HR опыт: классическая адаптация новых сотрудников

Глобально этапы адаптации являются общими для всех категорий сотрудников, различия кроются внутри.

Первый этап – так называемый «предадаптационный». Это та информация, которую сотрудник получает еще до прихода в компанию: инструкции, куда и к какому времени необходимо прийти, к кому надо обратиться и что его будет ждать в первый день.

Второй этап – первый день сотрудника в компании. Несмотря на его небольшую продолжительность по времени, он является чрезвычайно важным – ведь нельзя второй раз произвести первое впечатление.

Достаточно распространенной практикой в рамках программы онбординга в компаниях сегодня является создание и вручение сотрудникам в первый день welcome-наборов. В нашей компании мы внимательно относимся к этому «приветственному знаку» и с определенной периодичностью пересматриваем его наполнение, собирая обратную связь, синхронизируя его с ценностями компании, ESG-повесткой.

В первый день руководитель рассказывает сотруднику о задачах на испытательный срок, знакомит с командой, наставником и ориентирует в предстоящих процессах, а HR передает чек-лист того, что необходимо сделать в течение срока адаптации.  Кроме того, новый член команды получает доступ ко всем внутренним системам, корпоративному порталу, базе знаний компании (Академии "Гекрофарм").

В течение первой недели сотрудник проходит welcome-треннинг, который содержит информацию об основных направлениях работы компании. Также важным источником полезных контактов и инструкций по тому, что необходимо делать в различных ситуациях, является книга нового сотрудника.

Третий этап – самый продолжительный по времени. Он начинается с первого дня и направлен на знакомство с целями компании, правилами, командой, задачами. Здесь происходит непосредственное погружение нового члена коллектива в рабочий процесс. На данном этапе HR и руководитель проводят регулярные промежуточные встречи с сотрудником, обсуждают с ним задачи, дают и собирают обратную связь, вносят корректировки. Чрезвычайно важно мониторить также психологическое состояние, отслеживать мотивацию, выявлять сложности и проблемные моменты.

В настоящее время многие процессы, связанные c велком-мероприятиями и обучением в нашей компании, переведены в дистанционный формат, поэтому принципиальных отличий в общих этапах для сотрудников различных категорий нет.

Вместе с тем, например, для ряда направлений, адаптационный процесс носит более распространенный характер. Так, для новых сотрудников производства очень подробно прописываются мероприятия и шаги, которые необходимо осуществить в рамках испытательного срока. Мы разработали и внедрили визуальный тренажер, который позволяет сотруднику максимально быстро получить полный ответ на свой вопрос и отработать проблемную ситуацию. Кроме того, в компании запущена и ежегодно развивается программа наставничества. Это позволяет максимально ускорить интеграцию сотрудника в рабочий процесс.

Специфика адаптационного процесса удаленных сотрудников состоит в том, что встречи с HR и руководителем проводятся чаще, но являются менее продолжительными по времени. В данном случае чрезвычайно важно установить связь сотрудника с компанией, поддерживать причастность к команде и результату.

Последний адаптационный этап – завершение испытательного срока. Этот процесс важно отметить как значимую веху. На данном этапе сотрудник получает обратную связь и получает подарок от компании. Как правило, мы дарим бизнес-литературу.

Но адаптация, безусловно, не заканчивается прохождением испытательного срока. И тут важно помнить, что адаптация может быть не только экспертной, но и психологической. Время последней зависит от уровня позиции и длится обычно от трех месяцев до одного года (у топ-менеджеров). Что касается экспертной адаптации, после которой компания начинает получать максимальный результат, то для линейных позиций – в среднем, она составляет 3 месяца, для менеджеров – 6 месяцев, для топ-команды – до 1,5 лет.