Гайд: как правильно составить договор с самозанятым

Для самозанятого главный отчетный документ – чек, который автоматически формируется после получения денег от заказчика. Но не все так просто при проведении оплаты юридическим лицом, которому, в силу особенностей бухгалтерского учета, требуются договоры, счета и акты о выполненных работах. Поэтому документальное оформление самозанятых находится в их зоне ответственности. Об этом говорится в статье 161 Гражданского кодекса РФ, обязывающей сделки юридических лиц с самозанятыми скреплять договором. С самозанятыми можно заключать договоры ГПХ: подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа, хранения, перевозки и другие. Но все услуги должны быть в пределах работ, разрешенных самозанятым по закону.

Как правило, в компаниях всегда имеются типовые договоры ГПХ, которые можно применить при привлечении к сотрудничеству самозанятых. В начале документа прописываются фамилия, имя, отчество исполнителя. Затем обязательно следует указать его статус – «Плательщик налога на профессиональный доход». Чтобы не рисковать, лучше попросить у исполнителя выписку из приложения «Мой налог» и приложить ее к договору. Эту информацию можно проверить и самостоятельно, с помощью бесплатного сервиса ФНС. В договоре следует указать предмет сделки. И, конечно, в документе обязательно следует указать сроки исполнения услуги или работы самозанятым. Например, «Исполнитель обязуется написать тексты для сайта заказчика с 1 по 7 октября 2023 года».

Важно детально расписать стоимость работы, и то, как будет производиться расчет: наличными, на расчетный счет, через какую-либо платежную систему или на электронный кошелек, и обязательно указать сроки оплаты. Здесь же добавить примечание, что платежи не облагаются НДС, так как исполнитель платит налог на профессиональный доход (НПД).

В пункте «Прием» можно описать, каким образом будет оцениваться качество исполнения услуги. Например: «Работа считается выполненной с требуемым качеством и акт приемки подписан».

Чтобы избежать в будущем спорных ситуаций, в договоре следует прописать ответственность самозанятого в случае неисполнения или некачественного исполнения работы. Это может быть, к примеру, штраф. Можно вписать пункт о том, что исполнитель устранит недостатки своими силами. Следует описать варианты, когда заказчик может работу не оплачивать.

Вообще для заключения договоров ГПХ с самозанятыми лучше привлекать опытных юристов, которые учтут все детали и застрахуют заказчика от нежелательных последствий.

Для оказания единоразовой конкретной услуги договора достаточно. Но если предполагается долгосрочное сотрудничество с разными работами и частыми выплатами, то для этого необходимы приложения, в которых все прописывается более детально. Например, если это написание текста, то указывается его уникальность. В случае с фотографиями – разрешение изображений. Как и в основном договоре, в приложении прописываются сроки исполнения услуг и их стоимость. Обычно приложения формируются для тех работ, за которые исполнителю нужно заплатить одним или двумя счетами – предоплатой или постоплатой. Это может быть плата за работы по определенному проекту, или за все, что сделано в текущем месяце.

Специфика отчетности ИП и ООО требует предоставленную самозанятым услугу подкрепить актом приема. Документ является доказательством того, что работа действительно была сделана и заказчиком принята.

Как известно, самозанятому для своего отчета в налоговый орган достаточно иметь чек об оплате. Юридическому лицу для любой оплаты требуется счет, который должен выставить подрядчик. Но плательщик налога на профессиональный доход (НПД) обычно не очень в таких тонкостях разбирается, поэтому заказчик-юрлицо может предложить шаблон счета. Самозанятый заполняет документ, подписывает и отправляет отсканированный счет получателю. Но в договоре обязательно следует прописать, что отсканированный документ признается обеими сторонами верным так же, как и бумажный.

Процесс подписания договора несколько усложняется, если заказчик и самозанятый исполнитель не живут в одном населенном пункте. Но закон позволяет заключать договор удаленно. Заказчик-юрлицо распечатывает договор в двух экземплярах и отправляет оба самозанятому гражданину по почте или курьерской службой. Исполнитель подписывает документ и таким же способом отправляет его заказчику.

Существует и другая схема подписания. Но она подходит только тем самозанятым исполнителям, которые имеют верифицированную электронную подпись. В этом варианте скан имеет такую же юридическую силу, как и бумажный договор, подписанный от руки. Но и этот пункт стоит прописать в договоре.

Следование перечисленным правилам позволит заказчику-юрлицу избежать пристрастного внимания фискальных органов, а от сотрудничества с самозанятыми получить именно те выгоды, на которые было рассчитано привлечение плательщиков НПД.