Обязательное, необязательное обучение и повышение квалификации

Однако без этого обучения нельзя допустить сотрудника к работе: он не может выполнять базовые обязанности, даже если имеет практические навыки. Поэтому, зачастую, обязательное обучение становится формальным, «для галочки», и сводится к заполнению определенного журнала или оформления протокола. И, наверно, в этом и заключается «интересность» такого вида обучения — как сделать его полезным, практически применимым, современным и при этом соблюдать все требования.

Дарья Кочкина, руководитель группы обучения и развития персонала FM Logistic в России, на примере своей компании расскажет, что относится к разным видам обучения и как можно выстроить работу HR службы с ним.

В FM Logistic мы выделяем обязательное, профессиональное и рекомендованное обучение.

К обязательному обучению относится все то, что обязательно с точки зрения законодательства или внутренних стандартов, оно «привязано» к должности. Например, сюда относятся курсы «Водитель погрузчика», «Охрана труда» или «Первая помощь». Данные курсы необходимо пройти либо в первый день приема на работу или назначения на определенную должность, либо в установленный заранее срок, например, в течение 30 дней с даты трудоустройства. Обучение может проводиться как внутренними ресурсами, так и внешними учебными центрами, в зависимости от требований законодательства.

С точки зрения HR основные задачи здесь:

- выстроить процесс с экспертными службами для того, чтобы своевременно узнавать об изменениях в законодательстве и необходимом обучении;

- выстроить процесс с учебными центрами, убедиться в качестве обучения и соответствии программ и учебно-методических материалов, а также обеспечить их взаимозаменяемость, чтобы не было «монополии» одного провайдера;

- подготовить внутренние процедуры и инструкции о распределении ответственности за обучение, необходимые документы, приказы, формы заявок и прочее;

- организовать систему управления обучением, чтобы своевременно выявлять потребности и вносить информации о пройденном обучении.

В нашей компании мы используем матрицу обучения, в которой каждый его вид «привязывается» к должности. В системе мы фиксируем факт прохождения обучения на основании подтверждающих документов (протокол, сертификат), каждый месяц «выгружаем» потребность в обучении и заранее планируем график на следующий срок. Также по итогам месяца снимаем отчет по «аномалиям» (обучению, которое не было проведено в установленный срок), чтобы отслеживать эффективность процесса и работы HR.

Профессиональное обучение фактически является рекомендованным на основании тех обязанностей, которые выполняет сотрудник. Например, у нас это «Внутренний аудитор СМК» — он не является обязательным с точки зрения закона, но в компании мы утвердили необходимость освоения этого стандарта для сотрудников на должностях, проводящих внутренние аудиты. Если должность сотрудника предполагает такой вид обучения, наша компания обеспечивает его прохождение. Это позволяет гарантировать профессиональный уровень кадров. Если новый сотрудник уже пришел с сертификатом, то мы проверяем срок его действия и также заносим этот документ в систему.

Подход с точки зрения HR остается прежним: выстроить систему, найти качественных поставщиков и отслеживать эффективность.

К профессиональному обучению также относится повышение квалификации. Но опять-таки, оно может быть разным. Если курс необходим для исполнения обязанностей, например, в рамках пожарной безопасности, то необходимо включать его в разряд обязательного обучения и делать более системным. Если это разовый запрос для конкретного сотрудника, то подход может обговариваться индивидуально. Например, дорогостоящие курсы типа MBA или обучение по профессии зачастую оформляют через ученический договор, где прописывается стоимость обучения и дополнительные условия — например, сотруднику будет необходимо возместить его стоимость в случае увольнения.

Задача HR — утвердить подход к профессиональному обучению на уровне компании: как оценивать обоснованность, закрепить в ЛНА и формы договора и пр. Если количество запросов на такое обучение растет, то разобраться в причинах. Возможно, изменился профиль должности и рабочие процессы: тогда обучение должно перейти в разряд обязательного.

Рекомендованное обучение относится к необязательному, но, в основном, из-за более гибкого подхода к управлению. К нему относятся все запросы в рамках ИПР конкретного сотрудника. Чаще всего в эту категорию попадает обучение soft skills или курсы повышения квалификации. Иногда к такому обучению относят посещение конференций и вебинаров.

Со стороны HR необходимо контролировать составление ИПР: обоснованность того или иного обучения, исполнение, возможно, оценка по итогам обучения. Важно определить подход к таким запросам на уровне компании. Мы используем такой: «ежегодная оценка компетенций -> формирование запроса -> оценка до обучения -> самостоятельное обучение -> оценка после -> совместное/индивидуальное онлайн/офлайн обучение -> оценка после -> ежегодная оценка компетенций». Эффект от обучения в основном замеряется руководителями в рамках ежегодной оценки в совокупности всех компетенций.

Со стороны HR все обучение soft skills также лучше выстраивать системно, чтобы курсы соответствовали стратегии компании и модели компетенций. Например, делать микс-группы или включать в программы обучения/развития. Это позволяет усилить кросс-функциональные связи и оптимизировать бюджет.

С точки зрения программ обучения/развития важно выстраивать сквозной процесс, чтобы при переходе от уровня к уровню сотрудники дополняли уже имеющиеся знания. А также очертить, какой уровень сотрудников обучается у внутренних экспертов, а с какого уровня переходит на обучение у внешних.

Каждый вид обучения требует внимания и системности. Выстроить такую систему, сделав ее рабочей и устойчивой в условиях турбулентности и ограниченных ресурсов – звучит как интересная и творческая задача. Можно взять за основу лучшие практики других компаний и построить то, что подойдет вашими запросам и бизнес-процессам.