6 причин объединить корпоративный мессенджер и таск-трекер в одном приложении

Когда мессенджер и таск-трекер объединены в одном приложении, команда получает доступ к инструментам на базе ИИ, которые могут значительно снизить долю ручного труда. Большие языковые модели умеют автоматически составлять отчеты, планировать встречи, подводить итоги переписок, обновлять статусы задач и собирать аналитику — всё это освобождает время для креативной и стратегической работы.

Если же коммуникации и задачи разнесены по разным сервисам, использовать возможности машинного обучения и LLM в полной мере не получится. Виртуальному ассистенту нужен доступ ко всему контексту проекта: задачам, документам, чатам — только тогда он сможет выдавать точные саммари и быстро находить нужную информацию.

Когда команда работает в нескольких несвязанных между собой сервисах, сотрудники вынуждены прыгать между окнами и тратить время на поиски нужной информации. Задачи создаются в одном инструменте, обсуждаются в другом, а документы рассылаются по почте. В такой системе легко потерять важные детали, особенно если человек подключается к работе не с самого начала.

Единое приложение, которое объединяет задачи и чаты, устраняет эти проблемы:

• Обновить статус задачи или обсудить изменения можно в одном окне — не нужно тратить время на переключение между сервисами. Это снижает утомляемость и повышает продуктивность.
• Обсуждения можно прямо привязывать к задачам, поэтому все договоренности находятся в контексте — ничего не теряется, и не нужно гадать, где искать нужную информацию.
• Работать удобно и с компьютера, и с телефона — интерфейс остается единым и понятным на всех устройствах.

• Если приложение поддерживает режим Split View, интерфейс можно разделить на два независимых окна. Это удобно: например, с одной стороны — список задач, с другой — чат по другому проекту. Всё под рукой, и не нужно закрывать одно, чтобы увидеть другое.
• Уведомления настраиваются так, чтобы команда сразу получала оповещения о новых задачах, изменениях в проекте или упоминаниях в комментариях. Вся важная информация приходит вовремя и в одном месте — не нужно постоянно проверять разные сервисы. В Руле, например, уведомления автоматически приходят при каждом ключевом обновлении.

Когда рабочие обсуждения проходят в личных мессенджерах, легко потеряться между уведомлениями от коллег и сообщениями от друзей. В итоге сотрудники отвлекаются в течение дня и не могут полноценно отдохнуть вечером.

Использование корпоративного сервиса, где объединены чат и таск-трекер, помогает сократить шум, навести порядок в коммуникациях и установить четкую границу между работой и личным временем. После окончания рабочего дня можно просто закрыть приложение — и не быть на связи круглосуточно.

Когда вся работа ведется в одном интерфейсе, сотрудники быстрее ориентируются, видят свои приоритеты, не пропускают важное и не тратят время на хаотичный поиск информации. Зоны ответственности выстраиваются логично и без лишнего контроля, а команда становится спокойнее и продуктивнее.

Наше PMF-исследование показало, что пользователи устают от перегруженных систем с ненужными функциями и сложной навигацией. Поэтому важно выбирать минималистичные и понятные инструменты, особенно для мобильной версии — лаконичный интерфейс делает работу быстрее и проще.

Когда команда работает в едином пространстве, всем проще ориентироваться в задачах: сотрудники видят, над чем трудятся коллеги, и понимают, кто за что отвечает. Это упрощает координацию — завершив свою часть работы, достаточно отметить это в таск-трекере, чтобы остальные могли продолжить.

Руководитель легко отслеживает загрузку команды — на день, неделю или месяц — и оперативно распределяет задачи. Всё находится в одном месте, поэтому ничто не теряется: даже мелкие задачи, которые обычно не фиксируют в трекере, не ускользают из поля зрения.

Если в команду приходит новичок, его подключение к работе проходит быстрее:

• Есть встроенная адресная книга: в каждой задаче видно, кто за неё отвечает и как с ним связаться — не нужно тратить время на поиски.
• Так как обсуждения связаны с конкретными задачами, новому участнику проще вникнуть в суть проекта, даже если он подключился не с самого начала.

Когда команда работает в разных сервисах, часть информации неизбежно теряется. Мелкие задачи часто обсуждаются только в чатах и не попадают в таск-трекер — из-за этого аналитика становится неполной и не отражает реальную картину.

Без централизованной системы менеджеры не могут рассчитывать ключевые метрики — такие как Throughput, отражающий производительность команды, или анализировать Cumulative Flow Diagram для поиска узких мест. Невозможно эффективно внедрять WIP-лимиты или выстраивать сквозные процессы (End-To-End Flow). Всё это снижает эффективность управления.

Даже если после внедрения универсального сервиса часть обсуждений останется в других мессенджерах — их будет проще отследить, систематизировать и договориться внутри команды: например, фиксировать любые задачи в бэклоге, даже самые мелкие, чтобы сохранить прозрачность процессов.

Дополнительно помогает, если в приложении можно просматривать историю обсуждений по задачам: это позволяет оценить, сколько времени уходит на коммуникацию и с какими трудностями команда сталкивается чаще всего.

Использовать одно приложение дешевле, чем внедрять и управлять несколькими различными корпоративными сервисами. Кроме того, взаимодействовать с одной командой поддержки гораздо удобнее, чем с несколькими разными службами.

Например, в случае с Рулой, команда получает не только мессенджер и таск-трекер, но и дополнительные возможности: хранилище файлов, адресную книгу, сервис для создания библиотеки ссылок проекта и интегрированного AI-ассистента.

Интеграция мессенджера и таск-трекера в одном приложении значительно упрощает управление проектами:

• AI-ассистент берет на себя рутинные задачи, позволяя команде сосредоточиться на творческой и стратегической работе.
• Данные сохраняются, не теряясь при переносе между различными системами.
• Сотрудники экономят время, исключая необходимость переключаться между разными сервисами.
• Новые участники могут быстро ознакомиться с информацией, собранной в одном месте.
• Процессная аналитика становится более точной и информативной, так как вся необходимая информация хранится в одном месте.
• Менеджерам проще управлять единой рабочей средой, чем координировать работу в нескольких приложениях.
• Этот подход помогает минимизировать финансовые расходы — использование одного корпоративного приложения обходится дешевле, чем несколько различных сервисов.