Проект АО «Ланцет»: «Автоматизация невидимых процессов»

Компания Ланцет – инновационная технологичная фарм компания, и мы регулярно внедряем автоматизированные инструменты и сервисы для персонала. Нам хотелось максимально упростить и ускорить все HR-процессы, чтобы соответствовать растущим потребностям бизнеса (полнота ведения КДП и охраны труда и пожарной безопасности, удобство взаимодействия с работниками по всей России при централизованной функции HR, создание компетенций, карьерных моделей и современного процесса обучения) с удержанием численности HR функции.

Комплексный проект автоматизации затронул переход на КЭДО, сбор и управление графиком отпусков, способствовал созданию сервиса для самостоятельного проведения оценки рисков для охраны труда, упрощения взаимодействия с провайдером услуг ДМС, использования описания должностей во всех процессах управления персоналом.

Затем мы расширили проект в связи с изменениями в законе о персональных данных, охране труда и пожарной безопасности: важно было создать надежный инструмент, гарантирующий безопасность персональных данных работников. При этом мы поняли, что нагрузка на этих специалистов вырастет кратно, и нам придется увеличить штат, что, конечно, отразится на ФОТ. Мы искали способы соблюсти закон и оптимизировать расходы.

В июне 2021 года я пришла в компанию, и первой задачей было обновление 1С ЗУП в целях исполнения законодательства. Далее мы увидели, что смежные процессы проводятся вручную, и создали план их автоматизации, который должен был реализовываться силами департамента управления персоналом и департамента информационных технологий.

Были определены 4 фактора успешности автоматизации:

- обеспечить соблюдение закона;

- не создать дублирования работы для кадровика в кадровой программе и новой системе ЭДО (электронного документооборота);

- получить основные функции в коробочной версии;

- найти подходящие стоимость и время на обновление и поддержание системы.

На основании этих факторов мы выбирали подрядчика и платформу, кроме того оценивали их совместимость. Архитектуру придумали достаточно быстро, так как наши IT-системы уже имели практику интеграции друг с другом. Реализация заняла 15 месяцев.

В проекте со стороны компании участвовали директор по персоналу, специалист по компенсациям и льготам, специалист по охране труда как заказчики и эксперты в соответствующих процессах. Нам также помогали наши внутренние IT разработчики, тестировщики, аналитики и менеджер проектов (5 человек) компании Ланцет и три провайдера по своим направлениям.

Когда мы сравнивали подрядчиков и выбирали систему, оказалось, что большинство подрядчиков примерно одинаково мыслят и схожим образом реализуют процессы. При этом мы столкнулись с проблемами:

• задвоение работы кадровика: ему бы пришлось вводить данные и в новую систему ЭДО, и в существующую кадровую систему. Но если мы уходим от бумажной работы, мы не должны добавлять кадровику двойную систему ведения кадрового учета. Сложно было найти подрядчика, который предложил бы решение этой проблемы.
• неудобный просмотр данных и сбор статистики;
• некорректная реализация изменений закона о персональных данных 2022 года;
• сложность отслеживания цепочки действий по защите персональных данных в облачном решении. В случае, если в компании нет сильной службы информационной безопасности или поддержки IT, эти задачи ложатся на плечи HR, и HR становится сыщиком;
• дороговизна облачного решения. После анализа стало ясно, что держать своего IT-специалиста на совместительстве для установки обновлений несколько раз в год дешевле, чем вести систему в облаке и платить за каждое обновление и решение ошибок отдельно по результатам его установки.

Когда мы выбрали провайдера, то увидели, что многие реализованные процессы требовали пересмотра или доработки. Здесь мы искали баланс и думали, что будет дешевле: своими силами сменить текущие процессы и программировать под созданные подрядчиком или просить подрядчика все кастомизировать. Мы решили, что благодаря нашей гибкости сумеем подстроиться под процессы, заложенные в коробной версии программы, и снизить конечную стоимость автоматизации и интеграции.

Во время тестирования и настройки системы, когда происходила интеграция процессов, выяснилось, что в нашей версии документы запрограммированы не так, как предполагал провайдер. Пришлось все переписывать.

В финале был еще один момент – решить, как собирать согласие на обработку персональных данных: в КЭДО или в бумажном виде. Первый вариант и в чем проблема для облака: работник входит на портал КЭДО, который принадлежит провайдеру. Для этого он проходит по ссылке и выпускает ЭП (электронная подпись) сам по номеру телефона, как на Госуслугах. После чего получает документ и соглашается на размещение персональных данных в системе и ведение КЭДО, находясь уже в системе. Именно тут нам не хватило в «коробке» нюанса: при первом входе на сайт провайдера, где расположен интерфейс системы для пользователя, работник не отмечал, что согласен на обработку данных именно провайдером. Это значит, что не соглашался на передачу их в интерфейс подрядчика. А получалось так, что он уже на портале ивидит свои данные до подписания согласия.

Второй вариант: при размещении на серверах компании согласия не требуется, но требовалась УКЭП (усиленная квалифицированная ЭП, которая является легитимной до перехода на КЭДО и дает возможность подписывать документы, а уже после получения согласия, подписанного УКЭП, мы могли выпустить УНЭП (усиленная неквалифицированная ЭП).

В итоге мы собирали согласия на подключение к КЭДО на бумаге.

Мы получили wow-эффект от реализации нашего проекта. Новость создании кадрового портала самообслуживания, как волна, разошлась по компании. Все сотрудники были рады удобству КЭДО: заказывать справки и переносить отпуска теперь можно легко и быстро через портал.

Нам удалось выстроить кадровые процессы, полностью соответствующие требованиям законодательства, достичь серьезной экономии бюджета:

• сохранили численность HR при росте численности бизнеса на 20%;
• исключили посредников при передаче государственной отчетности и снизили финансовую нагрузку на 13% от бюджета служб;
• полностью автоматизировали и сделали прозрачным процесс сбора и управления графиком отпусков, что сэкономило порядка 80 рабочих часов кадровика в год;
• упростили процесс взаиморасчетов и управления ДМС: прикрепление/открепление работника больше не зависит от человеческого фактора

К тому же эффективность работы специалистов КДП возросла: время ответов на запросы сотрудников сократилось с 3 дней до 1 часа. Нам не пришлось нанимать еще одного кадровика. Возврат документов в КДП составляет 100%.

Мы полностью решили свои задачи. Но на этом не останавливаемся, планируем автоматизировать и кросс-функциональные процессы с бухгалтерией, чтобы поделиться успехом с коллегами и сделать не только кадровую, но и бухгалтерскую работу удобной для персонала.