Как выстроить систему внутреннего обучения

Каким компаниям есть смысл создать внутренний отдел обучения, как мотивировать сотрудников этого подразделения, какой он - идеальный тренинг и как оценивать результаты, порталу HR-tv.ru рассказала Екатерина Илащук , руководитель отдела обучения, HR-дирекция компании AT Consulting.

- Екатерина, каким компаниям необходима система внутреннего обучения?

- Качественное внутреннее обучение – эффективный инструмент передачи знаний в компании и повышения качества работы сотрудников. Такая практика необходима абсолютно всем компаниям – от СМБ до крупных корпораций. Если у вас в штате более 300 сотрудников, то имеет смысл нанять менеджера либо уже создать отдел, который разработает и выстроит систему корпоративного обучения.

В маленькой компании сотрудники могут получать информацию о корпоративных стандартах в виде тренинга, ролика или брошюры.

Читайте также: Как инвестировать в кадры эффективно и недорого

- С чего стоит начать процесс построения системы внутреннего обучения?

- Начинать построение системы внутреннего обучения в компании стоит с определения потребностей каждой целевой аудитории – менеджеров, стажеров и т.д. На первом этапе важно узнать, какие темы и направления интересуют сотрудников, какие категории работников хотели бы получать новые знания. И только после этого решать, как организовать обучение – своими силами или с помощью стороннего подрядчика.

Вы должны оценить затраты в обоих случаях, сделать выбор в пользу внутреннего или внешнего специалиста и только после этого приступить к составлению конкретных программ.

- Какие потребуются финансовые затраты? Они носят постоянный или временный характер?

- Затраты начнутся с подготовки учебного класса и распечатки материалов для проведения тренинга. Можно, конечно, организовать учебный класс с нуля, а можно использовать уже оборудованную переговорную. В этом случае все же придется докупить небольшую часть технических средств.

У компаний могут быть и другие расходы – мы, например, проводим для сотрудников во время тренингов кофе-брейки. Так мы заботимся о комфорте участников обучения. Все эти затраты относятся к прямым, но есть еще и косвенные – например, время эксперта на проведение занятия.

- Каких временных затрат требует построение системы обучения?

- Как правило, сотрудник тратит на подготовку одного тренинга от трех недель до полутора месяцев. Это немного, так как тренер занят еще и на реальных проектах компании. Чистое время на подготовку занимает обычно от двух-трех дней до полутора недель – зависит от глубины темы. Стоит сказать еще и о периодичности, например, 4-8-часовой тренинг можно проводить несколько раз в месяц.

И конечно, необходимо выделить человека, который будет тратить 60-90% своего времени на поддержку процесса обучения. На его плечи ляжет отслеживание количества заявок на тренинг, составление расписания, проверка готовности учебных классов и т.д.

Читайте также: Инструменты тренинга: обновляем старые пластинки!

- Как мотивировать сотрудников на обучение?

- Во-первых, сотрудникам интересны полезные качественные тренинги с хорошими отзывами других участников. Во-вторых, тренинг должен помогать решать конкретную практическую задачу.  То есть в идеале после тренинга сотрудник может вернуться на рабочее место и сразу применить полученные знания на практике. В-третьих, участников всегда привлекает вариативность форматов тренингов и креативный подход – вебинары, очные тренинги, обучающие видео, тренинги в режиме самоподготовки. Молодежь легко заинтересовать видеороликами, игровыми форматами обучения.

Очень эффективны инструменты геймификации, по нашему опыту, это один из самых привлекательных способов мотивации. Например, подводить итоги семинаров и награждать победителей. Главное, чтобы геймификация была не ради геймификации , а решала конкретные бизнес-задачи. Советуем ее использовать в случае, если нужно, чтобы сотрудник прошел много тренингов.

- Какие еще сложности могут возникнуть при построении внутренней системы обучения?

- Порой возникает сложность в мотивации тренеров, как правило, такая работа добровольна и не оплачивается. Поэтому важно правильно замотивировать тренера.

Способы могут быть самые разные. Можно сделать акцент на возможность саморазвития и новой для него роли. Но лучше сразу перейти к конкретным действиям – купить эксперту специальную литературу или предложить обмениваться опытом с другими тренерами. На этом сложности не заканчиваются. Иногда  приходится завоевывать доверие руководства – с очень маленьким бюджетом показать отличный результат. Это верный путь на пути к выстраиванию глобальной системы обучения.

- Какие плюсы для компании от внедрения системы обучения?

- Самый очевидный плюс – экономия бюджета на обучение, так как любой внешний тренинг будет стоить дороже. Гораздо результативнее и экономичнее один раз вырастить тренера внутри компании и подготовить хороший курс. Эксперты компании знают потребности, специфику работы организации, корпоративную культуру и т.д., поэтому тренинги всегда получаются максимально адаптированными и полезными.

Например, отправив стажера на курс из подготовительных тренингов, можно сэкономить время менеджеров компании на объяснение новым сотрудникам правил поведения, организации работы и т.д.

Читайте также: Развитие сотрудников без бюджета: как обойти минусы дешевизны

- Как оценивать результаты обучения?

- Мы проводим оценку с помощью качественных и количественных показателей. К первым относится выходная анкета после прохождения курса, с вопросами по содержанию, по качеству работы тренера – доступно ли донесен материал. Кроме того, наши сотрудники часто оставляют свои рациональные предложения, на основе которых мы дорабатываем тренинги. Примерно через две недели можно проводить посттренинговые встречи. Сотрудник сможет пообщаться с тренером, заполнить тест или выполнить какое-то практическое задание. Так можно проверить, какие знания закрепились.

Еще один из способов оценки эффективности – создание внутреннего портала по обучению, где сотрудники будут оставлять свои отзывы. Мы этот инструмент активно применяем. Обращаем также внимание и на количественные показатели – количество заявок, обученных сотрудников, средний показатель по обучению и в компании, и в разных подразделениях.

- Расскажите, как устроена система обучения у вас в компании?

- У нас есть отдел обучения, состоящий из трех человек – руководитель и два специалиста – по внешнему обучению и по внутреннему. Около 50 внутренних тренеров из числа экспертов проводят примерно 60 внутренних тренингов. Есть курсы для разных групп сотрудников – для новичков, бизнес-аналитиков, разработчиков и т.д.

Например, для менеджеров тренинговая система состоит из трех ступеней. Первая ступень – когда человек только становится менеджером, он выезжает на обучение на четыре дня, где знакомится с внутренними процессами и приобретает навыки по управлению  командой. Вторая ступень связана с управлением проектами, ведут ее топ-менеджеры нашей компании. И третья ступень предполагает полугодовой формат обучения – сто менеджеров компании учатся теме вовлекающего лидерства. В ходе курса менеджеры решают различные реальные задачи, затем лучшие участники получают награды.

Мы формируем у сотрудников и менеджеров осознанный подход к обучению. В этом нам помогает наш внутренний портал по обучению. При записи на тренинг сотрудники четко описывают свои цели, и тем самым, понимают всю необходимость прохождения курса.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна