Как победить сопротивление сотрудников при переходе на КЭДО

Среди главных причин сопротивления со стороны сотрудников при любых корпоративных изменениях обычно отмечают отсутствие полной и точной информации о нововведениях, в том числе об их последствиях; времени на адаптацию и обучения и подготовки сотрудников для работы в новых условиях. Также одной из причин может быть недоверие к руководству.

Для повышения лояльности сотрудников необходимо постепенно вовлекать их в процесс внедрения инноваций.

Для начала нужно корректно донести до сотрудников причины перехода на КЭДО – это поможет им понять необходимость перемен до того, как они будут проведены.

Важно сделать упор на перспективы таких изменений, рассказать о том, что электронные документы возможно согласовывать (при желании) и подписывать в одной системе, нет необходимости их распечатывать, дополнительно собирать подписи согласующих лиц и приносить или пересылать их в отдел кадров. Повысится сохранность документов и доступ к ним с возможностью скачивания. Электронная система позволяет отслеживать документ на всех этапах и определять, в каком отделе он “завис”. Кроме того, внедрение КЭДО упростит жизнь работников, работающих дистанционно.

Необходимо схематично отразить все этапы документооборота в вашей компании: кто отвечает за отправку и прием документов, кто ответственен за согласование, как отделы взаимодействуют между собой на разных этапах?

Далее постарайтесь переложить эти процессы в электронный формат. Подумайте, как будут работать эти алгоритмы, кто из сотрудников будет участвовать в движении документа и кто из менеджеров будет ответственен за согласование. Особое внимание обратите на информационную безопасность: предусмотрите возможность разграничения доступа к документам.

Если документооборотом в вашей компании занимается небольшое количество людей, можно ограничиться стандартным функционалом, который предлагают операторы. В этом случае работники сами могут выбрать, за какой документ они отвечают, чтобы отправить его дальше на согласование.

В случае, если в документообороте компании участвует большое количество людей, придется предусмотреть администратора, который будет распределять документы по ответственным. Второй вариант решения проблемы - настройка дополнительных маршрутизаторов, запускающих процесс согласования автоматически.

Необходимо определить сотрудника, за которым будет закреплено право конечной подписи. Обычно таким правом обладает генеральный директор, но можно назначить и уполномоченного специалиста по доверенности. На компанию достаточно оформить одну электронную подпись.

К выбору провайдера следует подойти осознанно. Обязательно проверьте надежность поставщика услуг: как часто он проходит проверки информационной безопасности, будет ли ваш архив храниться бессрочно после окончания действия сертификата и т.д.

Перед выбором провайдера подумайте, для каких целей вам необходим КЭДО, какие именно функции вам необходимы, сколько человек участвует в документообороте в вашей компании?

Ответы на эти вопросы понадобятся для выбора тарифа работы. Кроме того, выберите решение для дальнейшей обработки документов. Для этого подходит приложение в браузере или специальный интегрируемый в учетные системы модуль.

Крайне необходимо организовать поддержку сотрудников при внедрении КЭДО. Именно непонимание того, как работать с техническим продуктом - одна из основных причин игнорирования изменений. Важно создать для работников простое и понятное описание работы: предварительно показать демоверсию приложения, разработать инструкции или короткие видео по каждому процессу, чтобы сотрудники не тратили много времени на ознакомление с ними, а также организовать поддержку технических специалистов.

Особое внимание надо уделить распределению ролей и обязанностей: кто отвечает за перемещение документа в электронный архив, какие основные задачи стоят перед менеджерами, как выглядят цепочки согласований, кто распределяет документы.

Позаботьтесь о сборе обратной связи от сотрудников при внедрении изменений. Проведение опроса поможет выявить недоработки или возникающие ошибки. Учитывая комментарии работников, вы не только быстро и качественно исправьте ошибки, но и выстроите прочную систему доверия руководству.

Для организации работы с контрагентами по ЭДО необходимо проработать локальные нормативные акты и определить новый способ обмена документами.

Это можно сделать тремя способами:

1) В дополнительном соглашении прописать, когда компании начнут электронный обмен документами. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах, на каждом из них должна быть печать и подпись. После этого вы обмениваетесь экземплярами с контрагентом. Это самый безопасный и простой способ с юридической точки зрения.

2) Сделать такое же соглашение и обменяться им через ЭДО.

3) Письмом уведомить контрагента о переходе на электронный документооборот. Как только он примет приглашение, обмен документами будет осуществляться в электронном формате. Этот вариант наиболее небезопасен с юридической точки зрения, однако его используют чаще всего из-за простоты процесса.