Автоматизация и систематизация кадровых процессов – кейс компании KMGP

В компании назрела необходимость оптимизировать, автоматизировать и систематизировать HR процессы для того, чтобы сэкономить ресурсы и время на выполнение рутинных процессов и больше внимания уделить глобальным задачам. Для этого было необходимо разработать платформу, которая бы объединила в себе большой функционал и была доступна 24/7.

Цифровая платформа Workshare позволяет автоматизировать, систематизировать и оптимизировать все ключевые рутинные HR процессы: рекрутинг, кадровое делопроизводство, учет рабочего времени, планирование, оформление, учет отпусков. Например, раздел «Рекрутинг» включает базу резюме кандидатов, где виден уникальный профиль кандидата с ключевой информацией для подбора, доступно формирование, выгрузка отчетов по вакансиям, кандидатам.

В разделе «Табелирование» ведется учет отработанного времени, категорий неотработанного времени, контроль часов, проектов, формирование отчетов из табелей по сотрудникам и выполняемым активностям по проектам, часам и финансовой составляющей, формируется ежемесячный табель учета рабочего времени для начисления заработной платы.

Также платформа позволяет вести учет и ведение документооборота по всем видам отпусков сотрудников, планирование отпусков, отслеживание сотрудниками истории отпусков, баланса отпускных дней.

Информационная панель платформы включает в себя графики, диаграммы, HR метрики для контроля важных HR задач.

В реализации проекта приняла участие рабочая группа, состоящая из группы разработчиков, группы дизайнеров, HR-специалистов.

Для создания платформы использовались такие инструменты как PHP, Typescript, Фреймворк Angular.

Реализация проходила в 5 этапов:

• На первом этапе мы обсудили проект и составили план того, что хотим получить в итоге;
• Написали техническое задание для программистов;
• Технические специалисты разработали платформу;
• Тестирование платформы и устранение ошибок;
• Запуск системы и ее внедрение.

Стоит отметить, что самая первая версия автоматизированной платформы для облегчения рутинных процессов была запущена нами еще в 2008 году. Затем, каждые два года, мы выпускали релиз, вносили дополнения и фишки, которые делали систему еще более удобной и понятной.

С помощью проекта удалось решить основную задачу компании - оптимизировать, автоматизировать и систематизировать HR процессы. Внедрение цифровой платформы значительно ускорило процессы принятия решений и исполнения HR задач. Снизилось количество рисков и ошибок, связанных с человеческим фактором.

Значительно сократилось время и затраты на управление персоналом, ведение документации, повысилось качество работы по управлению персоналом. Также платформа позволила избежать больших расходов на бумагу и риск порчи или утери важных документов.