Для дела и души: может ли сотрудник задержаться в командировке?

Как рассказывает Елена Кожемякина, управляющий партнер BLS, на практике такие ситуации не редкость. Например, сотрудник уехал в командировку с понедельника по пятницу, а затем написал руководителю, что хочет остаться в городе на выходные и вернуться в воскресенье вечером. Отель на уикенд он оплатил, билеты оформил на воскресенье, то есть после завершения командировки. Руководство не против, но что скажет закон?

Прежде всего, закон не запрещает такие действия, более того – об этом ничего не сказано. Поэтому, если стороны договорились, надо все правильно зафиксировать и оформить, с учетом практики и нескольких нюансов.

Для начала получите от сотрудника заявление о том, что он задержится по личным причинам с указанием конкретных дней. Сделать это можно в произвольной форме. На основании письма компании надо издать приказ о том, что работнику разрешили вернуться назад позже окончания командировки. Также надо зафиксировать, чтобы бухгалтерия не платила суточные и не возмещала расходы по найму за эти дни. Если же гостиница включила в счет все дни проживания вместе с выходными, то в расходы надо отнести только дни командировки.

Кроме того, по согласованию с руководством сотрудник может оформить отпуск на эти дни. Оформляется он в обычном порядке. Такой вариант иметь в виду, например, если сотрудник решил остаться в месте командировки в будние дни, запланировав там отпуск.

Поэтому необходимо четко определить дни командировки, ведь расходы на проезд должен брать на себя именно работодатель, согласно ст. 168 ТК РФ и п.11,12, 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Правда потребуется еще пара документов – основанием для возмещения расходов на проезд не в день командировки будет заявление человека и приказ компании.

Несмотря на перенос даты возвращения, билеты обратно все равно можно отнести к затратам на командировку. Согласно ст. 252 и 264 НК РФ, экономически обоснованные и подтвержденные расходы на командировку учитываются при расчете налога на прибыль. Затраты на проездной билет и услуги по оформлению билетов там прямо указаны. При этом в законе нет упоминаний о том, что завершение командировки в приказе и фактическая дата отъезда должны совпадать. Поэтому обратный билет можно смело включать в состав расходов компании.

А вот с НДФЛ ситуация немного другая. Налог зависит от того, насколько задержится сотрудник. Если он остается на выходные, оплата обратного проезда не приведет к экономической выгоде, а, значит, ваши расходы на его проезд не надо облагать налогом. Если он останется надолго, скажем, уйдет в отпуск, оплату уже не рассматривают как компенсацию при командировке. Тогда придется учесть НДФЛ. Об этом много раз говорили ведомства и суды, например Письмо ФНС от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564, Минфина от 30 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/25283.

Что касается возвращения, надо помнить еще один нюанс. Когда работник уезжает домой в выходной день, время в пути не является временем отдыха, ведь он выполнял задание по поручению компании. За работу в выходной надо платить в двойном размере или в одинарном, предоставив дополнительный выходной. Причем право выбора – у сотрудника. А ночное возвращение (с 22.00 до 6.00) требует еще и оплаты как за работу ночью. Поэтому проверьте, когда сотрудник планирует вернуться – если на уикэнд он остался уже по своему желанию, зафиксируйте, что компания компенсирует билет, но человек уже не в командировке, т.к. возвращение планировалось в будни. Это будет аргументом в споре, если работник потребует двойную оплату за поездку в выходной.