«вИТаминный» рецепт СИБУРа: как ИТ-решения помогают в адаптации новых коллег

Одна из основных HR-задач любой компании – помочь новым сотрудникам максимально быстро адаптироваться, в том числе использовать весь потенциал существующих в компании ИТ-решений. В компании ПАО «СИБУР Холдинг» в арсенал средств, решающих эту задачу, включена внутренняя ИТ Ассоциация «вИТамин». О том, что стало предпосылкой для создания «вИТамина» и какие перспективы у проекта, рассказывает начальник отдела развития ИТ-пользователей Александр Заносиенко.

Проект претендовал на бизнес-премию WOW!HR в номинации Level Up.

- Александр, расскажите, как появился «вИТамин»?

- Данный проект, как и все другие в СИБУРе, призван помочь решить конкретную бизнес-задачу. В данном случае – свести срок адаптации новых сотрудников к минимуму, сделать новичков эффективными работниками компании в кратчайшие сроки. Эта цель достигается, в том числе, за счет эффективного использования бизнес-приложений нашей компании. Для этого и создана внутренняя ИТ Ассоциация.

До внедрения проекта мы сталкивались с тем, что новые, да и многие опытные пользователи не в полном объеме  используют корпоративные ИТ-продукты. Навыки работы с программным обеспечением развиваются с появлением новых бизнес-приложений, но уже существующие, получается, остаются не до конца освоенными. Это еще одна проблема, которую мы хотели решить.

Читайте также: «Билайн» о проекте СОТа: спасибо – самый мощный мотиватор

- Как разрабатывался проект и на что вы делали акцент?

- Перед созданием Ассоциации мы провели несколько исследований и выяснили, что до 20% обращений в техническую поддержку связано с недостаточным пониманием функционала используемых бизнес-приложений. Отсюда мы смогли сделать вывод: не все бизнес-приложения используются на 100%.

Мы собирали обратную связь от рядовых сотрудников и руководителей разного уровня – они просили помочь освоить существующие в компании приложения, создать для этого специальные курсы.

Для себя мы немного расширили задачу: программа обучения должна быть максимально понятной и доступной для пользователей всех уровней подготовки, содержать ответы на самые частые вопросы, иметь простой алгоритм и сочетать теорию и практику.

Успешное решение этой задачи позволило нам значительно снизить количество обращений в ИТ-поддержку, связанных с непониманием или неумением пользоваться корпоративными ИТ-приложениями СИБУРа.

- Вам удалось реализовать проект самостоятельно или вы привлекали сторонних специалистов?

- Проект реализовали собственными силами и использовали уже зарекомендовавшую себя в СИБУРе схему: обучить несколько человек, сделать из них экспертов или тренеров. И уже через них тиражировать опыт на все площадки и всех сотрудников компании.

- Расскажите о команде проекта, основных сложностях.

- «вИТамин» – это проект, построенный на энтузиазме тех, кто любит свою работу. Изначально мы были ограничены во всем: человеческих ресурсах и времени, приходилось доводить проект до ума во внерабочее время. К счастью, стартового энтузиазма хватило и на других коллег в блоке ИТ, и на работников других подразделений. А там и первые положительные итоги появились.

- Какое из структурных подразделений компании больше других поддерживало проект, вкладывало максимум усилий?

- Проекты такого масштаба, которые касаются всех площадок компании, в СИБУРе реализуются с участием нескольких подразделений. Отдельно хочу выделить Корпоративный университет. Именно такая кросс-функциональная работа позволила сделать «вИТамин» по-настоящему эффективным проектом.

- Поговорим о главном – об итогах.

- С момента начала проекта прошло всего 9 месяцев, но нам уже есть чем гордиться. Мы создали и продолжаем развивать три основных направления обучения – «ИТ-витаминов», как мы их называем.

Первое – «Прокачай свою ИТ-грамотность». Это направление основано на анализе запросов пользователей и статистики технической поддержки. Уже разработано 15 программ обучения, охватывающих наиболее частые вопросы пользователей. Для продвинутых пользователей мы предлагаем иной формат – «квест», в котором обучение построено в модном нынче формате геймификации. В этом формате запущена «мастерская» Excel, которая помогает улучшить навыки работы в редакторе таблиц, предлагая реальные кейсы. В рамках этого направления мы провели 63 семинара, обучили 30 внутренних тренеров и более 500 сотрудников.

Второе направление – адаптационное обучение для новых сотрудников. Мы создаем ИТ-профили должностей/ролей и для каждого профиля разрабатываем видеотренажеры. В период испытательного срока мы предлагаем всем новым сотрудникам  пройти специальные адаптационные курсы. Уже разработано 5 таких курсов.

Третье направление – «Коммуникационное развитие ИТ и не только». Этот блок позволяет развить коммуникационные навыки ИТ-сотрудников компании и ИТ-экспертов, выступающих тренерами. Не секрет, что технические специалисты и рядовые пользователи не всегда разговаривают на одном языке. Мы делаем всё, чтобы общение было понятным для обеих сторон. Например, проводим мастер-классы для ИТ-специалистов, внутреннюю конференцию «Техники, развитие, интерес», сокращенно – «Конференция «3». Ключевая идея конференции – рассказать сотрудникам об идеях, достойных распространения.  Аудитория – сотрудники СИБУРа из всех регионов деятельности компании (а это не только Россия). Спикеры – те же сотрудники компании, причем никаких ограничений по должностям и темам нет: на одной сцене могут выступить и член правления с интересным рассказом о тонкостях подледной рыбалки, и начальник цеха дегидрирования пропана с идеями по тайм-менеджменту на работе и дома.

Формат мероприятия по своей демократичности как в плане тем, так и общей атмосферы очень похож на известные во всем мире TED-конференции.

- Как проект повлиял на работу компании?

- Безусловно: общая ИТ-грамотность сотрудников СИБУРа выросла. Так, например, количество ошибок пользователей, связанных с недостаточными знаниями ИТ-решений, снизилось в два раза.

На основании этих данных мы можем сделать вывод, что пользователи научились задавать правильные вопросы, а ИТ-специалисты давать доступные ответы. То есть информационная пропасть между пользователями и технической поддержкой уже, если не исчезла, то сильно уменьшилась.

Главное – мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Следующим шагом на пути развития нам видится создание профессиональных сообществ пользователей, которые будут делиться друг с другом своими лайфхаками, давать советы. Все это снизит нагрузку на ИТ-поддержку, уменьшит количество обучающих консультаций пользователей.

- Помог ли проект решить изначально поставленную задачу?

- Производственная система СИБУРа, помимо прочих аспектов, включает улучшение малыми шагами. Поэтому, отвечая на ваш вопрос, – да, проект помогает решать поставленную задачу. Но важно понимать, что это процесс, который не должен останавливаться. Ведь ИТ – это динамично меняющаяся и развивающаяся отрасль. И чтобы оставаться в тренде, необходимо меняться и развиваться вместе с ней.

Смотреть видео о проекте - «СИБУР Холдинг» о внутренней ИТ Ассоциации «вИТамин»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна