4 типа восприятия времени — секреты эффективного тайм-менеджмента

Для описания различных типов восприятия времен Антонина Лебединская, эксперт Moscow Business School в сфере управления и развития персонала, личной эффективности, бизнес-тренер, эксперт-практик в области продаж, предлагает рассмотреть модель, основанную на исследованиях американского антрополога Эдварда Холла и британского специалиста в области межкультурной коммуникации Ричарда Д. Льюиса.

Прежде чем продолжите чтение статьи, сделайте простой рисунок, как вы представляете себе время. Это поможет вам определить, к какому типу восприятия времени вы относитесь.

Это люди, которые воспринимают время как линию, вектор или поток, движущийся из прошлого в будущее.

Для людей этого типа время – ценность, которую важно использовать максимально эффективно. Люди с линейным восприятием времени часто пользуются календарями, планерами, чтобы иметь четкое понимание, чем и в какой последовательности они будут заняты в разные дни. Такой подход позволяет им правильно организовать свое время и выполнять поставленные задачи.

Как правило, на моих тренингах люди с линейным восприятием хотят освоить инструменты эффективного планирования: как правильно организовать день, неделю, месяц, и как учесть в плане внезапно возникшие дела, форс-мажоры и т.д.

Персонаж

Познакомьтесь с Ириной: она руководит подразделением. У нее есть подчиненные и необходимость активно взаимодействовать с другими отделами компании. Она имеет четкий план, расписание и задачи. Каждый ее день структурирован, организован и в целом предсказуем. Но происходит ситуация, когда коллега не приходит на встречу, которая назначена на 16:00, игнорируя при этом звонки и сообщения Ирины. И только в 16.20 опоздавший коллега сообщает, что встречу придется перенести.

Еще одна ситуация, нарушившая идеальный рабочий план задач Ирины: коллега до 17.00 должен был направить Ирине материалы для выступления на совещании, которое пройдет следующим утром в 11.00. Ирина собиралась изучить материалы в конце рабочего дня, но, поскольку коллега направил материалы слишком поздно, Ирина будет готовиться к совещанию прямо перед встречей. Однако на утреннее время, прямо перед совещанием, Ирина планировала заняться подготовкой квартального отчета.

Все дело в том, что нарушены 2 важных для нее принципа:

1. Мне важно реализовать запланированные процессы, чтобы испытать удовлетворение.
2. Время нужно ценить, уважать, беречь и расходовать эффективно. Вспомните Алису в Стране чудес: «Не нужно убивать время, оно этого не любит».

Если у вас линейный тип восприятия времени:

1. Вы правы, время нужно ценить и организовывать эффективно. Вы на верном пути!
2. Когда планы меняются, сфокусируйтесь на цели и задайте себе вопросы: почему для вас было важно выполнить эту часть плана? К какому результату она вас привела? Как осуществить запланированное, несмотря на изменения?

Если вы руководитель:

Ирина способна планировать рабочий процесс, но переживает, если возникают отклонения от плана.

1. В таких случаях Ирина будет испытывать раздражение. Важно помочь ей прожить его быстро и эффективно. Часто этого достаточно, чтобы она сама нашла новое решение.
2. Ирина концентрируется на плане, а не на результате. В те моменты, когда не получается действовать по плану, помогайте ей сфокусироваться на результате, который важно достигнуть в новых условиях.

Люди с параллельным типом воспринимают время как несколько потоков или векторов, движущихся с разной скоростью и в разных направлениях.

Для людей этого типа главное не время, а результаты, к которым они стремятся, и проекты, которые они ведут. Вы можете встретить множество таких людей среди проектных менеджеров.

Обычно у них нет четкого понимания, что они будут делать в конкретный день недели. Они движутся следом за задачами и направляют свои силы туда, где это больше всего требуется в каждый отдельный момент. Они самостоятельно определяют приоритетность задач, используя методы управления задачами в режиме реального времени.

На тренингах их обычно интересует, как управлять временем, если руководишь несколькими проектами/задачами одновременно, как организовать свое время в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.

Персонаж

Познакомьтесь с Максимом: он руководит 4 проектами. В каждом проекте своя команда, задачи и скорость реализации. Максим анализирует, какой проект в данный момент требует его участия, и направляется туда. Если он увидит, что сейчас его помощь нужна другому проекту и команде, он оставит менее приоритетную задачу и переключится на более важный проект.

Таким образом, в начале дня Максим никогда не знает, что успеет за день, и каким будет результат, поскольку актуальность задач может меняться в течении рабочего дня.

Представьте ситуацию: Максим приглашен на совещание к 15.00, и он намерен туда пойти. Но в 14.30 он видит, что нужен команде на одном из проектов. Решая вопрос, какая задача требует его участия, Максим испытывает стресс: если он сейчас бросит задачу на половине пути, то все то время, которое он проведет на совещании, проблема будет расти, а у команды проекта будет простой.

Ему это кажется концом света, и он может пропустить встречу или прийти, но злиться, думать о своей задаче и считать свое присутствие на совещании необязательным. Все дело в том, что нарушены 2 важных для него принципа:

1. Делать нужно то, что требует внимания прямо сейчас.
2. Результаты сегодняшнего дня важнее вклада в будущие результаты.

Если у вас параллельный тип восприятия времени:

1. Вы правы, приоритеты важны, и вы умеете легко и быстро переключаться между задачами, чтобы действовать не по плану, а по приоритетам. Ведь план должен помогать, а не мешать достижению результатов.
2. Помните, что если не заботиться о будущих результатах, вы вечно будете бегать от пожара к пожару. Выделяйте время на плановые регулярные активности для построения будущего.

Если вы руководитель:

Максим отлично справляется с многозадачностью и умеет гибко управлять своим временем, подстраиваться под изменения. Но он не всегда видит долгосрочную перспективу. Несрочные задачи кажутся ему не важными. Он выделяет время, когда задача становится срочной, оперативной.

1. Помогите Максиму, сфокусируйте его внимание на долгосрочных целях. Напоминайте ему о тех задачах, которые не требуют его внимания сегодня, но могут стать проблемой или упущенной возможностью, если не находить на них время регулярно.
2. Введите точки промежуточных результатов по долгосрочным задачам, чтобы Максиму было необходимо каждую неделю демонстрировать вам часть сделанной работы по таким задачам.
3. Помните, что если утром Максим рассказал, что он собирается успеть, то скорее всего вечером его список результатов будет отличаться от утреннего списка намерений. Если от каких-то отдельных его результатов зависят другие процессы, проконтролируйте, были ли планы выполнены.

Это люди, которые воспринимают время как спираль, циферблат, круговорот.

Каждый день для них – это новый круг. Они относятся к срокам как к рекомендациям. Их соблюдение для них не важно. Ведь впереди будет новый день, а значит – новая возможность.

Обычно у людей с циклическим типом восприятия есть список задач, которые они предпочитают не упорядочивать и не привязывать ко времени. Выбирая, чем заняться прямо сейчас, они ориентируются на ощущения, интуицию, настрой. Их активность неравномерна: они могут сделать тысячу дел за 2 часа, а могут весь день работать, но успеть крайне мало.

На тренингах их обычно интересует, как мотивировать себя, как поддерживать настрой, как уговорить или заставить себя делать какие-то задачи.

Персонаж

Познакомьтесь с Татьяной: она работает на удаленке. Татьяна начинает свой день по-разному. Иногда ей нравится составить список дел на день и следовать ему. Бывают дни, когда она открывает почту и мессенджеры и отвечает, пока есть настроение. Она легко может оставить это занятие в момент, когда почувствует, что больше не хочет этим заниматься. В некоторые периоды она полна энергии и к середине дня закрывает весь список задач, выполнение которых у другого человека заняло бы целый день.

Но вот у Татьяны случается неприятный разговор с коллегой, которая сообщила, что руководство не считает нужным учитывать мнение Татьяны. Девушка спокойно восприняла слова коллеги, однако после разговора остался неприятный осадок. Кроме того, осталось завершить и сдать работу, к которой Татьяна уже потеряла необходимый настрой. Она предпочла бы заняться давно отложенной задачей, однако сегодня на нее нет времени. Татьяна понимает это уже сейчас, утром, хотя впереди еще целый день. Ее продуктивность падает, день тянется, она практически ничего не успевает.

Руководитель Татьяны сообщает ей, что она неверно расставляет приоритеты и не умеет переключаться. Слова руководителя расстраивают ее еще больше.

В данном случае нарушены 2 важных для Татьяны принципа:

1. Настроение формирует продуктивность.
2. Делать нужно то, к чему лежит душа в данный момент.

Если у вас циклический тип восприятия времени:

1. Прислушивайтесь к себе и позволяйте приступать к тем задачам, к которым у вас есть настрой. Это важно, поскольку повышает качество результатов и увеличивает вашу продуктивность.
2. Обратите внимание, что вы вполне способны управлять своим настроением. Используйте музыку, ленту в социальных сетях, общение, спорт и любые другие инструменты, чтобы настроиться на те задачи, решение которых сейчас принесет вам наибольшую пользу.

Если вы руководитель:

Татьяна может быть очень эффективна, когда занимается задачами, к которым сейчас у нее подходящий настрой. Ее настроение влияет на продуктивность.

1. Создавайте среду, где Татьяна будет чувствовать себя ценной, уважаемой, полезной, развивающейся, успешной. Также важно, чтобы часть задач имели короткий дедлайн (1-3 дня). Это позволит создать драйв.
2. Если какие-то задачи требуют немедленного внимания Татьяны, проследите, чтобы она за них взялась, и постарайтесь повлиять на настрой так, чтобы Татьяне стало комфортно и интересно над этими задачами работать прямо сейчас.

Понятие времени появляется в жизни этого человека, когда кто-то другой хочет срочно что-то получить и недоволен сроками. Это люди, которые воспринимают сроки как зло.

Для людей с социальным типом свойственно существование вне времени. У них собственный ритм, своя скорость и свой поток – процесс, не имеющий продолжительности и дедлайнов. Если перед ними не ставят какие-либо ограничения, то такой человек наслаждается жизнью, не соблюдая никаких расписаний.

Персонаж

Познакомьтесь с Дмитрием: он отвечает за стратегическое развитие. Он строит планы, исследует и анализирует тенденции, читает мнения и предсказания экспертов разных профилей. Он исследует конкурентов, строит гипотезы. Ищет способы эти гипотезы протестировать.

На собрании директоров Дмитрию будет необходимо представить свое видение и предложения на текущий момент. Дмитрий усердно работает, изучает информацию. Но на совещание он приходит неподготовленным, аргументируя это тем, что находится в поиске идей.

Руководство остается недовольно тем, что Дмитрий пришел на собрание без конкретного предложения, хотя в его распоряжении было достаточно времени, чтобы подготовить необходимые для руководства решения.

Все дело в том, что нарушены 2 важных для Дмитрия принципа:

1. Погружаться в задачу настолько, насколько потребуется следовать за мыслью, позволять разуму блуждать.
2. Сроки будут не важны, когда руководство увидит, что Дмитрий предложил гениальное решение.

Если у вас социальный тип восприятия времени:

1. Часто гениальные и нестандартные решения рождаются, когда вы даете разуму свободно блуждать. Позволяйте себе погрузиться в задачу и мониторить данные, ведь так вы создаете возможность для рождения принципиально новой идеи.
2. Помните, что другие люди ждут от вас предсказуемые результаты в предсказуемые сроки. Если вы их не даете, в вашей ценности и компетентности начинают сомневаться, и вам могут не дать шанса довести работу до конца и найти ваше гениальное решение. Поэтому иногда нужно выйти из потока, чтобы показать промежуточные результаты и доказать, что работа идет и решение вот-вот будет найдено и превзойдет все ожидания.

Если вы руководитель:

Дмитрий, вероятно, действительно увлеченно и самоотверженно работает. Ему для работы необходимо состояние свободного потока. Одновременно он сам не чувствует время и словно отрицает его существование.

1. Напоминайте ему, сколько времени уже прошло, сколько времени есть сейчас и сколько времени осталось.
2. Если есть возможность, введите автоматизированный контроль, чтобы сама система не позволяла Дмитрию оставаться в задаче дольше, чем это полезно для организации.

Предлагаем проверить себя. Напишите в комментариях ответ на вопросы:

1. Вспомните ситуацию Ирины с линейным типом восприятия времени. Как вы думаете, к какому типу восприятия времени относится коллега, который в 16.20 сообщил, что встречу, назначенную на 16.00, придется перенести?
2. К какому восприятию времени может относиться руководитель Максима, если настаивает, что плановое совещание обязательно для посещения?
3. К какому типу восприятия времени может относиться руководитель Татьяны, который рассказывает ей, что она неверно расставляет приоритеты и нужно уметь переключаться?
4. К какому типу восприятия времени может относиться руководитель, предположивший, что Дмитрий, возможно, демотивирован?