Как образовательный проект изменил компанию. Опыт ООО «Ферронордик Машины»

В ООО «Ферронордик Машины» не побоялись посмотреть правде в глаза – признать несовершенство бизнес-процессов, и главное – открыто поделиться своим опытом решения проблемы с коллегами. Об образовательном проекте GOFM с использованием технологии эдьютейнмент (обучение через развлечение, активное игровое обучение для взрослых), который вовлек коллектив в процесс повышения эффективности, оптимизации и стандартизации бизнес-процессов ( 52 новые идеи, 8 проектов прошли пилотное внедрение – об остальных итогах ниже!), порталу HR-tv.ru рассказала Ирина Воробьева , член команды разработчиков, НТЦ.

Проект претендует на бизнес-премию WOW!HR в номинации Level Up.

Суть проекта

GOFM — комплексный образовательный проект, предполагающий разработку и внедрение ряда методологий — от оценки потенциала участников до методологии по разработке учебных курсов. Существенной частью программы, обеспечивающей вовлеченность персонала, информационную поддержку всех этапов внедрения и реализации проекта, являются рекламная кампания, брендинг и кампания по продвижению проекта.

Читайте также: 11 самых популярных WOW!HR-проектов

Проект GOFM рассчитан на два этапа и основан на принципе спиральной динамики:

Первый этап, Внедрение , предполагает внедрение программы в шести регионах. Целью первого этапа проекта является внедрение программы выявления и оценки потенциала, формирование инициативных групп, включающих 21 представителей из шести регионов, чья деятельность направлена на генерирование идей и ранжирование проектов по уровню достигаемого эффекта в натуральном и стоимостном выражении, а также внедрение культуры непрерывного совершенствования.

Второй этап, Масштабирование , предполагает внедрение программы в двух регионах, а также формирование команды региональных коучей, которые могли бы масштабировать программу и вовлекать в нее новых участников. Проект преобразуется в программу дальнейшего развития компании.

Проект основан на принципах самоокупаемости: бюджет на разработку и внедрение программы окупился в первый год за счет внедрения проектов участников программы.

Цели, задачи, предпосылки

Наша цель — поднять уровень вовлеченности и мотивации сотрудников, побудить их избавиться от равнодушия, инициировать их размышления о том, как можно улучшить процессы в компании. Реализация данной цели оказалась возможна через создание программы непрерывного совершенствования бизнес-процессов.

Предпосылки разработки и внедрения проекта:

–  Несовершенство бизнес-процессов. Они были излишне забюрократизированы, содержали множество политик и процедур, при этом многие процессы были не автоматизированы и не стандартизованы.

–  Кадровый резерв не пополнялся с 2014 года. Отсутствовали процедуры выявления перспективных талантливых работников в регионах.

–  Географическая разнесенность и удаленность от центра явилась предпосылкой для формирования «невидимых границ» между регионами, разобщенности и межрегиональной конкуренции, снижения управляемости. Возникал риск снижения роста и формирования «застойных явлений».

–  «Тренерская лакуна и застой». Практически не было внутренних тренеров и наставников из числа наиболее талантливых работников, заинтересованных в том, чтобы передавать свой опыт и знания. Чувствовались снижение интереса к работе, «усталость» от однообразных тренингов, определенная апатия и незаинтересованность в развитии, снижение мотивации, недоверие персонала к внедрению изменений.

–  Идея проекта GOFM, предполагающего внедрение принципов бережливого производства, возникла в 2014 году, однако не получила должного развития и нуждалась в переосмыслении.

Задачи, которые нам удалось решить:

–  Необходимость анализа и совершенствования бизнес-процессов, стандартизации, изучения и закрепления лучших практик.

–  Создание процедуры и инструментария по выявлению талантов, проведение Центров оценки, пополнение кадрового резерва. Объединение в единую методологическую базу принципов Дао Тойота, пирамиды ценностей и модели компетенций ООО «Ферронордик Машины».

–  Реализация единой программы постоянного совершенствования, в которой были бы задействованы представители всех регионов и всех основных групп профессий, выделяемых в компании. Формирование ряда региональных центров, лабораторий по обсуждению и реализации идей и проектов.

–  Разработка программы обучения, сочетающей как серьезный дидактический материал, так и развлекательную часть и стимулирующей заинтересованность в обучении ( edutainment ). Повышение вовлеченности и мотивации персонала.

Разработка

Проект разрабатывался поэтапно. Изначально мы изучили опыт внедрения проекта в 2014 г., проанализировали плюсы и минусы, составили список литературы для изучения, определили компании, чей опыт и практика по внедрению бережливого производства и Дао Тойота нам интересны для изучения.

Мы приняли во внимание исследование корпоративной культуры и вовлеченности, проведенное Е. Варга в четырех регионах нашей компании, определили специфику целевой аудитории, продумали поступательную стратегию «спирального внедрения» с возможностью моментального исправления ошибок, определили даты и регионы для внедрения по принципу «от простого к сложному».

Акценты мы расставили следующим образом:

Возможность компактно ужать программу до 4-5 дней, возможность самообучения и поддержания образовательного процесса в дальнейшем по корпоративному скайпу, возможность самообучения,

«Не грузить умом», или постижение сложного содержания через простые формы — минимум лекций, максимум практики, обязательное «отражение в игре основных принципов программы обучения».

Единство темы в разнообразии воплощения — каждый новый запуск программы для двух регионов предполагал развитие новой темы: «Индустрия» (Урал — Сибирь), «Этника» (Юг — Волга), «Космос» (Головной офис — Центр), Морская (Северо-Запад — Дальний Восток).

Активная роль обучающегося в процессе реализации программы — участник готовит и защищает свой проект, привлекает к реализации других работников, продвигает идею GOFM в своем регионе, вносит собственную лепту в разработку кейсов и учебных курсов, становится коучем либо послом проекта в регионе.

Мотивация и вовлечение в проект всех работников компании. Наряду с 25 участниками проекта (21, отобранный по результатам оценки, и 4 по программе «Бонус») в обсуждении и реализации проектов заняты все члены Расширенного управляющего комитета, включая Президента компании, а также работники всех структурных подразделений компании.

Прозрачность. Координаторы подписывают Контракт Эффективности и знакомятся с Положением о премировании GOFM, в которых четко обозначены критерии периодической оценки эффективности и условия выплаты ежемесячной надбавки к заработной плате, ежеквартальных и годовых премий.

Труд должен быть оплачен. Начиная этот проект, мы понимали, что самое уязвимое место – невероятная загруженность работников Компании, дополнительную нагрузку они могли бы выполнять только по вечерам и в выходные. Следовательно, нам нужно было продумать и согласовать с руководством специальные надбавки к заработной плате за дополнительный внеурочный труд, а также систему премирования.

Поддержка и добрая воля руководства. Нам очень повезло, что наше руководство нас поддержало во всех начинаниях и активно принимало участие во всех запусках учебной программы, защитах проектов.

Уникальность — все примеры и проекты имеют прямое отношение к индустрии и потребностям компании.

Команда и функционал

Состав НТЦ (научно-технического совета):

К. Борисов: бюджет проекта, анализ затрат, руководство проектом, разработка образовательной программы, согласование проекта на расширенном управляющем комитете, курирование ряда проектов.

И. Воробьева: разработка и внедрение программы проекта; образовательной программы; поиск и утверждение внешних провайдеров; разработка концепции запусков программы; рекламная кампания на внутреннем портале; разработка и внедрение инструментов Центра оценки (все инструменты оценки написаны специально для программы на основании действительных бизнес-кейсов компании); организация и проведение Центра оценки, разработка и внедрение программы регулярной оценки эффективности, программы вознаграждения (базовой и переменной части); курирование проектов.

Дм. Куклин: разработка образовательной программы, формирование региональных библиотек, курирование ряда проектов.

Кто помогал

Мы бы не достигли успеха без помощи наших партнеров, тренинговых компаний, кулинарной школы, специалистов по брендингу и профессионалов фотосъемки.

Трудности

Трудности состояли в нехватке ресурсов: участникам было сложно выделить время на проект, многие работали по выходным и по ночам. Кроме того, было сложно преодолеть скепсис и неверие в проект.

К сожалению, в компании не поощрялась инициатива, и любое начинание приветствовалось фразой «Это работать не будет!» Нам нужно было, в первую очередь, изменить отношение к внедрению новых форм и процессов, новой практике.

Кто поддержал

Без преувеличения, все подразделения участвовали в разработке и реализации проектов участников. Активная роль была у бухгалтерии, ИТ, юридического отдела, в процессе внедрения в работу включались рядовые работники компании, активно помогали специалисты по внутренней коммуникации, HR.

Первая реакция

Изначально работники отнеслись к проекту как к чему-то несерьезному, было много возражений. В специально разработанной рекламной кампании мы использовали образ героя — лягушонка, который отправился исследовать и преобразовывать неизвестный ему мир, прыгнув с кочки. В компании появилась своя поговорка «прыгнул с кочки — полезай обратно!»

В процессе развития проекта отношение к нему поменялось. Участников проекта узнают в разных регионах, они стали местными знаменитостями. Руководство положительно оценило результаты первого года проекта и безоговорочно одобрило бюджет на вторую фазу, масштабирование.

Неожиданным стало то, что из проекта по внедрению принципов бережливых услуг мы преобразовались в площадку по реализации важных для компании инициатив и проектов, опытную лабораторию решений: идеи к нам поступают как сверху, от руководства, так и снизу, от рядовых работников, мы их развиваем и «доводим до ума».

Проект вышел за рамки

Количество желающих участвовать в проекте растет день ото дня. Согласно недавнему внутреннему опросу, работники компании ассоциируют проект с самым ярким событием уходящего года. Методы анализа и структурирования информации, которые мы изучаем в процессе образовательного курса программы, нашли свое применение и за пределами GOFM: ряд работников применяют метод мозгового штурма, ментальные карты, рыбью кость Ишикавы при решении стоящих перед ними рутинных задач.

Итоги

Комплексная образовательная программа, включающая в себя процедуру оценки потенциала, программу обучения по принципу edutainment, систему оценки эффективности и мотивации, интегрированная с существующими процессами и процедурами в HR полностью внедрена.

Оценку успешно прошел 21 участник программы, в бонус-версию программы зачислено дополнительно 4 работника. 20 участников рекомендовано для зачисления в кадровый резерв и прохождения курса обучения по программе MiniMBA.

Более 50% участников программы по итогам регулярной оценки эффективности получают оценку «превышение уровня ожиданий», и, что интересно, это положительно сказывается на уровне эффективности в целом при выполнении поставленных КПЭ непосредственным руководителем. Как правило, уровень эффективности растет и при выполнении «основных обязанностей».

Читайте также: NETBYNET: участие в WOW!HR стало для команды большим прорывом

В 2017 г. высказано 52 идеи по повышению эффективности, оптимизации и стандартизации бизнес-процессов в компании , 8 проектов прошли пилотное внедрение, 6 находятся в стадии масштабирования, 20 проектов в стадии внедрения либо проработки.

Оптимизационный эффект в 2017 г. — около 10 млн рублей. Этот результат достигнут за счет оптимизации бизнес-процессов, существенного снижения рисков, минимизации затрат. Проект полностью окупился.

Ожидаемый экономический эффект 2018 г. — около 50 млн рублей.

Проект ознаменовал начало нового этапа в жизни компании, положил начало «движению к постоянному совершенствованию», что созвучно пирамиде ценностей и стратегии компании. И – безусловно, помог решить поставленные задачи.

Фото ООО «Ферронордик Машины»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательн а

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR2019