать саму цель, а затем снова знакомить с локальным актом сотрудников.

И еще одно небольшое уточнение. Если передача данных о геолокации предполагает gps-трекеры, вы не вправе обязать сотрудников использовать личное имущество в служебных целях. Но они могут захотеть пользоваться личной машиной или ноутбуком сами, и если вы согласны на это, не забудьте о компенсации, которая полагается на основании ст. 188 ТК РФ.

Другими словами, работодатель обязан вести учет рабочего времени, следовательно, имеет право контролировать распорядок сотрудников, в т.ч. с помощью геолокации. Причем необязательно каждый раз вносить правки в ПВТР, можно для этой цели составить отдельный локальный акт. Но в этом документе важно отразить и обосновать все детали: категории сотрудников, причины ввода новых правил, алгоритм действия, использование персональных данных. И тогда геолокация будет эффективным инструментом контроля, за нарушение которого вы сможете, в том числе, применять дисциплинарные взыскания.