Что делать, если сотрудник отказывается уходить в отпуск

Если в компании действует график отпусков (с которым все ознакомлены), как и должно быть по закону, работник несет ответственность за его несоблюдение. Но это не снимает рисков и с работодателя. Чтобы закрыть их, HR должен все сделать правильно и вовремя.

Прежде всего, компания вправе отправить работника в отпуск по графику. При этом сотрудник не имеет права отказаться, если его своевременно и надлежащим способом известили о времени отдыха и выплатили отпускные. По умолчанию сделать это надо письменно, получив личную подпись сотрудника. Только если компания ведет электронный документооборот, есть удаленные работники, а электронная почта указана в ЛНА как способ взаимодействия, лишь тогда уведомить можно по e-mail. Или другими способами, которые указаны во внутренних документах компании. Иначе этот способ не будет иметь юридического значения, его можно оспорить. Тогда и отказ ознакомиться с приказом об отпуске придется фиксировать актом с подписью трех свидетелей.

Да, переносить отпуск можно, но при наличии графика отпусков это делается именно по согласованию - работодатель имеет право отказаться от переноса, если это неудобно с точки зрения бизнес-процессов. Более того, переносить неотгулянный отпуск на следующий год можно лишь в исключительных случаях. Также компаниям запрещено не давать отдых 2 года подряд, согласно ст. 124 ТК РФ, поэтому, если складывается так, что отпуск «не отгуливается», а сроки выходят – сотрудник обязан выйти в него.

Стоит помнить, что даже если сам работник не хочет «отдыхать», компании за нарушение правил грозит штраф до 50 тысяч рублей. А в случае судебного спора с работодателя еще могут взыскать и моральный вред, а также судебные расходы.

Поэтому не стоит рисковать и накапливать отпуска работников за прошлые периоды. Помните, что график отпусков – это локальный акт, обязательный к применению обеими сторонами. Даже если сотрудник отказывается знакомиться с приказом и отдыхать по графику без законных на то оснований, компания вправе все равно отправить его в отпуск.

Чтобы требование работодателя было законным, сотрудника надо известить о предстоящем отдыхе за две недели до начала отпуска под роспись, а также выплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если эти сроки нарушить, сотрудник фактически может отказаться уходить в отпуск.

Кстати, работодатель не обязан составлять отдельный приказ об отпуске и знакомить с ним под роспись если это не предусмотрено локальным актом. Основанием для предоставления отдыха является сам график отпусков. То есть совсем необязательно оформлять и подписывать дополнительные документы. Хотя практика обратная – такие приказы составляют почти все работодатели, чтобы уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А раз приказ издается, с ним придется ознакомить под роспись. Дополнительный способ защиты от риска в виде приказа приводит и к новому риску. Если не будет подписи – человек может и не уходить на отдых.

В то же время уведомить можно и другими способами: уведомление в свободной форме, ознакомление под роспись с самим графиком, где указаны точные даты отдыха сотрудника. Так или иначе именно график отпусков на год, согласованный и утвержденный, будет реальной защитой для HR и всей компании, если вдруг сотрудник решит изменить время отдыха или вовсе отказаться от него. Когда графика нет, а особенно – если сотрудники уходят по устному согласованию, компания остается в зоне риска. Даже если и уведомляете вы их за 2 недели, а платите отпускные – законно за 3 дня. При отсутствии графика сотрудник всегда может отказаться или перенести отпуск, ссылаясь хотя бы на то, что нигде его дата не зафиксирована.