Хранение копий документов в личных делах сотрудников требует письменного согласия
Эксперты Роструда дали важное разъяснение для работодателей о порядке ведения личных дел сотрудников. Они напомнили, что трудовое законодательство не устанавливает строгих правил формирования личных дел, однако включение в них копий ряда документов допускается только при соблюдении одного ключевого условия.
Согласно позиции экспертов, хранить в личных делах копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о заключении брака, документов об образовании, военного билета и других подобных бумаг можно исключительно при наличии письменного согласия самого работника. Без такого согласия подшивать эти копии в дело неправомерно.
Поводом для разъяснения стал вопрос работодателя, который интересовался, какие документы должны находиться в личном деле в обязательном порядке, а какие хранить запрещено. В ответе подчеркивается, что обязанность хранить те или иные копии законом не закреплена, поэтому решение о включении их в дело остается за компанией, но только при получении добровольного согласия сотрудника.
Таким образом, кадровикам и руководителям рекомендуется пересмотреть практику формирования личных дел и, при отсутствии письменных согласий, либо получить их от работников, либо исключить спорные копии из папок во избежание претензий со стороны проверяющих органов.
Источник: HR-Director
