Как развивать корпоративную культуру в удалённых командах

Каждый сотрудник, вне зависимости от того, сколько времени он работает в компании, должен знать и придерживаться общих правил, принятых в ней. Например, подтверждать или обоснованно отклонять онлайн-встречи, назначать созвон не позднее, чем за сутки до его проведения, чтобы другой сотрудник мог грамотно спланировать свой рабочий день.

«Я, когда пришла в компанию Sape, собирала оргструктуру и контакты всех коллег, описывала текущие правила и создавала новые. Даже, когда всей компании пришлось в срочном порядке переходить на удаленный режим работы, я продолжала описывать процессы. Это позволило уменьшить обращения коллег с вопросами и снизить на минимум некорректность действий сотрудников», – отмечает Елена Мироненко, HRD Sape.

Находясь в разных городах и даже странах, каждый сотрудник должен также понимать, где он может оперативно посмотреть информацию о правилах компании, структуре, контактах коллег, описанном рабочем процессе.

Для этого нужен единый ресурс, где структурно будет находиться вся база знаний компании: информация о ней, профили сотрудников с контактами, даты рождений, подразделения, в которых работают непосредственные руководители, а также более предметная информация, открытая только для определенного круга лиц (например, руководителей и HR-отдела).

Изначально в нашей компании таких ресурсов было три. На одном хранились сведения в текстовом формате, на втором были собраны процессы, на третьем работали с документами.

Но в 2024 году я внедрила корпоративный HR-портал и отказалась сразу от 2-х ресурсов, оставив только один для работы с документами. Все HR-процессы находятся в едином информационном поле для компании.

Чтобы каждый сотрудник понимал, как живет компания, необходимо об этом рассказывать и вовлекать каждого сотрудника в ее жизнь. Это можно делать через корпоративный канал в мессенджере или ленту в корпоративном портале.

Важно, чтобы донесение информации было в рамках культуры в компании, ведь, например, консалтинг и ИТ — это две разные корпоративные культуры. Если у вас еще нет корпоративного канала, важно знать несколько моментов: внедрение будет непростым и всех сотрудников нужно к нему приучать (в среднем это занимает 6 месяцев).

Найдите коллег, которые вас поддерживают и будут поддерживать в комментариях и реакциях на посты, рассказывать другим коллегам о корпоративном канале и быть его амбассадорами. Продумывайте контент-план, готовьте визуальную часть. Это могут быть как фото сотрудников/офиса, так и общие картинки. Подготовьте хэштеги для каждого типа поста и, главное, начните собирать аналитику по количеству постов, реакций и комментариев. Благодаря аналитике будет понимание, куда нужно двигаться дальше.

В Sape я внедряла канал такого типа еще в Telegram. Начинала с малого и даже без контент-плана. Но через некоторое время поняла, что точно нужно планировать еженедельный, а потом и ежемесячный контент-план.

Внедрять канал было непросто, но надо было системно продолжать работу. И в итоге через 6 месяцев мы увидели окончательный результат, когда вся компания подключилась к каналу: сотрудники читали наши посты, оставляли реакции и комментарии.

После внедрения HR-портала было принято решение отказываться от Telegram. Мы спланировали бесшовный переход: месяц вели параллельно 2 канала, далее отключили мессенджер и оставили только HR-портал.

Чтобы повысить вовлеченность, в HR-портале мы запустили активность по количеству комментариев, которая длилась 3 месяца. Каждый месяц, в режиме реального времени, все сотрудники могли видеть, кто лидирует по количеству комментариев в рейтинге комментаторов. В конце каждого месяца определялся победитель — сотрудник, оставивший наибольшее количество комментариев за месяц. Счастливчик в качестве приза получал один оплачиваемый выходной день (day-off). Таким образом, по итогам активности мы повысили вовлеченность в 7,5 раз.

На текущий момент мы продолжаем вовлекать наших сотрудников в портал. Есть определенные успехи: промежуточный результат говорит о том, что у нас 62% сотрудников читают новости именно в портале, а не в почте или узнают от коллег.

Без эффективной коммуникации невозможно построить сильную культуру, поэтому важно, чтобы у вас был единый канал для онлайн-общения и существовали правила общения, которые должны соблюдаться всеми сотрудниками.

В нашей компании есть ряд правил, которые можно взять за основу.

Каждая встреча должна иметь не просто название, а цель — для чего вы встречаетесь. Это не просто “обсудить взаимодействие”, а “договориться, как взаимодействуем в N-процессе”. В описании встречи дополнительно пропишите более детальную информацию о встрече или о том, чего вы ждете от участников к моменту ее проведения. Так на самой встрече у всех коллег будет понимание происходящего, а в конце — зафиксированы договоренности.

Встреча должна назначаться заранее (лучше всего за неделю или хотя бы за день-два), чтобы коллеги могли эффективно спланировать свою занятость. Все встречи необходимо подтверждать или обоснованно отклонять, ведь у всех приглашенных на встречу коллег должно быть понимание: придете вы или нет. На онлайн-созвонах все сотрудники должны быть с включенными камерами (но, конечно, допускается и выключенная камера, если случается форс-мажор).

Помимо новостного корпоративного канала все сотрудники должны где-то общаться. Подберите общий корпоративный мессенджер, который вы будете использовать в компании. Задайте формат формирования чатов для отделов, ведь сотрудники точно захотят создать свои чаты, где они будут общаться “без галстуков”. А в остальных чатах могут быть клиенты или партнеры.

Важно также задать общий тон для аватаров, назначить админов, у которых будет доступ к дополнительным возможностям чатов (например, добавление участников).

Классические мероприятия для большинства удаленных команд недоступны, но есть возможности для онлайн-активностей:

• Онлайн-квизы и онлайн-стратегии — хороший вариант, как на небольшую команду, так и с большим составом участников.
• Кофе с руководителем. Раз в неделю руководитель пьет кофе с сотрудником и общается на различные темы.
• «Курилка». Можно устраивать онлайн-перекур с чаем или кофе между задачами, чтобы немного отвлечься от рабочей рутины и пообщаться с коллегами.
• Мини-игры по интересам: шахматы, мафия.
• Спортивные активности: йога, растяжка.

Такого форматы тимбилдинги можно устраивать как в отдельных отделах, так и на всю компанию. Активности могут быть бесплатными и платными. Если они платные, то важно заранее спланировать бюджет.

У нас в компании есть возможность организовывать как офлайн, так и онлайн-игры, поэтому мы не ограничиваемся только онлайн-пространством. Но активно используем, например, онлайн-квизы и онлайн-стратегию. Коллегам очень нравится такой вариант взаимодействия. Хотя сейчас все больше они говорят про живое общение и возвращение офлайн-мероприятий. Также мы используем в отдельных командах мини-игры в онлайн-формате.

Признание заслуг сотрудников — это неотъемлемая часть корпоративной культуры. Для каждого человека важно, чтобы его замечали и отмечали. В рамках компании можно использовать разные форматы признания сотрудников. Например, делать информационные посты, проводить онлайн/офлайн-встречу, на которой руководитель отмечает заслуги сотрудника, или дарить памятные подарки.

Так в начале 2020 года я запустила программу признания сотрудников в компании Sape. Она основана на 3-х ключевых ценностях компании. Каждый год на новогоднем корпоративе мы с CEO награждаем наиболее отличившихся сотрудников по трем номинациям, а также награждаем лучшего менеджера года. С 2023 года мы отмечаем заслуги сотрудников не только ежегодно, но и ежеквартально (кроме менеджера года).

Коллеги, показавшие отличный результат по итогам квартала, получают премию. А сотрудникам, номинированным по итогам года, достается денежный приз троекратно большего размера. Также мы рассказываем о всех победителях и их достижениях в новостной ленте корпоративного портала.

Но в 2024 году я пошла еще дальше. Вместе с бренд-студией мы разработали небольшие металлические корпоративные значки цвета бронзы, серебра и золота. Это не обыкновенные значки, они в форме головы с линиями и точками-импульсами (это наш фирменный знак).

Вручение значков проходило на новогоднем корпоративе. После награждения сотрудники приходили с положительной обратной связью и эмоциональной благодарностью.

Важно, чтобы сотрудники понимали текущую ситуацию как в компании, так и в каждом подразделении отдельно. Для этого подойдет следующее:

• Встреча генерального директора (CEO) на всю компанию: ее можно проводить раз в полгода или ежеквартально; все зависит от компании. На ней СЕО рассказывает о текущих результатах компании и стратегии на следующий период. Лучше организовать “открытый микрофон”, чтобы любой сотрудник мог задать свои вопросы. Или заранее соберите в компании вопросы, чтобы СЕО ответил на них на встрече. Можно сделать анонимный сбор вопросов.
• ТОП-менеджер каждого подразделения ежеквартально проводит встречи в своем подразделении, на которых рассказывает про результаты текущего квартала и цели следующего. Так вся команда понимает, где они сейчас: что получилось, кто или что этому способствовало, а также что не получилось и почему.

Важно информировать всех сотрудников, если в стране или компании происходят серьезные изменения. Распространение догадок в коллективе приводит к тому, что все сотрудники впадают в панику, возникает еще больше вопросов. В итоге снижается эффективность работы, возрастает недоверие сотрудников к руководству, повышается демотивация и текучесть персонала.

Команда — это ваш капитал. Важно говорить открыто и честно: люди запоминают, как с ними говорили в трудный период. Это влияет не только на лояльность и желание остаться в команде, но и на репутацию бизнеса.

Получать подарки всегда приятно, а когда компания заботится о своих сотрудниках, то это дополнительно повышает их лояльность к компании. Можно поздравить в корпоративном чате с днем рождения и подарить сертификат, а также вовлечь сотрудников оставлять свои поздравления в том же самом корпоративном чате. Еще можно поздравить с днем свадьбы или рождением ребенка и привлечь к поздравлению сотрудников. И, конечно, поздравить с днем рождения компании и вручить корпоративный мерч.

Поддержание командного духа в распределенной команде требует системного подхода: четких правил коммуникации, единого информационного пространства, вовлекающего контента, виртуальных тимбилдингов и прозрачности на всех уровнях взаимодействия. Важно не только внедрять инструменты, но и адаптировать их под корпоративную культуру, постоянно анализировать эффективность и вовлекать сотрудников через признание их заслуг и личное общение. Только так можно сохранить сплоченность команды, мотивацию и лояльность, даже когда коллеги находятся в разных точках мира.