10 способов борьбы с прокрастинацией сотрудников

Прокрастинация – настоящая болезнь среди персонала нового времени. Вредна она не только бесконечным затягиванием сроков исполнения задачи, что стоит нервов руководителю, но и реальными финансовыми потерями для бизнеса. Эксперты компании «Ваш кадровый советник» предлагают 10 управленческих способов борьбы с прокрастинацией сотрудников.

Прокрастинация у сотрудника возникает, когда перед ним стоит абстрактная, сложная, неинтересная, по его мнению, объемная и не имеющая четких границ и временных сроков задача, которая кажется бесконечной, как черная дыра. Как правило, работнику попросту непонятно, с чего начать и как эту задачу разложить по полкам.

Читайте также: Прокрастинация в бизнесе: причины и последствия

Вот 10 управленческих методов борьбы с прокрастинацией сотрудников.

Метод №1 «Выставить дедлайн».

Первое, что необходимо сделать руководителю – выставить временные рамки выполнения задачи со сдвигом на более раннее время, чтобы в случае задержки это оказалось некритичным, а сотрудник наверняка уложился в дедлайн.

Метод №2 «Привлечь напоминатора».

Далее в помощь руководителю, если он сам не имеет возможности контролировать ход выполнения работ, прикрепляется сотрудник-контролер или «напоминатор». Особенно желательно, чтобы это промежуточное звено было заинтересовано в быстром решении задачи. Эту роль может исполнить помощник руководителя или же другой сотрудник, работа и сроки которого зависят от выполнения предыдущих задач. То есть передача работы будет напоминать принцип эстафетной палочки. Помимо бесконечных напоминаний о задачах, на прокрастинирующего сотрудника, также будет давить чувство ответственности за выполнение задач и дедлайнов сотрудника-напоминатора. Напоминатор же обязан отслеживать и промежуточный статус выполнения работы. Если же дело совсем идет в затяг, то имеет смысл применить штрафные санкции за срыв сроков сдачи работы. При этом это необязательно должно быть лишение части премиальных, это может быть и нематериальное наказание.

Метод №3 «Дать возможность делегировать».

Следующий шаг – дать возможность работнику делегировать часть подзадач в рамках той работы, которая ему предстоит, конечно, по возможности. Таким образом над глобальным делом будет работать уже команда, это существенно повысит качество итоговой работы.

Метод №4 «Контроль наличия инструментов».

Поинтересуйтесь у прокрастинирующего сотрудника, все ли инструменты для выполнения работы ему доступны. Это касается и технических параметров задач и необходимых данных для реализации решений. Помните, что, задавая этот вопрос сотруднику, он не должен возложить ответственность за решение задачи на вас, а обязан предоставить список, того, что ему действительно необходимо.

Метод №5 «Позаботьтесь об индивидуальном комфорте».

Позвольте работнику выполнять сложную работу в комфортных для него условиях. Возможно вне офиса, под музыку или в ночное время. Конечно, это не должно мешать другому персоналу и соотноситься с этикой, принятой в компании.

Метод №6 «Заставьте сосредоточиться».

Помогите прокрастинирующему сотруднику сосредоточиться. Возможно пересадите его за другой рабочий стол или разрешите пить кофе на рабочем месте, например, если у вас это не принято. По возможности окружите его деталями по психологической цвето-схеме. Никто не говорит о создании абсолютного комфортного пространства, но его мелочи для конкретного человека привнести возможно.

Метод №7 «Заложите время на обдумывание».

Дайте сотруднику возможность не спешить начать конкретную работу и взять паузу на ее обдумывание. Прокрастинирующему человеку в любом случае потребуется время, чтобы вникнуть в суть задачи. Если его подгонять на начальном этапе, прокрастинация еще более усилится и затянется. Таким образом у работника даже на подсознательном уровне запустится процесс обдумывания, после чего работа уже не будет казаться столь невыполнимой.

Метод №8 «Не давайте возможности отвлечься».

После того, как у подчиненного в процессе перерыва возникнет цепочка мыслей, вот тут уже главное – не дать ему возможности отвлечься от работы и решения задачи. Иначе прокрастинация усилится, и сотрудник вернется к тому, с чего начал – к исходному состоянию. Руководитель на этом этапе, чтобы поддержать сотрудника, также может не давать ему дополнительных задач, чтобы не провоцировать смещение фокуса внимания.

Метод №9 «Заставьте навести порядок».

Призовите сотрудника к порядку! А именно проследите, чтобы за его рабочим столом царил порядок. Ведь окружающие предметы действительно влияют на нашу работоспособность. И часто многие люди не могут сосредоточиться именно по причине беспорядка на своих рабочих столах. Ничего не должно раздражать подчиненного за его рабочим столом. Это касается и технического оснащения, о котором мы уже упоминали. Компьютер должен быть исправен, стабильно и быстро работать. Если бы вы знали, какое количество персонала прокрастинирует из-за проблем с ПК, то незамедлительно бы их чинили.

Смотрите также: Коучинговый стиль управления

Метод №10 «Инициируйте планирование».

Поручите работнику составить для себя план действий по выполнению этой глобальной задачи. Так будет понятно, на каких этапах его контролировать, и сотруднику проще будет начать и продолжать двигаться по плану работ.

Решая проблему прокрастинации сотрудников, руководителю стоит помнить, что криком на работника проблемы персонала не решаются, а наоборот только усугубляются. Прокрастинация – настоящая болезнь современного персонала, из-за которой бизнес теряет деньги. Поэтому крайне важно озвучивать дедлайны и спрашивать работу в срок. Если ситуация не движется с места, не стоит портить репутацию, попросите работника обратить внимание на свое поведение и исправить в ближайшее время свои ошибки.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна