5 правил успеха HR-мероприятия

HR- специалистам довольно часто приходится сталкиваться с непониманием руководства компаний: в чём целесообразность проведения корпоративных праздников, акций, конкурсов и других массовых маркетинговых мероприятий, которые называют ёмким словом ивент. Когда затраты на HR-мероприятия – это не дорогостоящие «пустые траты», а реальные оправданные инвестиции в настоящее и будущее бизнеса? Как измерить эффект от затраченных усилий и вложенных средств?

Мероприятия как HR-инструмент

Департаменты HR считают ивент неотъемлемой частью создания и поддержания корпоративной культуры и важным инструментом развития бизнеса. Но в период экономического спада и отраслевые флагманы, и небольшие компании сокращают бюджеты маркетинговых активностей, в том числе и затраты на проведение корпоративных мероприятий. Эффективность использования ивента как инструмента внешнего и внутреннего маркетинга сегодня оценивается по-разному. Для чего же HR ы используют ивент, и высока ли ценность мероприятий в экономически нестабильное время?

Правильно спланированные и качественно проведенные мероприятия влияют на результативность работы сотрудников и другие экономические показатели компании, считают специалисты. Формат ы проведения ивентов могут быть совершенно разными: это праздники, конкурсы, специальные акции, отчетные собрания, светские мероприятия, премии, конференции; и все они выполняют разные HR и маркетинговые функции.

Важной функцией традиционных мероприятий является формирование корпоративной культуры, соответствующего отношения сотрудников к бренду, продукции, компании. Такое корпоративное событие поможет сплотить коллектив, установить неформальные связи, улучшить коммуникации внутри проектных групп, не просто повысить лояльность сотрудников, а сделать их адвокатами бренда. С помощью специально разработанных ивентов можно с минимальными рисками вводить изменения и нововведения в бизнесе. Другие корпоративные мероприятия рассказывают о целях и миссии компании, о существующих и новых продуктах или направлениях, то есть выполняют информационную, коммуникационную и обучающую функции. Тщательно спланированные собственные мероприятия могут стать также и идеальным инструментом для реализации стратегий удержания клиентов и решения PR -задач.

Мнение профессионала:

«Во время кризиса большей популярностью пользуются деловые и «клиентские» мероприятия. Это обусловлено тем, что компании в первую очередь хотят удержать крупных стратегически важных клиентов. Основная задача, которую благодаря таким мероприятиям стремится решить заказчик, это повышение лояльности клиентов к бренду компании. Поэтому сегодня к качеству организации и уровню реализации события предъявляются особенно высокие требования», - говорит Егор Доброгорский, генеральный директор агентства COMMUNICATOR Creative Events – официального организационного партнера Национальной премии RED TIE.

Есть несколько подходов к определению вида мероприятия

- По типу аудитории: это массовые и VIP мероприятия – собрание директоров и день рождения компании, мероприятия для существующих и потенциальных клиентов, мероприятия для сотрудников и соискателей.

- По формату проведения : офлайн и онлайн мероприятия: тренинг, праздник, и on - line обучение; развлекающие и обучающие: новый год, и презентации новых продуктов, светские/статусные: тусовки, организация мероприятий по интересам и приглашение очень известных спикеров или клиентов; разовые и регулярные: например, переезд в новый офис и награждения лучших сотрудников.

- По степени владения проектом: собственные и внешние, т. е. те, что организует собственный Департамент HR и мероприятия, инициируемые профессиональным объединением, ассоциацией, клиентские мероприятия.

- По длительности: короткие, несколько дней, долгие (в основном акции и конкурсы): презентация продукта и выездная конференция, и акции (поддержка внедрения нового проекта).

Что принесёт успех HR -мероприятию

Мероприятия полезны только тогда, когда приносят своим организаторам и заказчикам измеримые результаты. Для того, чтобы оценить эффект мероприятия, необходимо заранее, ещё на этапе планирования чётко обозначить цели ивента, иначе любые попытки измерить итоговые показатели окажутся бессмысленными.

Правильно распределить бюджет и спрогнозировать результаты мероприятия, поможет методология Event ROI Methodology, разработанная норвежцем доктором Эллингом Хамсо – международным экспертом в сфере оценки эффективности корпоративных мероприятий.

Эллинг Хамсо совершенно справедливо утверждает: «Лица, принимающие решения говорят, «Покажите мне деньги», «покажите, что я получу за те деньги, которые я потрачу».

Мнение профессионала:

“ Сегодня любые мероприятия сами по себе не являются ценностью ни для бизнеса, ни для HR . Важна цель, которую они преследуют. Как правило, мероприятия для сотрудников направлены на продвижение ценностей компании, повышение лояльности и вовлеченности, развитие кросс-функциональных и межтерриториальных коммуникаций. Зрелые компании понимают значимость таких мероприятий и инвестируют в них ресурсы. В периоды экономического спада часто ставка делается не на прямые финансовые затраты, а на вовлечение самих сотрудников в организацию мероприятия. Как правило при этом выявляется много талантливых в разных областях сотрудников. ” , - считает Татьяна Карпова, помощник старшего вице-президента, руководителя HR Блока “ Сбербанк России ” .

Пять ключевых навыков в планировании эффективности ивент-проектов:

1) Создание убедительных бизнес-кейсов по итогам реализации мероприятия любого типа.

2) Формирование бюджета на основании конкретных показателей «цена/качество».

3) Дифференцирование результата, связанного с организацией мероприятия, от других факторов, влияющих на общее впечатление о проведенном проекте.

4) Получение максимальной отдачи от капиталовложений в мероприятие благодаря грамотному планированию.

5) Умение обосновывать результативность мероприятия любого типа.

Об этих профессиональных компетенциях Эллинг Хамсо подробно расскажет на лекции о Event ROI Methodology и мастер-классе «Оценка эффективности мероприятий». Выступление всемирно признанного эксперта, которое пройдет на площадке Премии RED TIE в рамках Деловой программы, адресовано профессиональным организаторам мероприятий, внутренним специалистам компаний и представителям ивент-агентств.

Мнение профессионала отрасли:

«Бизнес в России взрослеет, меняет свое отношение и подход к решению стратегических задач. К счастью, сегодня все больше компаний осознают, что мероприятие это один из инструментов решения задач бизнеса, задумываются об эффективности проводимых мероприятий и о целях, которые они преследуют. Сложная ситуация на рынке, как ни странно, является катализатором этого переосмысления. По большому счету, основная задача любого мероприятия – повысить лояльность целевой аудитории (иногда не одной) того или иного сегмента бизнеса к своему бренду или продукту.

Мы будем говорить об этом в рамках деловой программы церемонии Премии RED TIE, 30 октября 2015 года в Москве. Признавая ведущую роль заказчиков в развитии event-индустрии, мы – профессиональное сообщество организаторов мероприятий приглашаем их к открытому диалогу и обсуждению перспектив и трендов отрасли», - говорит Максим Чечетенко, генеральный продюсер Национально премии для корпоративных клиентов индустрии событийного менеджмента RED TIE.