Какие HR-процессы можно автоматизировать?

Технологии позволяют автоматизировать практически все направления работы HR-департамента и полный жизненный цикл сотрудника — от планирования найма до exit-интервью. Чаще всего бизнес выбирает решения для таких процессов, как:

• рекрутинг и подбор персонала: создание планов найма, публикацию вакансий на работных сайтах, работу с откликами кандидатов, планирование интервью и формирование предложений о работе;
• адаптация и обучение: составление планов адаптации, назначение наставников, отслеживание прогресса новичков и сбор обратной связи;
• управление отсутствиями: согласование и оформление заявок на отпуска, больничные и командировки через корпоративные порталы;
• управление эффективностью: постановка целей для сотрудников, проведение регулярных встреч 1-1, сбор обратной связи, опрос 360 градусов и планирование развития карьеры;
• организационное моделирование: отображение структуры компании, планирование изменений в организации, перевод сотрудников между подразделениями и отслеживание численности команд;
• HR-операции и документооборот: выдача справок, оформление трудовых договоров, расчет компенсаций и контроль соблюдения требований трудового законодательства.

Однако автоматизация отдельных процессов — только первый шаг. Когда все эти процессы ведутся в разных системах, HR-департамент не получает полной ценности от автоматизации: невозможно построить качественную аналитику, так как разные данные разбросаны по разным системам, и на их сбор нужно даже больше времени, чем на анализ. При этом в разных системах данные часто дублируются, нужно вручную отбирать информацию и вносить её в разные системы — из-за этого растёт риск человеческой ошибки, и на достоверность данных уже нельзя будет рассчитывать.

Если у HR нет качественных данных, бизнес не может оперативно получить полную картину по HR-процессам. Вместо стратегического планирования департамент тонет в рутине.

Как автоматизировать HR-процессы с пользой

Большинство компаний автоматизируют HR-процессы точечно: используют одну систему для рекрутинга, другую — для учета отпусков, третью — для адаптации новичков. Добавьте к этому Excel-таблицы, корпоративную почту и мессенджеры, и данные о сотрудниках оказываются разбросаны по множеству источников.

Из-за такого подхода HR-процессы, хотя и автоматизированы, остаются изолированными друг от друга. HR-специалисты и HRD не могут быстро получить полную картину по сотруднику или подразделению. Представьте: вам нужно рассчитать стоимость найма одного сотрудника, при этом данные о вакансиях лежат в системе рекрутинга, информация о бюджетах — в Excel-файлах, а сведения об интервью — в календарях HR-специалистов.

Чтобы избежать этих проблем, нужна единая цифровая среда для работы HR-департамента и сотрудников компании. Когда все HR-процессы автоматизированы в едином пространстве, данные о каждом сотруднике, процессе и проекте хранятся в одном месте. HR-специалисты получают возможность строить сквозную аналитику: от планирования найма до анализа причин увольнений. А у сотрудников появляется единая точка контакта с HR.

Так HR-департамент превращается в стратегического партнера бизнеса — руководители получают данные для принятия решений, а HR-директор может обосновать инвестиции в развитие персонала конкретными метриками и качественными данными.

SimpleOne HRMS — единая цифровая среда, которая объединяет все основные направления деятельности HR. Система решает главную проблему большинства HR-департаментов — разрозненность данных и инструментов.

В отличие от точечных решений, SimpleOne HRMS автоматизирует полный жизненный цикл сотрудника в одной системе. HR-специалисты работают с единой базой данных, где хранится вся информация о персонале и задачах HR-департамента.

Польза единой HR-системы:

• Сквозная аналитика — когда все процессы находятся в одной системе, HR-директор может быстро получить ответы на любые вопросы. Сколько времени занимает закрытие вакансии? Какие каналы найма дают лучших кандидатов? Сколько сотрудников планирует уйти в отпуск в декабре? Все данные доступны в режиме реального времени.
• Автоматизация рутины — система сама направляет заявки на согласование, напоминает о дедлайнах и переносит данные между процессами. Например, когда кандидат проходит все этапы отбора, система автоматически создает заявку на оформление трудового договора.
• Единая точка входа для сотрудников — работники получают доступ к порталу самообслуживания, где могут решить большинство HR-вопросов самостоятельно: подать заявку на отпуск, заказать справку, посмотреть календарь отсутствий команды.

SimpleOne HRMS построена на базе российской Low-code платформы, что позволяет компаниям быстро адаптировать систему под свои потребности без привлечения программистов. Платформа входит в реестр отечественного ПО, её можно использовать для замещения зарубежных HR-систем.

Решение подходит крупным компаниям, которые хотят превратить HR-департамент из административного центра в стратегического партнера бизнеса на основе данных и аналитики.

Функциональность SimpleOne HRMS

SimpleOne HRMS предоставляет инструменты для автоматизации всех направлений работы HR-департамента и создает удобную среду для взаимодействия сотрудников с HR-службой.

Для HR-департамента:

Управление задачами и проектами HR

Система помогает HR-специалистам организовать работу с запросами — автоматически распределяет входящие заявки по соответствующим группам департамента. Руководители подразделений видят все поступившие задачи и могут распределить их между сотрудниками. Для визуализации прогресса HR-команда настраивает канбан-доски, где задачи перемещаются по столбцам в зависимости от статуса выполнения.

Аналитика и отчетность

В SimpleOne HRMS есть инструменты для создания наглядных отчетов о работе HR-департамента. Система позволяет строить графические отчеты в разных форматах: гистограммы, круговые диаграммы, временные ряды; например, HR-директор может создать дашборд с распределением задач по группам, статусами и данными по загруженности сотрудников. Созданные отчеты сохраняются в системе и автоматически обновляются при изменении данных.

Рекрутинг и подбор персонала

Система охватывает полный цикл найма от планирования до оформления сотрудника. HR-специалисты оформляют вакансии и публикуют их на внешних площадках — система интегрируется с HeadHunter. Рекрутеры настраивают воронки подбора под разные типы должностей и ведут кандидатов по этапам отбора.

Управление отсутствиями

SimpleOne HRMS упрощает учет отпусков, больничных и командировок. Сотрудники подают заявки через портал, HR-специалисты обрабатывают их в системе. Наглядный календарь отсутствий помогает избежать ситуаций, когда несколько специалистов одновременно планируют отпуск.

Организационное моделирование

С помощью системы HR-департамент может управлять структурой компании, переводить сотрудников между отделами и назначать руководителей. Организационная структура отображается в виде иерархического дерева с автоматическим подсчетом количества сотрудников в каждом подразделении.

Соблюдение требований ТК РФ

Уникальный модуль Compliance Control позволяет компании самостоятельно управлять данными о трудовом законодательстве. Если закон изменился, например, вырос процент налога, HR-специалист может скорректировать соответствующие цифры в справочнике, и вся система будет работать по новым правилам. Для организаций с филиалами в разных странах предусмотрена настройка отдельных параметров под каждую юрисдикцию.

Для сотрудников:

Портал самообслуживания

Сотрудники получают единую точку входа для решения всех HR-вопросов. Портал содержит новостную ленту, каталог услуг, календарь событий компании и организационную структуру. Работники видят только ту функциональность, которая соответствует их роли и должности.

Каталог HR-услуг

Центральный элемент взаимодействия с HR-департаментом — структурированный перечень всех услуг, которые предоставляет HR. Сотрудники планируют отсутствия, заказывают справки и документы, а руководители создают заявки на подбор персонала.

Персональный профиль

Каждый работник имеет профиль с контактной информацией и данными о должности. Важная часть профиля — компонент «Карьера», где отображаются специализация и навыки. Специализацию указывает HR-департамент, а навыками сотрудник управляет самостоятельно.

Программа лояльности

SimpleOne HRMS интегрируется с платформой GrandBazar для создания геймифицированных HR-решений. В программе лояльности сотрудники могут копить корпоративную валюту и тратить её на маркетплейсе компании.

Автоматизация HR-процессов помогает департаментам сосредоточиться на стратегических задачах, а не тратить время на рутинные операции. Однако точечная автоматизация не приносит бизнесу достаточно ценности — HR-специалисты всё равно тратят время на сбор данных из разных систем вручную.

Единая система автоматизации решает проблему разрозненности и превращает HR-департамент в стратегического партнера бизнеса. Когда все процессы проходят в единой системе, руководители получают качественную аналитику для принятия обоснованных решений о развитии персонала и оптимизации HR-бюджетов. SimpleOne HRMS объединяет все HR-процессы в единой цифровой среде и предоставляет сотрудникам удобный портал для самостоятельного решения большинства кадровых вопросов.