Самозанятые вместо штата: налоговые ловушки и преимущества

Самозанятость — это налоговый режим, который из эксперимента вырос в полноценную индустрию. По данным ФНС, на июнь 2025 года в России — более 13,8 млн самозанятых. В топ-5 отраслей входит IT-сфера и информационные услуги — сферы, в которых самозанятые преимущественно оказывают услуги бизнесу. Это значит, что около 1 млн плательщиков НПД взаимодействует с бизнесом и платит около 6,3 млрд налогов ежемесячно (данные за 2025 год).

Государство следит за этим сектором экономики и с каждым годом корректирует законодательную базу, усиливая контроль, потому что часто заказчики скрывают под самозанятостью трудовые отношения. Минфин выпускает письма с разъяснениями, в судах рассматривают дела о переквалификации, а ФНС чаще проводит камеральные проверки.

Тем не менее бизнес продолжает активно заказывать услуги у самозанятых — разберем причины.

Взаимодействовать с самозанятыми — удобно. HR не нужно проводить долгий этап отбора кандидатов на должность, оформлять трудовой договор, заводить личное дело и курировать новичка на первых порах. Все, что требуется — это договор ГПХ, чек от исполнителя и закрывающие акты.

Также компаниям не нужно платить страховые взносы, больничные и другие выплаты — самозанятый платит налог сам. На НПД ставки низкие — 4 и 6%, а с применением бонуса 10 000 рублей сборы еще ниже — 3 и 4%.

Для HR самозанятый — это возможность быстро закрыть нестандартную или проектную задачу, не расширяя штат. Особенно это актуально для малого и среднего бизнеса, где каждое новое место в штате — это расходы, риски и ответственность.

Если плательщиков НПД не более 5-10, то больших сложностей с ними нет. HR проверяет актуальность статусов, составляет договор ГПХ, запрашивает акт, чек и передает документы в бухгалтерию.

Но в компаниях, в которых работает от 10 самозанятых и более, у HR появляется много ручного труда. Например, если у бизнеса 20 внештатников, то на оформление документов уходит большое количество времени — от проверки статуса до передачи актов на оплату.

Также ФНС и трудовая инспекция пристальнее следят за компаниями с большим количеством внештатников и проверяют не только договоры ГПХ, но и наблюдают за фактическими отношениями. Ниже перечислим самые распространенные ошибки HR при первом касании с самозанятыми.

Чаще всего HR ошибаются уже в тексте вакансий — перечислим, как делать не надо.

Не стоит писать в объявлении о жестком графике работы — например, что занятость подразумевает включенность с 9 до 18. На собеседовании не нужно говорить о том, что придется работать в команде, подчиняться внутренним правилам и руководителю отдела. Также не нужно давить на соискателя и требовать оформления статуса плательщика НПД, а после заключения договора, например, оформлять корпоративную почту — все это расценивается как замаскированное трудоустройство.

Чтобы не попасть под переквалификацию отношений, нужно правильно выстраивать этапы взаимодействия с самозанятыми:

• Договор ГПХ. В договоре нельзя использовать лексику трудовых отношений, стороны — это «заказчик» и «исполнитель», а по окончании работ самозанятый получает «вознаграждение» или «выплату». Также в договоре должно быть описание конкретной услуги, а не трудовой функции — например, «создание макета сайта к конкретной дате», а не размытое «выполнение функций дизайнера».
• Самостоятельность. Самозанятый должен предоставлять услуги на своем оборудовании, без графика работы и помощников. Главное — это сдать качественную работу вовремя.
• Разделение ответственности в компании. HR правильно составляет текст вакансии, корректно выстраивает коммуникацию, проверяет статус самозанятого, а бухгалтер — проверяет чеки, проводит оплату и сверяет налоги.
• Коммуникации. HR не должен давить на кандидатов и требовать оформить НПД, если человек не хочет этого делать. Лучше заранее описать в вакансии формат взаимодействия — услуга по договору ГПХ. На собеседовании также нельзя обещать корпоративные бонусы, соцпакет, обучение за счет компании — это признаки трудовых отношений.